【Jtas UPDATE】清掃日報に「チェックリスト」機能を追加。清掃記録・日報のミスや漏れを検知し、ハウスキーパーと清掃責任者の業務負荷を軽減。
Introduction
EDEYANS は「世界中の宿泊を支え、感動を生む。」をミッションに掲げ、客室清掃 DX プラットフォーム「Jtas」を提供しています。
「Jtas」には清掃数の自動集計機能があり、すでに多くのホテルでご活用いただいています。
しかし、清掃数が増加するにつれて、清掃日報作成時に計上ミスや漏れが発生しやすくなり、清掃責任者だけでなく、日報をチェックするハウスキーパーにも負荷がかかっていました。
この課題に対し、EDEYANS は新たに「チェックリスト機能」をリリースし、清掃日報や清掃記録のミスや漏れを自動でチェックできるようにしました。今回は、この「チェックリスト機能」について詳しくご紹介します。
清掃記録・清掃日報をミスなく漏れなく作るのは難易度が高い
多くのホテルでは、客室の清掃内容、担当者、作業時間などを記録に残しています。そして、その記録をもとに清掃責任者が清掃日報を作成し、ホテル側に報告するというフローが一般的です。
特にホテルが客室清掃を外部委託している場合、清掃数の集計は清掃会社への報酬計算に直結するため、清掃日報は非常に重要な役割を果たします。
しかし、清掃日報をミスなく漏れなく作成することは非常に難しい作業です。その理由は以下の通りです。
・ゲスト数の急な変更により、別の部屋を準備することになった。
・宿泊していたゲストの出発時間が遅れ、その後、新しいゲストのチェックインに間に合わないため、清掃する部屋を変更した。
・本日到着予定のゲストが早めに到着したが、清掃がまだ終わっていなかったため、別の部屋に変更した。
・連泊中のゲストの部屋を清掃する予定だったが、Do Not Disturb の表示が出ていたため、清掃を行わなかった。
・連泊中のゲストから清掃不要の依頼があった。
・清掃が間に合わず、その部屋の清掃を翌日に持ち越した。
・ホテルの従業員が一時的に部屋を使用したため、急きょ清掃が必要になった。
・前日に宿泊したゲストが出発後、日中に数時間だけ別のゲストが部屋を使用したため、1日に2回清掃を行った。
客室清掃には、このようなイレギュラーが無数に存在します。
そして、こうした変更が多ければ多いほど、清掃責任者が清掃日報を正確にまとめることは容易ではありません。さらに、ホテル側も日報の正確性を厳しくチェックする必要があり、作業負荷が大きくなります。
清掃記録と清掃日報のミスや漏れをあぶり出す「チェックリスト」機能の価値
前述の通り、清掃責任者が正確な清掃記録と清掃日報を作成することは非常に大変です。この課題を解決するためにリリースしたのが「チェックリスト」機能です。
▼「チェックリスト」画面
清掃責任者は、清掃業務終了後に「Jtas」の「チェックリスト」機能を使用することで、システムが自動的に清掃記録や日報のミスや漏れをチェックし、アラートを出すことができます。また、ミスや漏れがあれば、その場ですぐに修正することが可能です。
例えば、事前に予定されていた部屋の清掃が完了していない場合や、連泊客の部屋で清掃が行われなかった場合など、システムが自動で検出し、責任者に修正を促します。これにより、清掃責任者の負担が軽減され、正確な日報作成が可能になります。
また、ハウスキーパーにとっても、この機能は大きなメリットをもたらします。正確な清掃日報があれば、報告内容を厳密に確認する手間が省け、ホテルの運営効率が向上します。これにより、ハウスキーパーは他の重要な業務に集中できるようになります。
さいごに
「チェックリスト」機能は、私たち EDEYANS が客室清掃オペレーションを提供する際にも活用している大変便利な機能です。
しかし、まだ発展途上にあり、たとえばゲストの人数変更や部屋割りの変更を自動で検出し、それに基づいて適切な清掃が行われたかをリアルタイムで確認できる機能など、さらなるアップデートによって、さらにミスを減らせると考えています。
このような課題を踏まえ、「Jtas」は今後もホテル業務の効率化とミス削減を目指し、進化を続けてまいります。当社のミッションである「世界中の宿泊を支え、感動を生む。」に向け、ホテル業界に驚きと価値を提供するプロダクトを開発してまいりますので、ご興味をお持ちのホテル様は、ぜひお気軽にお問い合わせください。
取材企画・協力 / 世界線株式会社