オフィスをスタジオに！ ウェビナーライブ配信に向けた試行錯誤の舞台裏
こんにちは、コミュニケーションデザイン部の五十嵐です。
先日、イー・エージェンシー「有楽町 森の本社オフィス」にて、「インバウンド需要を売上につなげるInstagram活用とサイト翻訳」をテーマとしたウェビナーが開催されました。
普段はオフィスとして利用しているスペースを配信スタジオとして活用する初の試みとして、その裏側で行った試行錯誤についてご紹介をします。
ウェビナー開催レポートはこちら
【試行錯誤のその前に】有楽町 森の本社オフィスをスタジオにするきっかけ
2020年のコロナ禍により、全社リモートワークとなった状況を機に、私たちはオフィスの役割を再定義しました。新しいオフィスは、自宅以外で働きたくなる場所、気分転換やリフレッシュの場所、そしてメンバー同士が対面で交流できる場所をコンセプトに、都会の真ん中にいながら自然を感じることができる、コミュニケーション重視のオフィスとして開設をしました。
普段はオフィスとして利用しているスペースですが、ウェビナーを担当するメンバーから「オフィスをスタジオとして使用し、そこからウェビナーのライブ配信ができないかな？また、そのサポートをしてくれないかな？」という相談を受けたことが今回の取り組みのきっかけでした。
具体的な機材や設営のイメージがない状態ではありましたが、森の本社オフィスを通常とは異なる形で活用する機会となるだけでなく、多くの方々に私たちのオフィスを知っていただく機会にもなると考え、「オフィスのスタジオ化」に向けて取り組みがスタートしました。
そしてさっそくですが、本番のウェビナー画面をご覧ください。
今回の記事ではウェビナー開催に至るまでの過程として、オフィスをスタジオ化するまでのその試行錯誤についてご紹介をいたします。
株式会社イー・エージェンシー田中 淳一郎、藤澤 萌依子、五十嵐 知之
【試行錯誤その1】まずは実施イメージをビジュアル化して完成形の認識をあわせる
今回のウェビナーは前半と後半に分かれ、スタジオを活用するのは主に後半の対談セッションのシーンです。
対談に登壇するのは3名ですが、オープニングでは４名が座るため、まずは座る場所と対談内容を表示する75インチのモニターを中心にレイアウトを組み立てていきました。また、配信に際してどのような機材をどのように繋ぐかもピックアップしていきました。
今回は、初めての試みということもあり、運営メンバーで完成形の認識をあわせるためにレイアウト図もあわせて作成しました。
【試行錯誤その2】オフィスのどこに設営するか実施場所の検討を行う
レイアウト図をもとに、その設営をオフィスのどこにするか候補の場所として3箇所ありました。
せっかくの森のオフィスなので緑で生い茂った様子をお伝えできるようA案、B案では奥行きと立体感が出るよう壁に対して斜めに配置することを検討しました。
しかし、モニターや登壇者の机などを配置しようとすると、森の装飾と干渉してしまう箇所があり、最終的には設営スペースを十分にとれるC案を実施場所として決定しました。
オフィスの写真と組み合わせて視聴者の皆さまにどんな画面をお届けするのか、zoomの画面を想定したイメージ図も作成しました。
【試行錯誤その3】3名の音声を1台のパソコンにどのように入力するか
対談に登壇する3名の音声を配信する手段としては2つあります。
【１】登壇者がそれぞれのPCにマイクをつなぎ、その音声を配信する
【２】登壇者３名の音声を１台のPCに入力して、その音声を配信する
【１】であれば通常のオンライン会議と同様にシンプルなのですが、対談シーンにおいては会話が被った際にノイズキャンセルが効いて、声が聞こえづらくなる可能性があります。
そのため【２】のように、３名の音声を１台のPCに入力することで、ノイズキャンセルで発生する音声つぶれをなくすことにしました。
3名の音声を1台のパソコンに入力するには、「オーディオインターフェース」という機器を介すことで実現できます。最初はピンマイクを接続して登壇者の手元を煩わせないようにしたのですが、相性があるのか、もしくは設定の問題なのか保有しているピンマイクとうまく接続ができなかったため、有線マイクを接続することにしました。
使用したオーディオインターフェース：ZOOM AMS-44
オーディオインターフェースは初めての利用ということでレンタルをしました：パンダスタジオレンタル
使用した有線マイク：オーディオテクニカ ATR1100x
【試行錯誤その4】登壇者のためにモニターを3台設置
