中小企業のリモートワークへの準備2

前回は、メール環境の整備について触れました。

リモートワークの肝は、社内環境とほぼ同じにしておくことです。
つまり、社内と社外の差にしてしまうことは望ましいです。

さて、今日は書類作成をする環境について。

言うまでもなく、クラウドストレージの活用が望ましいです。

クラウドストレージって？
簡単に言うと、
・社内にあるファイルサーバーをクラウドに置くイメージ
・データのバックアップの心配が無くなるので安心
・セキュリティ面も対策をしているので安心
・社外からもアクセス出来るのでテレワークに最適
・手軽に利用できるサブスクリプション制

なので利用しない手はありません。
社内へVPNという接続方法で社外からアクセスすることも出来ますが、ルーターの交換が必要だったり、初期設定をしないといけないのでちょっとハードルが高いと思います。

ではどのようなサービスがあるのか列記してみます。
あくまでも私見ですが、それぞれ使ってみた感想です。

①Dropbox 
・知名度は一番かも知れません。
・個人利用から法人利用まで様々なプランがある
・同期が早いのでクラウド利用している感覚がない
・ファイルの世代管理ができる
・セキュリティ面での心配は少ない

②Box
・どちらかと言うと法人利用向け
・期限付きの共有フォルダの作成が簡単
・同期の早さはDropboxよりちょっと遅い
・ファイルの世代管理ができる
・Dropbox以上に詳細のセキュリティ設定が可能

③Google Drive
・G Suiteのサービスの一つ
・GMAILやGoogleカレンダーとの相性はGood
・同期はDropboxやBoxから比べると遅い

もし、メール環境をGMAILに移行していれば、GoogleDriveでもいいと思います。

頻繁にファイルの作成や編集が多いのであれば、個人的にはDropboxやBoxをお薦めします。

そしてもう一つ重要なこと
これらのクラウドストレージは、無料でも利用できます。
ビジネスアカウントは有料です。

最初は無料アカウントで試してみて「使える」と判断できたら有料のビジネスアカウントへでのご利用をお勧めします。

理由は、
ビジネスアカウントは利用者がファイルを削除しても残る、ことです。

つまり、
ビジネスアカウントで利用しているファイルは会社のデータという認識になります。

ところが、
無料アカウントや個人アカウントは業務で利用しても個人のデータです。
なので、退職時にそのアカウントが持っているファイルデータをごっそり削除されても会社としては文句が言えなくなります。

昨今では、データ流出やデータ削除による対策も必須です。
セキュリティ対策であり、BCP対策（事業継続計画）の一環にもなりますのでご注意ください。