事例紹介【配車サービス×予約メール＆経理連動 編】
私がココナラなどで請け負った200件以上の業務改善実績の1つです。
※出てくる個人情報は全て仮のものです。
お客様情報
株式会社たびたく 様
業種：配車サービス
設立：平成22年1月26日
資本金：400万円
株式会社たびたく様が運営する事業「旅宅便」は、2種免許所持のプロドライバーを手配するサービスを行なっています。車自体は利用者の自家用車、又は利用者名義で借りるレンタカーを利用します。必要であればレンタカーの手配もたびたくサイドが行なってくれます。詳しい内容については株式会社たびたく様のHPをご参照ください。
（サービス紹介・利用手順：旅宅便：https://tabitaku.co.jp/about/ 2024/02/13）
利用の流れとしては、
①WEBサイトから利用者が申し込み予約
②運営事務が「たびたく」に登録のあるドライバーに依頼
③当日ドライバーが向かう
というようになっています。
たびたく様には②においてドライバーとのスケジュールの管理・共有の方法でお困りということで、ご相談いただきました。
改善内容
実施させていただいた改善の大まかな内容としては以下の通りです。
⑴ 予約メール自動書出し
⑵ スケジュール自動作成
⑶ 業務報告のデジタル化
⑷ 経理処理、報酬明細書の自動作成
改善内容詳細
⑴ 予約メール自動書出し
HP（画像左）から予約申し込みがメールで届き、スプレッドシートに氏名などの項目ごとに自動で書き出されます（画像右）。
こういったフォームでの予約や問い合わせは、メールによって通知されますが、回答データを自動でExcelやスプレッドに書き込んでくれるわけではありません。したがって、メールを見て、手作業でリストを作るのが一般的です。
メールデータの自動書き出し機能を作ることで、転記ミスをなくし、莫大な時間を生み出すことができます。
⑵ スケジュール自動作成
効率化のアイデアはまだまだ止まりません。
自動で書き出されたスプレッドシートの予約一覧にて、ドライバーを割り当て日時を設定するだけで自動でカレンダーに予定を作成します。
カレンダーは担当ドライバーとシェアされ、スケジュールの詳細には、メール本文も転記されるようシステムを組んだので、詳しい予約内容に管理側・ドライバー側双方から簡単にアクセスもできます。
⑶ 業務報告のデジタル化
さらにもう少し自動化します。
ドライバーがその日かかったガソリン代などの経費などについての業務報告をGoogleFormで行えるようにしました。
ドライバーはスマホから入力することができ、領収書も添付できるようになっているため、手軽に業務報告が行えます。
管理側としても素早く業務報告が提出されるため、業務の滞りを防げます。
⑷経理処理、報酬明細書の自動作成
ドライバーからのFormの入力内容とお客様からの予約内容をもとに、売上や利益などの経理処理まで自動化しました。
またドライバーへの給与の支払い明細書も同時に作成される仕様です。
お客様のご感想
以前はエクセルを使用し顧客対応、社内の経理業務をこなしておりました。 新規サービスの立ち上げにつき、車業務フローを見直したく、 簡単に管理できるアプリを探していたところ、 改善マニア様に色々提案して頂き、且つ 以前より80%程手間をかけず、業務を遂行することができております。 予算内に納めることができ、サービス立ち上げから順調に売り上げも 伸び続けており、一度もミスなく1年乗り切ることができました。 通常、大手の開発会社にお願いした場合、3倍程のお値段が掛かると思います。 制作まで、入念な打ち合わせも行なって頂き、擦り合わせが十分にできていると思います。 且つスピーディーなスケジュールで終始安心して取引をさせていただくことができました 。 これからもお世話になりますが、引き続き宜しくお願いします。
さいごに
これまでいろんな業界、業態の方からお仕事のご依頼を受けて延べ200件以上（2024年2月時点）実績があります。
興味を持っていただいた方は下記のリンクから私のココナラのプロフィールページとHPに飛べるのでよければそちらもご覧いただけたらと思います。
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