今回、登壇者がウェビナーに集中できるように、カメラ前に23インチのモニターを3台設置しました。各モニターの役割は以下です。
【モニター１】タイマーを表示
ウェビナーはライブ配信ということもあり、各セクションの時間をしっかりと守ることが必要でした。持ち時間に対して何分経過しているかがわかるよう、iPadで表示したタイマーアプリを接続して表示しました。（使用したアプリは「プレゼンタイマー」）【モニター２】zoomを表示
ウェビナーはzoomで行われました。実際に視聴者の方がリアルタイムでどんな画面を見ているのか、視聴者アカウントでログインしたPCを接続して表示しました。【モニター３】時計を表示（本番時は背面モニターを表示）
モニター１では、セクションのタイマーが表示されていますが時計を表示することで全体時間のうち、いまどれくらいかを把握できるためiPhoneで表示した時計アプリを表示しました。（使用したアプリは「ClockZ」）
しかし、「モニター３」の時刻は手元の時計を見ればわかることもあり、代わりに登壇者の背面に設置する75インチモニターの画面を表示することにしました。これはウェビナー本番一週間前にリハーサルをしたときに、登壇者が後ろを振り返ってモニターを確認する場面があり、正面を向いたまま確認ができるようにと同じ画面を表示することにしました。
使用したモニター：I-O DATA「LCD-C241D-Fシリーズ」
以下記事もご参考ください。
【試行錯誤その5】リハーサルでイメージとのギャップを改善
そして、イメージ通りに設営できるのか本番一週間前にリハーサルを行いました。
本番さながらに設営するとともに、ウェビナー運営メンバー、登壇される皆さんにもご参加いただき当日の実施イメージを共有しました。
また、リハーサルを行ったことで想定とは異なる点もあり、以下を改善することができました。
先述のとおり、登壇者の前に設置するモニターに何を表示するとよいのか改善することができた
有線マイクからPCにつないだときにノイズが発生してしまったが、ゲイン（各マイクのボリューム）をオーディオインターフェースで調整することで改善することができた
照明の位置、角度を調整することで背面モニターへの照明の映り込みを防ぐ改善ができた
設営まわりの改善にとどまらず、リハーサルの一番の成果は、本番に向けて全員が協力してウェビナーを成功させるという士気が高まったことです。対談内容の詳細も入念に話し合い、本番当日を万全に迎えることができました。
そしていざ、ウェビナー本番へ
ウェビナー開始は13時。ライブ配信ということもあり、設営は午前10時から取り掛かりました。リハーサルを実施していたことで、全員が完成イメージを描けているので設営もスムーズに行うことができました。
多くの皆さまにお申し込みいただいたウェビナーが無事にはじまり、冒頭では、登壇者の紹介、ウェビナーのプログラムとタイムテーブルの紹介とともに、配信会場であるイー・エージェンシーのオフィスについても紹介をしました。
本日ウェビナーをお届けしております、こちらは東京・有楽町にあります、弊社、イー・エージェンシーの「森の本社オフィス」です。
普段はオフィススペースとして利用していますが、今回はスタジオ仕様にしてお届けしています。有楽町にいらっしゃいました際はぜひお気軽にお立ち寄りください。
「おもてなしを科学する」それが私たちの思い
一見すると、緑に囲まれたスタジオでスマートに実施しているように見えますが、その裏側にはさまざまな試行錯誤がありました。
イー・エージェンシーでは「おもてなしを科学する」をスローガンとして、さまざまな事業・サービスを通じてデジタルマーケティングのご支援を行っています。
事業やサービスを通じて最高の品質をお届けすることはもちろんですが、そこに向き合う私たちの姿勢もイー・エージェンシーとして大切にしていることです。
オフィスを活用したスタジオ化、そこからのウェビナーライブ配信も「おもてなしを科学する」ひとつのかたちです。
いくつもの試行錯誤を繰り広げましたが、皆さまに私たちの思いが届きますと幸いです。
また、オフィスからウェビナー配信をしたいという方がいらっしゃれば、今回の取り組みと本記事がそのご参考になりますと嬉しいです！
弊社の「有楽町 森の本社オフィス」の見学も大歓迎です。ぜひお気軽にお声がけください！
再掲：ウェビナー開催レポートはこちら
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