イージーミスが起こる原因とゼロにする仕組みを考えてみる。by業務日報【ファンヴォイス須田】

お疲れ様です。
ファンヴォイスの須田です。

今回はイージーミスについて真剣に考えてみました。

イージーミスをゼロになると、売上も業務効率もも上がる。

そもそもミスの中でも、致命的なミスは、顧客（売上）を失う事に直結する場合が多いので、イメージがしやすいと思いますが、実は小さな単純ミス（イージーミス）を繰り返す事の方が、売上、業務効率の両面で、会社としては大きなダメージを被る可能性が高いです。

何故ならビジネスにおいて、1回のミスで顧客を失うという事はそうそうありません。イージーミスを積み重ね、元々、取引して頂いた際の「信用度」を徐々に減らし、最終的に、信用度をゼロまたはマイナスにしてしまった結果、顧客を失うケースの方が圧倒的に多いのです。

これは対外的なビジネスの話ではなく、社内でもプライベートでも、同じ法則が当てはまるのではないでしょうか？

イージーミスが起こる原因とは？

今回、イージーミスをテーマにしたのは、恥ずかしいお話ですが、他でもなくファンヴォイスでも、頻繁にイージーミスが出ている現状を変える為に、頭の情報整理＆スタッフへ向けたメッセージの意味合いも込めて、書き綴ってます。

では、まずイージーミスが起こってしまう原因を考えてみると、業種により多少の違いはあれど、ほとんどのイージーミスは「確認不足」が原因で発生していると僕は考えています。

特に外部に対するミスは、必要なチェック項目を設けて、事前確認、事後確認を行う事で、確認時にミスが発覚しても、外部に出る前に修正が出来るので、結果、「ミスはミスで無くなっている」はずです。

では何故、確認が大事なのはわかっているのに、確認が漏れてしまうのでしょうか？それは、現代の仕事環境が、1つの業務に集中出来る「シングルタスク」から複数の業務を同時に対応する「マルチタスク」に大きく変わった事に一因があると思っています。

シングルタスクが「縦のみ」に進める仕事だとすると、マルチタスクは「縦横両方」に進む仕事スタイルと言えます。
縦のみに進む仕事であれば1つ進む前後で確認をする事が容易ですが、縦横両方に進む仕事になると縦への確認と横への確認を同時に行う必要が出る為、縦は確認をしたけど、横の確認を忘れていたという事が、起こりやすくなります。

「マルチタスク」の時代だからこそ「シングル→マルチタスク」を心掛ける。

そんな、マルチタスク全盛の仕事環境下でタスクの縦横前後確認をして、イージーミスを出さない様にするにはどうすればいいのか？その答えは「シングル→マルチタスクにする。」にあります。

色々な業務（タスク）を右往左往する様な、お手玉的な作業フローをやめて、タスク単位や仕事の作業ブロック単位で区切り、前後確認も含めて、「1つの作業を完了してから、次の作業に着手する。」僕の経験則上、これが今のところ最も確実かつ効率的な方法だと思っています。

シングルタスクを積み重ねた結果、マルチタスクをこなせているというのが、現時点では、最もミスの出にくい作業フローと言えます。

slow is smooth smooth is fast（ゆっくりはスムーズで、スムーズは速い。）

実はもう1つ、イージーミスを格段に減らす方法があります。
それは、「slow is smooth smooth is fast（ゆっくりはスムーズで、スムーズは速い。）」です。
この言葉はアメリカ海軍の格言と言われていますが、ビジネス的に僕的に意訳すると、「仕事はゆっくりやると丁寧なり、丁寧にやると結果的に仕事が早く終わる。」とにかく仕事に追われている。忙しい。時間が足りない。いつもバタバタしている。という方も多いと思います。

ファンヴォイスのスタッフは僕も含め、まさにそんな感じです。
ですが、忙しいからミスをしていいという話には当然なりません。
慌てて、急いでやると必ずいつかミスが出ます。
それは前述の通り、急いで何かをやろうとすると、今の仕事ではなく、次やることを考えながら仕事をしているので、前後確認が漏れる可能性が高くなるからです。

のんびり仕事をするのではなく、「ゆっくり＝丁寧」に目の前の仕事をするという事が、結局のところ、ミスをしない仕事となり、仕事が早く終わる。という事になります。

つまり、「急がば回れ」が重要という事ですね。

ノーミス仕事は自分の自信に繋がり、何よりも気持ちがいいものです。

ファンヴォイスにとって、ミスのない仕事、ミスのない会社作りは、お客様の安心感を最大化する活動でもあります。

今回も最後までお読み頂きありがとうございました。
何かのご参考になれば幸いです。

スダノブヒコ

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