リモートワークで成功するメール術②相手が返信したくなる英文メールの書き方

返事がすぐにこないのはなぜ？

あなたは海外の取引先にメールを送ったのに、返事がなかなか来なくてヤキモキした経験はありませんか？

国によって仕事を進めるスピードも多少なりとも違いはありますし、どこの国にもレスポンスがやけに遅い人、だらしない人はいるもの(笑)

そもそも取引する気がまったくない相手に良い返事を書かせることは至難の業ですが、常に忙しい相手から後回しにされないメールの書き方を知っておくことは大切です。

ほんのちょっとだけメールの書き方を変えるだけで返事がすぐにもらえるメールの書き方があります。

そのコツとは....

1.誰宛に送信するかをよく見極める　

できる限り個人当てにメールを書く

全く知らない会社にメールを書く必要があったとしても、アドレスを入手しているからにはネット上で情報収集ができる相手である可能性が高いのではないでしょうか？

入手したアドレスが個人アドレスではなく、会社の代表アドレスであっても、出だしは

Hi ○○　　　　　Dear ○○

のように○○の部分には名前(私はほぼすべて下の名前を使っています)を入れて送信するようしましょう。

日本の感覚でいくと

「知らない人なのに名指しなんてちょっとなれなれしい」

という気がするかもしれませんが、フランスのようにかなり形式ばったことを好む傾向がある国でも、初対面から下の名前で呼び合うことはごく普通です。苗字でMr./Mrs.で始めることももちろんできますが、少し形式ばった印象いなります。

個人名を特定したほうが、受け取り側も

「自分宛てにお願いされている」

という意識が高まり、返信してくれる確率は高くなります。

普段から相手のことを観察する

 ここでいう相手のこととは、独身かとか家族構成はとか言う類のプライベートな情報ではありません(笑)

普段から多少やり取りのある相手なら、同じお願いをしても

すぐに対応してくれる、返信が早い、正確な情報をくれる

など際立って良い対応してくれる担当者はいませんでしたか？

すでに自分の担当者が決まっていて、連絡するのは決まった相手である場合でも、代理で対応してくれた別の誰かがいて、その担当者がすごく良い対応をしててくれたなんてことはありませんでしたか？

そういう時はチャンスです！

必ずメールアドレスを控えておいて、いざという時に頼ってみることをお勧めします。

2.相手がすぐに理解できる書き方をする

分かりやすいタイトルをつける

用件だけ見て何を頼まれているのかすぐに相手が理解できる内容を件名にしましょう。

発注した注文についての質問であれば、件名は

Order Inquiry : # 12345        * # は「番号」を示す記号です。 

のように「注文についての照会」と入れた後に注文番号を記載したり、

購入前の商品についての照会であれば

Product Inquiry :  COSMETIC BAG xxx   

「商品についての照会」とタイトルをつけて、具体的な商品名を入れるなどすればメールを受け取った瞬間に先方が内容を理解することができ、スムーズに対応してもらえる可能性が高くなります。

要件を箇条書きにする

受信した人がメールを開いた時に何を要求されているのかすぐにわからないメールは後回しにされる可能性大です。

出す前に、自分が照会したい内容を箇条書きにするなりある程度整理しましょう。

意味もなく論文のように長いメールは、読む意欲を奪い、相手が忙しければ忙しいほど後回しにされます。

短すぎて失礼すぎるかもなんてことは心配する必要はありません。

できるだけ単刀直入に、確認事項や要求事項は箇条書きにするなどして簡潔に伝えることを心がけましょう。

簡単な例を挙げると、発注した商品が届かないので調べてほしいという内容であれば、

のように書くことができます。

いつも同じ依頼のメールを書くことが多いのであれば、テンプレートにしておいて黒字の必要箇所だけ変えることもできて便利ですよ。

3.至急返事が欲しい時のメール

至急であることをわかりやすく伝える

分かりやすく伝えるのは件名の冒頭で、

URGENT : Product Inquiry  COSMETIC BAG xxx   

入れる、さらには記号を入れて

【URGENT】　　  ****URGENT****

のように協調するとより一層相手の目に留まりやすくなります。

上司宛のメールなど、遠慮がちに件名の一番最後にURGENTと入れる人が稀にいますが、最後に入れると着信した時に表示されなかったり、せっかく「至急」と書いても気づかれないことも十分にあり得ますので注意です。

短時間に沢山のメールを処理する忙しい人は、すぐに至急だとわかるメールが遅れられてくることを好意的に受け取ることはあっても、

「失礼な！」

と気を悪くすることはありませんので大丈夫です。

至急を乱用しない

それほど急ぎでもないのに、せっかちな性格が災いしてなにかと「至急」と件名を入れたメールを度々送ってくる人がいますが、これは逆効果なので絶対にやめましょう。

本当に至急で返信が必要なメールを送っても、

「またか」

と思われて意図した反応がもらえなくなってしまいますので要注意です。

本当に至急なのかどうか送る前にきちんと確認してから、メールを送信しましょう。

相手の仕事の仕方も考慮する

誰にでもその人にあった仕事のペースがあるものです。

至急と書いても翌日にならないと返信がこない人、

５分後には返信をくれる人、

色々な人がいます。

例えば本当に大至急で返事が欲しい場合には、のんびりさんには電話で確認する、

もしくは返信がいつもすこぶる早いの人からな半日経っても返信がこない場合には、中期休暇に入っているか、もしくは運悪く見逃されている可能性もありますので、イライラして数日待ち続ける前に、リマインダーを送るなどの対応が必要かもしれません。