まだ「業務の俗人化」がリスクだと思ってる職場があるの？

※これは、「未完成な僕たちに愛を Advent Calendar 2021」の十六日目の記事となります。未完成のままですので、ご了承ください。

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　職場での業務の属人化について言われることがあると思います。

何が問題なの？

　問題点
１．その人がいないと業務が止まってしまう
２．何やってるのか他人にわからない。ブラックボックス化

　以上2点において、ネガティブにとらえられます。

業務が属人化してるなら、人が育ってる証拠

　業務が属人化してるなと思ったら、本当にチャンスなのですよ！

　その業務を熟知している社員が育ってる証拠なのですから。

　人と違うやり方をしたいという思いに価値があると思いませんか？

　どんな会社でも人材育成に力をいれてるのですが、裏で出る杭を打ってるようでは、人は育たないということは理解しましょう。

　それとも、社員の能力を発揮する場を奪って、だれがやっても同じ結果になる仕事を、生産性や効率を無視して続けていきますか？人と同じことをやりたいという社員ばかりにしたいのですか？

ステップ・バイ・ステップで考える

　何かが属人化してると感じたら、対策をとらなければなりません。それは、その仕事を否定するのではなく、職場の業務の進め方を変える必要があります。

　属人化して、仕事の内容がわからないと言っても、業務の目的と成果はあるわけです。目的も成果もない仕事なら、そもそも必要ない仕事です。

　まず、そのInputとOutputを明確にし、中身を切り出していきます。稚拙な例ですが、給与計算であれば、大雑把にこんな感じで。

　そして、それぞれ、だれが、いつやってるかを明確にしていきます。現状を客観的に把握し、目的と成果が正しい方向にあるのか、見つめなおすことから始めます。

ほめて育てる

　属人化している業務も、前後を洗い出すと、関係している人やチームが明確になります。まず、関係している人たちを１つのチームとして評価します。難しい業務をいつもこなしているのですから、成果を認めることが大切です。

　そして、仕事の中身を分解していくと、属人化しているコアな部分が見えてくると思います。

　その部分を担当している人は、全体像が頭に入っている可能性が高いです。その人がチームの重要人物ですから、その人の権限がチーム全体、そして組織全体にいきわたるような仕組みを作ってあげなければなりません。

　やり方の例として、その人が業務の報告を行う機会を作ることです。どのような課題をどう解決したのか、社内で成果発表の機会作ってあげることも効果的だと思います。うまくいけば、チームがまとまってゆき、属人化して一人に集中している業務が次第に周りに流れ出す可能性があります。また、多方面から、新しい知識、技術が集まってくるかもしれません。一度、言語化してみるということが大切です。

　その内容を社外でも発表し、自社の技術力をアピールできるような社風ができれば素晴らしいですね。小さなことから大きく育てることが大切です。

リスキリング

　自然に属人化が解けていくのであれば苦労はないのですが、専門性の高い業務であれば、職場のリスキリングを検討する必要があります。

　属人化の大きな要因は、社員の現在のスキルでは行えない業務が存在しているという問題です。

　職場で何が足りないのか、認識することが必要になります。ツールなのか、人なのか、あるいはメンバーチェンジが必要な場合もありますし、社内ルールの見直しも大切です。深いところまで見極めることが大切です。その業務の重要性に応じての支出は、当然のことです。

　リスキリングの計画も、チームのリーダーを中心にしたメンバーで定期的な勉強会などの形で行ってもらうと理想的です。先の成果発表会と組み合わせれば、効果的に広くスキルアップにつなげることができると思います。

まとめ

　属人化した仕事を否定してはいけません。業務効率が上がり、業務内容のレベルが上がり、精度が上がり、サービスレベルを上げることができるかもしれないチャンスなのです。

 　感謝と応援してあげようっていう気持ちがとても大切なのです。

　これを実践するため、SECIモデルを学んでください。