自動化の前にすべきこと･･･標準化入門

自動化すると、非効率になる理由

日本工業規格（新旧マーク）

私は仕事の特性上、「自動化したい」「業務効率を改善したい」といった要望を、年間200件近く受けていることもあり、普遍的に多くの企業が抱えている「悩み」がよく分かります。
大半が、「これから効率化するにあたり、どうしよう」ではなく、「散々試してみたがうまくいかない」「一度はうまくいったのに、別の問題が健在化した」といったテーマが多いのです。
「うちの会社はなぜうまくいかないのか？」と聞かれるのですが、「うちの会社」に限らず、それこそ日本国中で多くの企業が同じテーマで悩んでいます。

実は、うまくいかない最大の理由は、自動化以前に「業務の標準化」が進んでいないからです。
標準化・・・あまり聞いたことがないか、あっても堅苦しい印象しか無いかも知れません。

業務改革の大前提、「標準化」とは

標準化を一言でいえば、「互換性の確保」です。
「業務改善で互換性？？」・・・と分かりづらいかもしれないので、身近な例を挙げてみましょう。

効率化手段としてパソコンやら複合機やらを導入した企業も多いと思いますが、いずれも同じ「コンセント」から電源を確保できます。
メーカーによってコンセントの形状がばらばらだと、その都度コンセントの設置工事から始めなくてはいけませんし、コンセントの機材も個別に小ロットで作らざるを得ないため、割高になります。
製造側も、毎回受電装置から設計し直さなくてはなりません。
かといって、最初に作ったA社に後続企業が合わせてくるかというと、知的財産権やらプライドやらが複雑にからんで、大抵そうはなりません。
しかし、コンセントの形状は事故につながる危険もあるためJISで規格化されており、これに合わせるメリットが独自仕様にするメリットをはるかに上回っているからこそ、どのメーカーもこれに合わせています。

身近な標準化の例：コンセントの刃受け

業務に標準化を活用する（Excelでできる）

日常業務においては、必ず何らかの「情報」を基に、「加工」「付加」を行って次の工程につなぎます。
例えば、請求書を出すには「見積時の金額情報」を基に「請求書」という印刷物を作成して送付し、この「請求書情報」を基に、経理部門が仕訳登録を行っています。
このように、「給電」の代わりに「情報」で互換性が取れれば、手で再入力する必要がなくなり、「転記を自動化する」という発想がなくなります。
さらに、人が転記をしないので、チェック業務も不要となります。

請求情報にしても、基をたどれば見積もり情報であり、途中加工されることがあっても使いまわしできるため、これらの内部構造を共通にしておけば、同様の表現が可能です。

見積～納品～請求書を標準化した例

内部構造の共通化にはデータベース

実は、このような「内部構造の共通化」には、DB（データベース）化するのが手っ取り早いのです。
Excelでできる話ではなかったのか？と思われたかも知れませんが、ExcelとDBをつなぐことでデータを呼び出すことができるので、引用するだけなら比較的容易にExcelでDBを活用できます。
この他、VBA（マクロ）を活用すれば、DBへの書き込みもできます。

欧米の真似ではなく、実態を踏まえる事が重要

標準化は、「決められたことを守る」のではなく、目的を明確にしてルール化することが肝要です。先に例示したコンセントにしても、200Vの欧米の標準化をそのまま100Vの我が国に適用しても意味がないので、解釈を変えています。そもそも、”コンセント”という言葉自体、日本語です。

業務の自動化に取り組む前に、まずは現在の業務の標準化について考えてみてはどうでしょうか？
興味がありましたら、続きをご参照下さい。