エンジニアの私が意識する報連相のコツ 【1.内容整理編】

フロントエンド専門制作会社FLATのサトウです。

仕事の報連相は、新人からベテランまで必須のビジネススキルです。

社内レクチャー用にビジネス全般の報連相について「エンジニアの私が意識する報連相のコツ」をまとめてみます。

仕事の報連相は、新人からベテランまで必須のビジネススキルです。
正解はないので人によって対応が変わります。
相手の時間を奪ってしまわないか、初歩的な内容でいいのだろうか、と質問自体に遠慮する人も多いのではないでしょうか。

オンラインツールを中心でコミュニケーションを行うビジネスマンの方にも参考になれば嬉しいです。
今回は「1.内容を整理する」についてシェアします。

1.内容を整理する←今回

2.タイミングを意識する

3.優先度をつける

4.ツールを使い分ける
5.文章力をつける
6.相手に合わせる

1.4W1Hで整理する

ビジネスの質問は4W1Hで整理すると良いでしょう。
この方法はニュース記事で使われている文章作成フレームワークです。

ニュース記事は正確な情報をわかりやすく伝えるため、日にちや場所人名など、4W1Hの情報が含まれています。

結論から説明できると、質問を受けた側は要点がわかりやすくなります。
詳しく説明しようと、始めから終わりまで時系列で説明してしまうと、結局何を判断するかがわかりづらくなります。

4W1Hとは
情報を伝えるための文章フレームワークで、Who（誰が） What（何を） When（いつ） Where（どこで） How（どうする）で構成されます。

4W1Hには5W1Hや7W1Hなど、複数のパターンがあります。

5W1HにはWhy（なぜ）が追加されます。伝える内容によりアレンジしてみましょう。

日々の業務の報連相は、シンプルな4W1Hで足りると個人的に考えます。

報告内容によりアレンジして整理すると良いでしょう。質問をシンプルにして、足りない部分はコミュニケーションすることが大切です。

社内レクチャー用に質問テンプレートを作成しました。
こちらにあてはめると漏れが起こりにくくなると思います。

4W1H 質問テンプレート

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◆報告方法
Asana、Slack、ChatWork、口頭

◆情報ソース
URL、キャプチャなど参照ソースを添付する
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◆（When：いつ）いつまでに、優先度
緊急、今日中、今週中など期日を明記

◆（Where、Who：どこを、誰が）
案件名、ページ、人名

◆（What：何を行う）
やりたいことのゴールを説明

◆（How：どのように）判断、方法
何がわからないか、どこまで考えたか
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2.アウトラインから書く

長い文章は見出し／アウトラインから書きましょう。
いきなり細部から書き始めると全体のバランス、言いたいことがぼやけてしまいます。

3.無駄な言葉を削り、不足した情報を加える

完成形の文章を頭で考えると時間がかかります。
まずは思うまま箇条書きで書きましょう。

関連のある内容は1文にまとめて、
無くても意味が通じる余分な言葉を削ります。
初めから完璧な文章を作るより、文章を修正するほうが楽です。

プログラムも作成後にリファクタリングが必要です。
間違えが少なくなるよう、以下のチェックを心がけましょう。

・簡潔で間違いのない文章となっているか
・単語や言葉遣いの誤字脱字をチェックする。
・主語が抜けていないか。
・こそあど言葉で曖昧になっていないか。

まとめ

1.内容整理編だけで、長くなってしまいました…😅
テキストのやり取りが増えているので、気持ちの良いコミュニケーションを心がけたい。報連相を前向きなコミュニケーションとするため、報告方法を気遣うようにしたいです。