エンジニアの私が意識する報連相のコツ【3.優先度をつける編】

フロントエンド専門制作会社FLATのサトウです。

仕事の報連相は、新人からベテランまで必須のビジネススキルです。

社内レクチャー用にビジネス全般の報連相について「エンジニアの私が意識する報連相のコツ」をまとめてみます。

オンラインツールを中心でコミュニケーションを行うビジネスマンの方にも参考になれば嬉しいです。
今回は「3.優先度をつける」についてシェアします。

1.内容を整理する
2.タイミングを意識する
3.優先度をつける←今回

4.ツールを使い分ける
5.文章力をつける
6.相手に合わせる

報連相に優先度をつけるコツは仕事に取り掛かる前に自分のダンドリです。自分が使える時間の大まかな流れを把握し、適切な進行を行うことが前提条件として重要です。

1.事前に報連相内容をリストアップする

優先順位をつけずに仕事をしていると、
本当に重要な仕事が後回しになり報連相もうまくいきません。
優先順位をつけるために、定期的に実施予定のタスクをすべてリストアップしましょう。期間を区切ってタスクを整理した上で、報連相も定期的に行うようにしましょう。

リストアップのポイントは、日々差し込み仕事が入る前提で一日の数時間は予め空けておくことです。ディレクションや営業など人と関わる仕事が多い職種は差し込み仕事が入る前提で、多めに時間の余裕を作っておくことが大切です。

予定を立てる段階で仕事時間を正確に見積もることはむずかしいですし、
時間いっぱいにスケジュールを埋めたい気持ちになります。
余裕を作っておくことで不測のできごとに対応できますし、

もし時間が余ったら、リストの仕事を前倒しすれば良いのです。

定期的なリストアップのコツ
・1週間、1日の単位で事前にリストアップする
・それぞれの業務に使える時間を決める
・進行前に確認事項を洗い出す←ここで報連相を行う。

作業進行中に緊急な質問を作らないために
仕事のリストアップをしたときに確認事項をピックアップしておき、
質問をまとめておきます。

五月雨で作業を実施していたら時間が足りなくなります。
今日、今週、今月やるべきことを決めましょう。

2.緊急度と重要度で優先順位をつける

「緊急度と重要度のマトリクス」とは
「７つの習慣」という世界的に有名なビジネス本で提唱されているしたタスク管理法です。

緊急度と重要度を整理する

重要度と緊急度で順番をつけて、1番目の仕事を優先して進行しましょう。

3.実施効果と難易度で優先順位をつける

エンジニアにおすすめしたい優先順位付けの思考が、
「ペイオフマトリクス」という費用対効果で優先順位をつける方法です。

先程の「緊急度と重要度のマトリクス」と同じ概念で、2つの軸が「効果」と「難易度」に変わります。

ペイオフマトリクスで効果と難易度を整理する

自分のスキル経験にあてはめたときの難易度と、実施した場合の効果により実施順番を決めます。効果がすぐ出る難易度が低いもの「①すぐできる」から進行しましょう。
このとき「④時間の無駄」に分類された作業は、実施しないという選択肢も考えましょう。

まとめ

報連相に優先度をつけることが大事…という視点で考えたら
タスクの整理を行う話となりました…💦

シンプルに1番目の仕事を優先して進行して報連相を行えばよいのです。
こういった全体を俯瞰する視点を持って、仕事を進行することで適切な優先度で報連相を行うことができます。

迷う基準を無くすことで早く決断することが可能です。
よろしければ参考にしてみてくださいね。