小企業の弊社がリモートワークに対応できた理由②

リモートワーク環境になったとは言え、出社はしています。
社内には私以外誰もいないはずなのに、複合機からプリントアウトされた
資料や伝票はどんどん出てきます（笑）。

そう、私が出ているを知っているので自宅から印刷を掛けてくれています。
こんなこともできるんですよ～。

さて、今回は下準備として、今度は
社内環境と同じ環境を作ることでした。
そうすることで、働く側も違和感なく仕事が社内外でできるようになります。

そこで役に立ったのがクラウドの活用でした。

弊社で活用したクラウドツール
・G Suite …Googleのサービス（メールとスケジュール）
・Box…ファイルストレージ
・Evenote…共有ノート
・chatwork…社内連絡用

基本的にこの4つがあれば、社内環境と同じ環境をいつでも作ることができます。これらを活用するとログインするだけでデータの同期が勝手にされます。

弊社ではノートパソコンを貸与しています。
男性営業陣はノートで仕事しているので、どこででも仕事ができる環境になっていました。

さぁ、今度ネックになったのは営業事務の仕事のテレワーク化です。

販売管理ソフトでPCA商魂を使っていました。
実はクラウド環境の契約をしていたので、入力作業だけを見れば出社しなくてもいい環境になっていました。

しかし、弊社は流通業にあたり、お客様からの問い合わせやFAXや伝票といった紙のやり取りが多くこれが悩みの種でした。

そこで、１つ１つ見直しを図り効率化が図れないか検討しました。
見直したのは以下です。

・伝票を再入力する手間があったのを見直し
・伝票をデータインポートにより入力の手間をなくす
・Fintechの活用による入金処理作業の負担をなくす

この辺を１つ１つ潰していきました。
これらの作業は「人がやらなくてもいい仕事」になります。
つまり誰がやっても同じ結果になる仕事と言い換えることができますよね。

到着した納品書などの整理
請求書の印刷～発送

この辺りは手作業になるので、あくまでもパソコン作業での効率化を図れるかどうかになると思います。

そうすることで、販売管理ソフトへの入力作業についてはわざわざ出社する必要がなくなりました。

テレワーク環境になって数日ですが、自宅にノートパソコンを持ち帰って仕事をしてくれています。