活発なコミュニケーションが生まれる、有意義な時間を過ごしてほしい〜Quarterly All Hands Meetingに掛けた想い。【Fracta Leap バックステージレポート】

こんにちは。
Fracta Leapの社内イベント実行委員会です。

弊社四半期記念の社内イベント、Quarterly All Hands Meeting（以下：QAHM）について、先日noteにて公開したイベントレポートはお読みいただけましたか？

今回はこの記事の中でも予告していた通り、QAHMの実行委員として参加していたメンバーたちがどのような想いでイベントの当日の為の準備を進めてきたのか、そんな裏話をまるっとお届けします。

また、QAHMに参加したFracta Leapの全社員が当日に何を感じたか？リアルな声を聞くため、イベント終了後にアンケートも実施しました。
そのアンケートの結果を踏まえながら行った、実行委員のQAHM振り返りランチMTGの様子も併せてお楽しみください。

QAHMに向けて実行委員を募った背景

社内イベントの実行委員長といえば、人事担当を務める松木さん。

QAHMは社員全員が一挙に集う貴重な機会。
参加者の皆んなに『いい時間だった』と思ってもらえるイベントにしたいという思いがありました。

Fracta Leapは世界の水不足問題の解決に向け、デジタル技術による水処理産業の変革に取り組む会社の為、技術職のメンバーたちの中でもいくつかのチームに別れています。
さらに、事業に直接的に関わる機会の少ない人事やバックオフィスなどの業務に携わる管理職メンバーとの間では、どうしても社内での他愛ないコミュニケーションが生まれにくいという課題もあります。

新たな仲間も増えている現状で、世界規模の課題に取り組むため、そして会社としての新たな価値を生み出し続けるためには、社内コミュニケーションの活発化や、メンバー同士の信頼関係をさらに強固なものにし、その上で最高のパフォーマンスを発揮できる環境を作り出したい。

その為、ただ人事部としてイベントでメンバーに「こんなことをしてください」と指示した通りのことをやってもらうのではなく、まずコミュニケーションの入り口を創造する部分から参加してもらうことにしたのです。

部署は一切関係なく、イベントの設計に興味のある有志のメンバーに集ってもらうことで、普段とは一味違った会話が生まれることも狙っていました。

QAHM振り返り＆お疲れ様会の実施

実行委員として関わったメンバーはこちら。

・松木さん - Senior Manager of HR
・西野さん - Senior Software Engineer
・小野崎さん - Senior Manager of DX strategy planning
・代田さん - CAD Engineer
・恬綺さん - Administrator

このメンバーで、イベント実施の3ヶ月前から定期的にオンラインMTGを行う中で、当日の会場設定や食事の準備など物理的なアレンジに加え、QAHMのメインコンテンツとして実施したワークショップ「みんなでキャッチコピーを作ろう！〜インタビューゲーム〜」のルールや時間配分などを丁寧に設計していきました。

・どのようにしたら参加メンバー全員の声が聞けるか?
・ワークショップの導入をスムーズにするにはどのような説明を加えたらいいか?
・そもそもルール設定に難しすぎるポイントはないか?

などなど、有意義な時間をつくる為に考えなければいけないポイントは上記だけに留まらず、数多くありました。

ですが、後日の振り返り会の中で開封したイベント参加者アンケートの中でも、「メンバーの知らない一面を知ることができて、やって良かったと思う」や「普段話す機会の少ない人にも話しかけやすいきっかけになった」など、多くのポジティブな意見が記載してあったことから、丁寧に準備を進めたことの成果や、その背景の思いの部分がダイレクトに届けられたという確信のようなものをリアルに感じることができて、実行委員メンバーの皆んなで達成感を味わいました。

また、アンケートの中身はこのような記述式の質問が多かったのですが、QAHM当日に感じたことなど、一言だけで回答を終わらせずに、ほとんどの人が文章でしっかりと届けてくれたことが嬉しかったとのコメントも出ておりました。

部署を跨いでこのような喜びを共有し合えたことや、小野崎さんからは実務とのバランスを取りながら柔軟に参加度を調整できたので、負担に思う場面はあまりなかったとの感想をもらったり、そういった面でも、人事だけではない複数人でこのプロジェクトを進められたことのメリットを強く感じました。

今後、全く同じワークショップを行うことはないですが、次回以降の開催に活かせそうな反省点もいくつか出てきたので、とても有意義な振り返りの時間でした。

QAHMの開催を終えて感じていること

誰かがファシリテーターを務めることで、100%の形でイベントやワークショップに参加できなくなる人が生まれるという、社内イベントあるあるなお悩みを解決するべく、QAHM開催当日は新たな取り組みをしておりました。

Fracta Leap創業当初から採用関連のお手伝いをしてもらっている、レイド株式会社の代表蒲原さん、そして同じくレイドのHRコンサルタント兼広報の水川さんにファシリテーターを務めていただきました。

後日の振り返り会にも参加してもらうことで、外部の方から社内イベントの様子がどのように映っていたかを聞くことができたのも貴重な機会だったように感じます。

蒲原さんからは「皆様が積極的にイベントやワークショップに参加されていたので、とてもファシリテーションがしやすかったです。メンバーが数名の頃から採用を支援させていただいていたので、社員数も増え、新たな挑戦をされている姿に我々も刺激をいただけました。」と嬉しいコメントをいただいています。

さらに、レイドの水川さんが、実行委員長の松木さんも含めた実行員メンバーに、QAHM終了後の感想についてインタビューをしてくれたので、最後にその内容をお届けします！

◾️西野さん

とにかく参加できて楽しかったです。
普段の業務と違ってイベントは自分が誰かの為にやったことの反応が見れるまでの時間が短いと言いますか、１ヶ月後、１週間後にどんな風に完成するのかワクワクしながら準備をさせてもらっていました。

◾️小野崎さん

MTG内で皆が積極的に発言をしている雰囲気が刺激的で楽しかったですね。
達成感を味わえました。あと、西野さんが嬉しそうで嬉しかったです。笑

◾️代田さん

いつも業務で関わっていないメンバーと１つの目標に向かって企画を進めることで、日常の中の非日常を味わえました。
外部からファシリテーターの方が来てくれたことで、当日は完全に参加者になれたのも有り難かったです。

◾️テンキさん

他部署の方と話す機会の少ない業務を担当しているので、話す機会が増えてとても嬉しかったです。
ワークショップを通しても、踏み込みにくいプライベートのお話もシェアしてもらえてすごく楽しい時間を過ごせました。

◾️松木さん

今回は現場の方達と同じ風景を見ながら取り組めたのがイベント成功の鍵だったように思います。
普段は真面目な印象のメンバーが多いので、開催前はやや心配していたのですが、そんな懸念も嘘のようにワークショップ内のコミュニケーションが盛り上がってくれて安心しました。

さいごに

QAHMのバックステージレポートはいかがでしたか？

今後も社内イベントの実施に向けて有志の実行委員を募る予定なので、ぜひ他のメンバーにも積極的に参加してもらえると嬉しいです！

また、社外の方に向けても、Fracta Leapメンバーの人情があり、少し熱血な一面(!?)なんかもこの記事を通して感じていただけていたら幸いです。

最後までお付き合いいただきありがとうございました。
また次回の記事でお会いしましょう^^