会議をビシッと仕切る技術:会議ファシリテーション

無駄な会議とは？

会議にはコストがかかっていることを忘れてはなりません。参加者一人ひとりが時間を投じて参加しており、その時間は貴重なリソースです。

したがって、会議の成果が参加者の費やした時間に見合うか、それを上回る付加価値を生み出さなければ、その会議は効果的ではない、無駄な会議と言えます。

会議の目的や目指す成果を明確にし、参加者の貢献が最大限に活かされるよう努めることが重要だと思います。

役職別の年間の社内会議・打ち合わせの時間（推計）:
・メンバー層: 週３時間超-年154時間超
・部長級: 週8.6時間-年434時間超

会議参加者が会議をムダだと思っている割合:
・メンバー層で23.3%
・上司層で平均27.5%

パーソル総合研究所・中原淳（2017-8）「長時間労働に関する実態調査（第一回・第二回共通）」

エンドレス会議からの脱却

「今日の会議はエンドレスだ！」という状況は、成果を生む意識の欠如を示しています。それは参加者の貴重な時間を奪う時間泥棒とも言えます。

成果と時間の関係はトレードオフです。
会議の目的や期待される成果によっては、会議の所要時間を適切にコントロールする必要があります。

たとえば、30分という制約があれば、アウトプットの内容を緻密に計画し直すことが求められます。限られた時間や参加者の都合に合わせ、効果的なアプローチを取ることが肝要です。

成果を生む、時間内でアウトプットを出す会議進行5つのポイント

会議は目的から逸れやすく、参加者の混乱を招くことがあります。そのため、進行役がリードし、以下の5つのポイントを押さえることが成果を生む鍵となります。

1. 目的を明確にする（Why）：
まず、会議の目的（なぜ会議を行うのか）を参加者に明確に伝えることが重要です。これにより、焦点が定まります。

2. 共通のゴールを共有する（What）：
次に、会議が達成すべき共通のゴール（何を達成するか）を共有し、参加者全体がその方向に向かって協力できるようにします。

3. 進行方法を説明する（How）：
そして、話し合いの進め方を明確にし、ゴールに向かうロードマップを共有します。これにより、参加者は期待感とモチベーションが高まります。

4. 合意を確認する（Yes）：
本題に入る仕上げとして、目的、ゴール、進行方法について参加者全員から合意の「Yes」を得ます。これにより、参加者は責任感を持ち、自発的に行動できます。

5. 議事録を共有する（Share）：
会議中は、参加者全員が同じ情報を共有することが重要です。議事を記録し、進捗を共有するためにホワイトボードやオンラインツールを活用しましょう。最後に、決定事項やアクションリストを確認しましょう。

これらのポイントを押さえることで、会議の効果と品質が飛躍的に向上します。