なぜコミュニケーション齟齬が起こるのか

私「次のミーティングで会話したいトピックありますか？」
同僚A「私○○について会話したいです」
同僚B「私も大したことじゃないですが、△△を確認したいです」
私「了解です、私も□□について話したいのでそれぞれ時間確保するようにしますね」

---次のミーティング開始---
同僚A「あー、じゃあ私のトピックから初めても大丈夫ですか？」
私「どうぞ、大丈夫です(次に話そー)」
同僚A「では、他のトピックないということなので、私のトピック始めさせていただきます」
私「(あれ？)」

---50分経過(30分のミーティングの予定)---
私「(なぜこうなった？？)」

…………ということがあった。
事前にそれぞれトピックあるって話したよなーなんでこうなったのかなー…

こういうコミュニケーション齟齬は初めてじゃない。
日常茶飯事。
もうちゃんと意志疎通することを諦めている。

仮に、話す順番が前後したとしても、その後に話す人がいると分かっていれば、時間巻けるよね？
これが、新人だったらわかる。
でも新人じゃない。ましてや先輩。中堅社員。
どうしてこうなったのか？

考えてもわからないので、本を読んでみる。

言語は意図のすべてをそのまま表現できるわけではない、つねに受け取り手によって解釈され、解釈されて初めて意味あることとして伝わるのです。言葉を発した人が込めた思いと、相手の解釈が大きく異なってしまうこともあるのです。

"「何回説明しても伝わらない」はなぜ起こるのか？　認知科学が教えるコミュニケーションの本質と解決策" by 今井むつみ.

なるほど…？私が言ったことと相手が聞いたことが異なっていたかもしれない？
パターンとしてはざっくり以下があるよう。

①背景知識やものごとをを解釈するスキーマが異なるため、そもそも言っていることと相手に伝わっていることが異なる場合がある

②人間はすべてを記憶できない。時間、ものごとの(それぞれにとっての)重要度、言った側か、聞いた側かによって(言った側の方が覚えている)、記憶する情報や期間に差がでる。

③誰かの発言や自分の願望、感情、そして自身のスキーマによって、記憶は影響を受け、あなたにとっての「事実」がいつの間にかつくり上げられてしまう。

…ん、③のこれか？

---次のミーティング開始---
同僚A「あー、じゃあ私のトピックから初めても大丈夫ですか？」
私「どうぞ、大丈夫です」

前文より

同僚Aが、自身のトピックから始めても良いか尋ねたとき、私は、彼女のトピックから始めても良いという意味で、大丈夫だと答えた。
しかし、彼女の中では、「私はこのトピックを話したい！よし、時間を使える。」という彼女の願望・希望が頭を占領し、他の人もトピックがあるという記憶は消し去られ、自分のトピックに集中した結果、自身のトピックのみで会議が終わったのみならず、30分を予定していた会議は1時間に延びた。

…まじで？

とは思っちゃうものの、解決策を考えてみる。
この憶測が、今回起こった事象の原因として近しいとすれば、全員がトピックを話す時間を確保するためには、何ができただろうか？

まず、事前にトピックを確認したとき、それぞれに何分必要かを確認、また話す順番を決めておく。
今回、事前にトピックを確認したとき、私の頭の中ではざっくり時間配分が浮かんでいた。
が、もしかしたら、彼女の頭では重要度が下げられ、時間を割り当てていなかった？かもしれない。
この時、話が発散しそうなトピックを後に持ってくることで、仮にそのトピックの時間が延びしてまったとしても、ほかの人のトピックには影響がでないようにする。
最後のトピックであれば、関係者だけ会話すればいい。抜ける人がいてもまわるようにする。
そして、ミーティングが始まったら、彼女が話し始める前に私がアジェンダを説明する。(トピック、担当、時間配分)
10分前に話したことだとしても、彼女の頭のメモリから記憶が消し去られていることを考慮し再度リマインドする。
決めた順番通りに会話を進める。

…えー内部ミーティングでここまでやんのしんど。
とはいえ、今後のミーティングでも一生同じことが起こることが予想されるし、試してみるか。

という感じで、最近起こった腑に落ちない出来事について、本を読みつつ考えてみた。
結果、頭では理解したが、納得できたかと言われると、んー…て感じ。

今日のTake awayは、人が言っていることも自分が人から聞いて理解していることも、大して信憑性はなく、思い詰めなくてよいということ。
何か論点ずれたが、そういうことらしいので心を穏やかにしたいと思う。