スマートにこなしましょう

皆さんこんばんわ。老健で勤務する１年目PTのもんもんです。

今回は仕事をしていく上で自分が心がけている（心がけたいなと思っている）ことのお話です。

今回お話しするのは次の2つ！

①PC上、デスク上、頭の中の整理整頓

②手書きの作業を極限まで省く

③職員間の情報共有はデジタルもうまく盛り込む

です！たったのこの2つです。これが自分的には結構お勧めです。

①PC上、デスク上、頭の中の整理整頓

整理整頓めっちゃ大切ですよ！。

いらないものはどんどん処分（整理）し、使う頻度やカテゴリーにわけ保管（整頓）しましょう。

ほんとにこれだけでめちゃくちゃ生産性上がります。

あなたのデスク上にファイルや書類が積まさっていませんか？

もしたくさん積まれている。という方、それどころか誰がとう見ても美しいと思う！という自身のないかたは今すぐ無印良品のポリプロピレンケースを1・2個かってデスクにおいてください。

ファイルはそこに全て立ててください。

書類はファイリングし立てることで、資料を探す時間も取り出す時間も短縮し、机も広くなります。

住所の分からない物を探す時間は無駄です。「あれ？あの書類どこにしまったかな？」「あれ？ハサミどこだっけ？」とあれこれ探しまわっている間に患者さん一人分の記録かけるかもしれません。

また、これはデータにおいても同じです。

PCのデスクトップがファイルだらけで散らかっている人いますよね、あれは一部例外を除いて絶対にやめたほうがいいと思います。

山のようなデータがジャンルや様式が不揃いでデスクトップ上に散らかっていると、求めるデータを探すのに時間がかかります。

そして個人的には美しくないです。

おすすめの整頓方法は時系列で分ける方法か、その業務を行う場所、各種フォーマットのフォルダなどで分類する方法です。

もしデータの整頓に自信のない人はすべてのデータが中身を開かなくても内容が分かるように名前を付けてください（内容＋日付がおすすめです）。

名前が付いていればPC内で検索ができ、非常に効率が良くなります。

ちなみに先に書いた例外とは「使うデータがかなり少数に極限しており、デスクトップに並べても一瞬で引っ張ってこれる場合」です。

この場合はデスクトップに散らかしたほうがむしろ速いかもしれません。

僕は綺麗好きなので最低でも一つのフォルダの中にまとめますが。

②手書きの作業を極限まで省く

手書きの作業を減らす。

これは多くの職場で取り組もうとはしていると思いますが、いまだに手書きの書類が少なからず残ってるのではないでしょうか。

手書きって疲れますし、時間かかりますし、コーヒーこぼしたらおしまいですし、紙やインクのコストもかさむし、、、

と欠点も多いですよね。

このコストはデジタル化で究極０円にできます。かかるのは電気代だけです。

もちろん紙媒体にもいい面はあります。

慣れている、見やすい、書き込みの速度が早い、、、

ちなみに僕は医療の世界で働く人はほぼ全てデジタルで問題ないような気がしますが、紙でないといけないものとかってありますかね。

あったら教えてください。

極論職員全員にiPad配れば、ほぼほぼ解決します。

③職員間の情報共有はデジタルもうまく盛り込む

職員同士の情報共有はオンラインで。

実は今も仕事しててこれに困ってます。

例えば利用者さんの入浴スケジュール表。誰が何時にどこの浴室に入るのかが一目で分かるように上手に作られています。

人によっては入浴とリハの時間が近いと疲れてしまい良い運動が実施できないことがあります。そのため、リハのスケジュールを組む上で入浴の状況は知りたいところ。

そのため担当の方は予定表をわざわ紙に印刷して自分に渡してくれました。

これってやや無駄な部分もありますよね。何より相手の業務を増やしています。

共有用フォルダやクラウドサービスを利用して、そこに事前にアップしておいてもらえれば、僕がそれを探して、勝手にみて、勝手に理解して全て解決です。

あと紙媒体でなくデータで入手すると、こちらのPC作業にもリンクしやすいです。紙だと再度入力しないといけません。紙でほしければ自分で印刷します。

このように、オンラインで共有してもらえると解決するやり取りがたくさんあります。

さらには、何か知りたいことでオンライン共有されていないことがあれば、チャットで一言「AさんのADL状況教えて下さい」の様にメッセージを入れておくだけで、相手が返信できるタイミングで返してくれるので解決です。

トイレで用を足している間に解決します。急ぎでない要件は相手の好きなタイミングでレスポンスできる様な仕組みがあれば便利ですよね。

もちろん会話はいらない、全部ネットでいいだろ。なんて二元論は言ってません。

リアルなコミュニケーションの方がやり取りのペースが速く、表情や声の大きさった情報も得ることが出来ます。

オンラインとオフラインを上手に使いこなしましょう。

しかし、個人情報や会社の機密情報などは個人用のクラウドなどに安易にあげることは出来ないので、きちんとセキリュティの効いたものが必要ですね。

さて、今回は仕事をスマートにこなす為にはというタイトルでお話ししました。

みなさんも自分なりにこうしたらいいのではないか！というものやおもしろいアイデア、アイテムやシステムがあれば教えてください！

では！ドロン！