数字のチェックを忘れることありませんか？！IF関数でチェックの仕組みを構築

今回はデータを反映するときに、IF関数や条件付き書式を使って漏れなく、正確にできているのかを確認するときのポイントをまとめてみました。

このような悩みはありませんか？

「あとで確認してみたら、データがおかしかったことがある」

「データを貼り付けたら、データベースに一部反映漏れがあった」

「データを別シートから参照したが、一部参照できていなかった」

と作成されたデータを反映するときに、漏れなく、正確にできているかに悩んでいる方はいらっしゃると思います。

今回は、関数などを使って、データが漏れなく反映できているかのチェック方法についてまとめてみました。

正確にデータを反映するにはポイント３つ

正確性については、以前まとめたのがありますので、そちらをご覧ください。

漏れなくデータを反映するにはポイント３つ

１、確認ポイントを決めておく
２、判定チェックを関数で仕込んでおく
３、判定結果は目立つようにしておく

１、確認ポイントを決めておく

今回は営業利益を確認ポイントにしています。

新たに項目が増えたときに営業利益がその分だけエラーがでることが想定されるので、営業利益を確認ポイントにしました。

確認ポイントは項目が増えたことにより計算結果にエラーが出そうなところにしてください。

またはご自身がデータの反映エラーをよく発見する項目でもいいです。経験則からデータのことがよくわかってらっしゃるでしょうから。

２、判定チェックを関数で仕込んでおく

チェック内容は、データベースの計算結果とデータ貼り付け先の営業利益の一致を確認します。

データ貼り付け先がデータベースに漏れなく、Vlookup関数で取り込まれているかを確認します。

毎回実施する必要があります。

関数を仕込んで自動的に計算してエラーがわかりやすいようにしておくと、自動的に漏れがないことを発見できます。

関数作成のポイントはデータベースへの取込はVlookup関数で行い、その結果であるデータベースの数字を使い、営業利益を計算しなおす。

計算式：売上高（H5）ー売上原価（H6）ー人件費（H9）ー賃借料（H10）－その他（H11）

なぜ、このようなチェックをするのか？

次の資料を見てみるとわかると思います。

次の月の数字を取り込む際に、新たに広告宣伝費が追加されました。

新たに勘定科目が出たときに、Vlookup関数では取込ができません。
取り込み漏れを防止するために、チェック項目を設けるとエラーが発見できます。

このタイミングでデータの反映漏れを発見できると、データベースを使った報告資料を作成するまえに発見できます。

結果手戻りが減ります。

３、判定結果は目立つようにしておく

チェック項目で営業利益が一致していない場合には判定結果セルが赤い色などに目立たせるようにしてみてください。

忙しいときは見逃してしまうことが多いです！
これはみんなよくあることです。
とはいえ、事前に気づくように仕込みをしておく。

はじめは赤い色をつけていなかったのですが、忙しいと視野が狭くなり、せっかく用意した仕込みが機能しなかったのです。

セルを赤い色にして目立つようにしました。

まとめ

今回はデータを反映するときに、IF関数や条件付き書式を使ってデータ反映が漏れなく、正確にできているのかのチェックポイントをまとめてみました。

データを反映する仕組みを作るときに正確に反映されているかの確認に重点を置いてしまいますが、漏れが無いように確認することも大事です。

データの反映の仕組みをつくるときにそれを作るのが精いっぱいになり、条件が変わったときの場合にまで頭が回らないことがあります。

なので、いったん仕組みを作成したら、過去のデータを何パターンか使ってその仕組みを試してみてください。そうすると自分が想定できていなかったことが見えてきます。

エラーがでるのが悪いと考えるのではなく、エラーがでても良い。ただ、そのエラーがわかるようにしておける仕組みを考えておくといいでしょう。

みなさん一緒にやれるところからやってみましょう。

今回も最後までお読みいただき、ありがとうございました。今後も頑張っていきますので、スキ・フォローなど頂けますと、大変うれしいです。

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