Googleフォームから返信メールを自動で送りたい【GAS】

2022年9月3日 00:03

こんにちは。
イベントやセミナーのお申し込みフォームとしてGoogleフォームを利用される方が多いと思いますが、申し込みしてくれた人に自動でメッセージを送ってくれたらいいのになと思ったことはないでしょうか。
実はアドオンでそんな機能を追加することもできるんですが、無料で使えるのが1日20通までとかそんな気持ち悪い制限が付いていることもあって、使う気になれないんですよね。
自分でGAS組んだ方が自由にカスタマイズできるので便利やんってことに気づいてからはもうGASにお世話になりっぱなしです。

どうでもいいんですけど、ついこの前、イベントの打ち合わせをしている時に「フォームから自動返信メール送るので！」って言ったら「え〜！　そんなんできるんですか〜！？　すご〜い！！」って褒められたので、このnoteで紹介することがサラッとできる人はおそらくモテます。
モテたいならGASを勉強するべし。さあ、始めましょう。

まずはGoogleフォームを作りましょう。

当たり前ですが、まずはGoogleフォームで申し込みフォームを作ってください。Googleさんがテンプレートも用意してくれているので、それを使ってもいいと思います。

フォームが完成したら、回答のスプレッドシートを作成しましょう。

GASを書いていきます。

スプレッドシートの「拡張機能」から「Apps Script」をクリック。

スクリプトエディタを開きます。

次のスクリプトをコピペ

function autoReply() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSheet();
var row = sheet.getLastRow();
var name = sheet.getRange(row, 2).getValue();//2列目の名前を取得
var mail = sheet.getRange(row, 3).getValue();//3列目のメールアドレスを取得

var subject = 'ここに件名を入力';//メールの「件名」

var body =　name + '様\n' + //「名前＋様」をメールの本文の最初に入れます。
`
バッククォートとバッククォートの間に
自動で返信するメッセージを
入力します。

バッククォートとバッククォートの間であれば
改行もできます。
`; 

GmailApp.sendEmail(mail, subject, body);

}

GASを整える

自動返信メールの件名や本文を適切に書き換えてください。
本文の初めに、「〇〇様」と名前が入るように設定していますが不要であれば次の部分を消してください。

name + '様\n' + //「名前＋様」をメールの本文の最初に入れます。

また、スプレッドシートの「名前」と「メールアドレス」の列番号を正しく書き換えてください。例えば、「名前」がスプレッドシートのD列に来ている場合は数字を「4」に書き換えます。「メールアドレス」がB列に来ている場合は「2」に書き換えます。

var name = sheet.getRange(row, 4).getValue();//D列の名前を取得
var mail = sheet.getRange(row, 2).getValue();//B列のメールアドレスを取得

トリガーを設定

件名、本文、列番号を書き換えたら、一度スクリプトを保存しましょう。

時計マークをクリックして「トリガー」の設定を行います。

「トリガーを追加」をクリック

トリガーを設定します。「イベントの種類」から「フォーム送信時」を選択して「保存」してください。

認証

「トリガー」を保存すると認証画面が表示されます。初めてGASのスクリプトを実行する際はこのような認証が必要になりますので、手順を覚えておくと良いと思います。

まずは、ご自身のアカウントをクリックしてください。

次に「Advanced」または「詳細」をクリックします。

「Go to<プロジェクト名>(unsafe)」または「<プロジェクト名>(安全ではないページ)に移動」をクリックします。

認証の最後に「Allow」または「許可」をクリックします。

これで完成です。

テスト

一度ご自身のメールアドレスを使って、フォームに回答し、自動返信メールが届くかテストをしてみましょう。

終わりに

GASを書くのは面倒かもしれませんが、申込者一人一人にメールを送っていく作業を考えると、業務効率改善になると思いますし、一度作ってしまえば次回はもっと簡単にできるようになっているはずです。
今回紹介したスクリプトはとてもシンプルなものですが、いろんな応用ができますので、チャレンジしてみてください。

GASの勉強には時間がかかりますが、簡単に作業効率を上げることができるので、おすすめです。ぜひ書籍等を参考に勉強してみてはいかがでしょうか。

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