週報の書き方　

報告書を書くのはどちらかというと苦手だ。週報ともなると、この作業が週一でやってくるのだからホント憂鬱になる。イヤすぎて体が拒否し、なかなか手を付ける事が出来ない。

この作業からいかに苦痛を取り除き、前向きに取り組む事ができるのか。長い間Try and  Errorを繰り返した結果、自分なりのプロセスが出来上がった。

①　先ずはフォーマットを作る。
初回は仕方がないので時間をかけてこの作業をしなければならない。
誰もが皆、上司／会社から求められているアウトプットがある筈で、まずはこれに連動させて業務をアイテム化させる。例えば営業職であれば〇〇社のXX部ZZ案件で売上をUU円／年立てる、とか△△社のYY部に当社のVVを売り込み初注文をとる、などあった場合は、これに優先順位をつけてタイトルの箇条書きをつくる。
１）〇〇社XX部ZZ案件
２）△△社YY部VV案件
３）◇◇社XX部MM案件
など、タイトルも極力パターン化たせる。

②　Eメールの送信欄しか見ない。
Eメールの送信欄（自分→他者）を日付の浅い順にソーティングしてタイトルだけ全部ざっと目を通す。ここでの注意はメールのタイトルは必ず①を意識して初めの数文字でそのメールがどの案件のものかが分かる様にしておく。受信メールも見ると作業時間が長くなるのであえて見ない。報告書はあくまでも自分のアウトプットを報告するものと割り切るのだ。受信メールには情報として有意義なものがあるかもしれないがそこはあえて追求しない。その情報は自分の為、自分が活用してアプトプットを出して初めて生きると考える。

③　②を見ながら①を埋めていく。
あとは②で上から順番にタイトルのマッチングをさせながら①のフォーマット（又は先週の週報）を埋めていく（改訂していく）。直近のメールから見て行けば最後の方（週前半）の同タイトルメールは開く必要すらない。

④メールから良さげな文章をコピペし、次の点だけを気にしながら微調整する。
１）５Ｗ１Ｈは適切に盛り込まれているか。
２）一行目に達成した事。最終行に翌週以降のアクションアイテム。
３）1項目、3行～5行でまとめる。

⑤　最後にフォーマットを上から見返し、何も書かれていない（又は前週から変更されていない）箇所があれば、割り切って「進捗なし」と記する。ここで余計な事（いいわけ、希望的観測など）を書くと翌週ツライ思いをするのでないものはない、と明記する。もちろん、そこで何か達成事項を思い出せば文章を書き足せばよい。

以上だ。　メリットは３つ。
１）短時間で、比較的機械的に作業が出来るので、悩んだり、悲観したり、怒ったり、という負の感情を抑えやすい（苦痛が減る）。
２）翌週のアクションアイテムリストになるので翌週の活動に無駄がなくなり、結果、報告書作りに費やした時間を上回る余剰時間を生む事が出来る。
３）タイトルを予め設定しておくことで月報や年末の査定用資料を作る時にも流用出来る（週報みながら文章コピペ）。

報告書を書く時、自分の成果をアピールしようというモチベーションが働きがちだが、その発想はとっとと捨てた方がよい。あくまでも機械的に起こった事と次のアクションだけを書き綴る。こんなのはいずれAIの仕事になる（そもそもこの習慣が残っていれば、だが）。