生成AIを使って議事録を作る〜エンジニア不在の広報チームでできること〜

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こんにちは、コミュニケーションデザイン部のひろきです。
皆さん、議事録の作成って大変じゃないですか？議事録をつくるのは大切なことですけど、会議中にリアルタイムで作成すると議論に集中できなくなりますし、会議後に取りまとめるのも大変ですし、、
でも、生成AIを使えばこの問題を解決できるんです。

最近のAI展示会で気づいたんですが、議事録作成の悩みはみんな感じているようで多くの企業が議事録作成のAIソリューションを探していました。でも、これらのツールは結構なコストがかかる！

かといって、以下記事のnoteエンジニアチームのようにできればいいのですが、私たちのチーム（イー・エージェンシーの広報チーム）にはエンジニアが不在なので難しい。

そこで私たちは議事録作成AIソリューションやツールを使わずに、ChatGPTやClaudeなどの生成AIを活用して議事録作成を効率化することにしました。今回は、その方法がみなさんのお役に立つと嬉しく思いご紹介したいと思います。

生成AIを活用して議事録作成する基本的なプロセス

まず、基本的なプロセスはこんな感じです：

1. ZOOMでミーティングを録音する

2. VTT字幕ファイルを保存する

3. 生成AIに議事録を作成してもらう

の３つのステップです。５分ほどで動画をまとめたので、細かい手順はこちら

どうでしょう？できそうですか？
ここからは実際やってみて2つの気づきをシェアしていきます。

【気づき 1】ミーティングの内容に合わせたフォーマット指定が大事

動画では、僕たち広報チームの朝会に最適なフォーマットを渡して議事録を作成していました。

そして議事録のフォーマットは、ミーティングの種類によって変えるのがポイントです。朝会、スクラムミーティング、ブレインストーミング、経営会議...それぞれに適したフォーマットがあります。

朝会の例

# 朝会議事録

日時：[日付]
参加者：[名前リスト]

## 各メンバーの報告

1. [名前1]
   - 昨日の進捗：
   - 今日の予定：
   - 障害/課題：

...

## 全体の注意事項/連絡事項

## 次回朝会

こんな感じで、シンプルに要点だけをまとめられます。朝から長い議事録を読む時間はないですからね。

スクラムミーティングの例

# スクラムミーティング議事録

日時：[日付]
スプリント：[スプリント番号]
参加者：[名前リスト]

## スプリントゴールの確認

## タスクボードの更新

### 進行中のタスク

1. [タスク名]
   - 担当：[名前]
   - 状況：[進捗の詳細]
   - 次のステップ：[予定]

...

### 完了したタスク

## 障害/課題

## 次回スクラムミーティング

これなら、プロジェクトの進捗状況が一目瞭然ですよね。

ブレインストーミングセッションの例

# ブレインストーミング議事録

日時：[日付]
テーマ：[ブレインストーミングのテーマ]
参加者：[名前リスト]

## アイデア一覧

1. [アイデア1]
   - 提案者：[名前]
   - 詳細：[アイデアの説明]
   - 関連コメント：
     - [コメント1]
     - [コメント2]

...

## グルーピング結果

### グループ1：[グループ名]

- [関連するアイデア1]
- [関連するアイデア2]
...

## 次のステップ

## 次回ブレインストーミング

このフォーマットを使えば、どんなクレイジーなアイデアも逃さず記録できます。

経営会議の例

# 経営会議議事録

日時：[日付]
参加者：[役職] [名前]、[役職] [名前]、...

## 議題

## 議事内容

### 1. [議題1]

#### 主な議論
- [要点1]
- [要点2]
...

#### 決定事項
- [決定事項1]
- [決定事項2]
...

## アクションアイテム

1. [タスク1]
   - 担当：[役職] [名前]
   - 期限：[日付]
   - 詳細：[必要な説明]

...

## 次回経営会議

このフォーマットを使えば、重要な決定事項や次のアクションが明確になります。

【気づき 2】カスタマイズの重要性

前述のフォーマットはあくまで例です。実際には、各企業や組織、さらには各ミーティングの進行プロセスに合わせて最適化することが重要です。

議事録作成の今後のコストが実質的にゼロになるのであれば、その代わりに各組織、各ミーティングに最適化された議事録のフォーマットを設計することこそが重要になると思いませんか？つまり、生成AIを使えば使うほど、人間の設計力が重要になるというパラドックスが生まれるんです。面白いですよね。

さらに、生成AIを活用することで、フォーマット自体の最適化も可能です。例えば、過去の議事録の有用性や参照頻度などのデータを基に、生成AIがフォーマットの改善提案を行うことも考えられます。

生成AIで議事録を作るようになってわかったメリット

最後に生成AIを使った議事録作成し始めてわかったメリットを紹介します。

1. 時間の節約

自動化により、手作業での議事録作成にかかる時間を大幅に削減できます。例えば、朝会は週に5回のミーティングがあるので：

• 手動での議事録作成：12分/回（60分/週）

• 自動化後：3分/回（15分/週：レビューと微調整の時間）

結果として、4分の1の時間となり、週あたり45分、月にして4時間ほど節約することができます。でも、次からが重要。

2. 品質の安定

生成AIによる議事録作成は、発言内容をバイアスなく拾い、品質を安定させることができます。人が作成する場合、作成者の経験や能力の差、体調や集中力の変動、個人的なバイアスや解釈の違いなどで品質にばらつきが生じる可能性があります。

生成AIを使用することで、これらの要因を排除し、常に一定水準以上の品質を保つことが可能になります。ただし、AIが完璧だというわけではありません。AIにも得意不得意があり、文脈理解や微妙なニュアンスの把握には課題が残ります。

3. 集中力の向上

議事録作成を自動化することで、ミーティング参加者は議論に集中できるようになります。従来の方法では、議事録作成者は発言内容を記録することに注力するあまり、議論に十分に参加できないことがありました。

自動化によって、全ての参加者が以下のような活動に専念できるようになります：

• 議論への積極的な参加

• アイデアの提案や意見の表明

• 他の参加者の発言の深い理解と分析

• 重要なポイントに関する質問や確認

結果として、ミーティングの質が向上し、より生産的な議論や意思決定が可能になります。ただし、自動化に頼りすぎて、「どうせAIが記録してくれるから」と言って、メモを取ることを完全にやめてしまうのは危険です。メモを取る行為自体が、情報の整理や理解を助ける効果があるからです。

4. 過去の記録の容易な確認

自動生成された議事録は、後で発言内容の真偽を確認する際に役立ちます。人間が作成した議事録は、意図せずに要約や解釈が入ってしまう可能性がありますが、AIによる自動生成では、発言内容をより忠実に記録することができます。言った言わない問題や、あれ誰が言ったっけ問題を、すぐに解決できます。

時間の短縮なんていうのは大したメリットではありません。2から4のメリットがすごく大事だと思っています。

これからもイー・エージェンシーの広報チームでは生成AIを使って業務を効率化していきます。ぜひみなさんも生成AIを活用した議事録作成をお試しいただきその様子をコメントいただけたりしますと嬉しいです。

その他AIに関する記事はこちら

少し前の記事ですが、以前からこんなこともやっています。最近の記事はイー・エージェンシーのnoteトップからご覧ください。

AIに関する社長の考え方もご覧ください。

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