事業の『勿体無い』を解消する業務効率化ツール紹介
1：はじめに
事業を経営している方々にとって、時間と労力は貴重な資源です。
しかし、多くの場合、日常業務に追われ、本来のビジョンや戦略の実現に時間を割くことが難しい現実があります。また、人手不足に悩む経営者も少なくありません。そこで、本記事では日常業務に潜んでいる『勿体ない』と感じる事業の時間とリソースの浪費を解消するための業務効率化ツールを紹介します。
営業活動、クリエイティブ作業、事務作業のそれぞれに焦点を当て、効率化に貢献するツールをご紹介します。
２：営業活動（顧客接点）の効率化
まず、ご相談のなかで一番多いのが「営業活動のリストの勿体ない」です。
営業活動の勿体無いの中を更に深ぼると、
①リスト管理ができていなかった（再アプローチができていない）
②CS活動ができていなかった（リピートが少なく、新規獲得に追われている）
以上の2つが日頃相談が多いものです。それを解消する身近なツールを紹介します。
2-1：Notion（リスト管理効率化に効果的）
Notionは、プロジェクト管理、タスクリストの作成、ドキュメントの共有、カレンダー管理など、多岐にわたる機能を提供するツールです。営業活動においては、以下の点で効果を発揮します。
顧客管理＆タスク管理
Notionを活用することで、顧客リスト、タスク、スケジュールを一元管理できます。
つまり、「顧客との最終接点はいつで、どこまで話しているのか、検討はなんだったのか」や「それに伴うアポイントや提案資料の準備進捗の進捗状況」をリアルタイムで確認し、リストを忘れず優先順位を決めて判断することができます。
リアルタイム＆チーム内共有
一人で管理するだけでなく、チームへの共有や、携帯での管理もアプリによって簡単にできるため、非常にチームでの連携は捗ります。
チームでの連携に時間を多く割くのも大事ですが、共有だけの会議ほど勿体無いものはないので、ぜひNoitonを触ってみてください。
2-2： 公式LINE（CS業務の効率化に効果的）
公式LINEは、顧客対応やカスタマーサポート（CS）業務の効率化に役立つツールです。
ほとんでの人が利用しているLINEを活用することで、顧客とのコミュニケーションが迅速になります。
また、自動応答メッセージなども組み合わせると、人が解さずとも質問や問題に対して素早い回答ができ、顧客満足度を向上させることができます。
顧客満足度の向上や、顧客へのキャンペーン等の周知の自動化をすることによってリピート率を向上させることができます。
どんなコンテンツが反応が多いのかなどデータ分析等もできるため、マーケティング目線で見ても非常に効果的です。
新規顧客獲得は、既存顧客を維持するより５倍コストやリソースがかかると言われています。（１：５の法則）
現状リピートがすくないな、、、と感じる方は公式LINEの運用をぜひ検討してみてください！
３：クリエイティブ作業の効率化
3-1：Chat GPT（アイディア出しや思考整理に効果的）
最近話題のChat GPTは、利用することでこれまで業務に使っていたさまざまな時間を削減することができます。ソフトバンクグループの孫正義氏も「利用していない人は人生を悔い改めたほうがいい」というくらいです。
Chat GPTは、多くの場面で利用できますが、今回はクリエイティブな場面でということに制限して書かせていただくと、「アイディアのインスピレーションの提供」や、「思考整理」・「プロンプト作成」などを行ってくれます。
新しいブランドを構築する際のコンセプト設計などを、GPTとディスカッションしてブラッシュアップしていくことができます。
また、他のAIツール（例えば、グラフィック生成や、映像生成）を用いる時に必要なプロンプト制作を手伝ってくれます。
プロンプトとは、コンピュータやAIに対してユーザーが入力する命令や指示のことです。 たとえばChatGPTなら、ユーザーがテキストボックスに入力する質問や指示などがプロンプトに該当します。
この、プロンプトが的確であればあるほど、いい返答が返ってきます。
新商品を打ち出したいので、企画作ってください。」
とAIに聞くのと、
「30~50歳をターゲットとした新しい化粧品を打ち出したいと考えています。30歳頃から悩むシミやシワに対して、解決することができる商品で、歳を重ねても今の自分が好きと言えるようにしたいと考えています。この商品を打ち出すにあたっての企画をいくつか出してください。」
では、解答の精度が違いますので、意識してみなさんAI触ってみてください。（ちなみに、タメ語で聞くのと敬語で聞くのでは精度違いました笑）
3-2：Gamma（資料制作の時短に効果的）
Gammaは、資料制作を圧倒的に時短してくれます。（本当におすすめです）
多くのビジネスマンがプレゼンテーションやスライドを利用し、資料制作を行っていますが、それをテキストで指示を出すだけで資料を作ってくれるものになっています。
それだけでお勧めしているわけではなく、チーム内で共同で編集も可能だったり、スライドやプレゼンテーションなどといった外部との連携も可能になっているのがおすすめのポイントです。
『これまでの資料の０から１をつくりだす作業はAIに任せ、
その後、人の手で質の高いものに変えていく。』
そういう時代に入ったんだなと、このツールを利用し感じました。
3-1：ChatGPTにもあったプロンプトと合わせて活用することで時間の削減はかなりできると思います。
４：事務作業の効率化
4-1：Clipy（地味にめんどくさい事務作業の時短に効果的）
Clipyは、地味にめんどくさいコピー＆ペーストの操作を効率化するクリップボード拡張ツールです。日々業務の中でコピー＆ペーストをページを行ったり来たりして行っていませんか？
Clipyは、コピーした履歴の保存によってそれを解決します。
コピーしたものを最大30個まで保存し、いつでも呼び出すことができます。
30個以上は過去のものから消えていくのでそこだけはご注意ください。
4-2：CLOVA Note(会議の生産性、議事録時短に効果的)
LINEの新アプリで、会議の文字起こしをしてくれるツールです。
会議中の議事録取ろうとしてあまり会議自体に集中出来ていなかったり、集中する代わりに議事録取れずに見返せなかったり、そんなことありませんか？
CLOVA Noteは、議事録を自動に取ってくれるのでその勿体ないを解消してくれます。
しかも、誰が話してくれたかなど発言者別に分けて議事録を表示してくれるだけでなく、日本語・英語・韓国語なども対応しているので海外との打ち合わせにも活用できます。
MTG中は、打ち合わせに集中し、その時生まれた議論や結論はこちらのツールで自動にまとめてもらい、あとから見返せるようにもしていきましょう。（後から見返しやすいように、ブックマーク機能もあるので、大事な話の時は印もつけれるのます。）
おすすめは、このツールでとった議事録をChatGPTを活用して要約してもらうとすごく便利です。
５：最後に
まずは、ここまで読んでくださりありがとうございました。
様々な効率化は、これまで課題（人手不足や、時間不足）を解決する一歩になります。そして、日々の業務に追われている状態から、顧客に対して新たな価値提供を目指していきましょう。
本記事では、営業活動、クリエイティブ作業、事務作業の各分野において話してきましたが、効果的なツールを導入することで、限られたリソースを最大限に活用できます。
ツールを導入すること、覚えることの「今のリソース消費」に目が行きがちですが、長い目でみて取捨選択していきましょう。
まずは今の事業の勿体無いを見直して、本記事の紹介ツールを各企業及び各部門で検討してみてください。
最後までご覧いただきありがとうございました。
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