こんなことに時間使ってるの？がわかれば生産性はグーンと増す

ここ最近、仕事する上で「タイムトラッカー」なるものを導入した。

簡単に言えば「何の仕事に、どれくらいの時間をかけているのか？」を知るためのツールである。僕の場合はAndroidアプリである「Toggl Track」というツールを使っている。

ただ時間を測るだけのツールだけど、これがなかなかどうしていい感じ。

時間を計測するようになってから起きた変化をシェアしよう。

サボれない

これが結構大きい。

なにせ「どんな仕事に、どれだけ時間がかかるか？」ってことを調べている側面もあるので、できるだけ正確に測りたくなる。全力とまでは言わなくても80％くらいの出力で、どれくらいの時間がかかるのか？と。

なので一切サボれない。全集中できる。それこそ１秒単位で気になってくる。こうなると「いかにして効率よく進めるか？」ってことが気になってくるので、結果的に業務効率改善にもつながる。

意外なものに、意外な時間が

トランジションと呼ばれる「業務と業務の間の切り替えの時間」が結構な頻度で発生する。

タスクを変えるとき、ゼロ秒で変えられるわけではない。そこにはちょっとしたタイムロスがどうしても発生してしまうもの。

場所を移動したり、PCのセッティングを変えたり、溜まっていた書類が気になったり。いろんな下準備が必要になる業務もある。

測ってみると、これらに結構な時間を割いてしまっているのがわかった。

トータルで差が出るのはたった数分かもしれないけど、普段の整理整頓の重要性、タスク整理の大切さってものが、身をもって知ることができた。

満足感も得られる

仕事に満足感なんぞいるか？って思われがちだけど、結論から言えば必要だと言える。

無論、大事なのは結果なのでそこから目をそらすことはできない。ただ、自分の仕事に対する達成感というのは、普段から持つようにしないとモチベーションが続かない。

タイムトラックすると、何にどれくらい時間を割いたかがわかる。そして、自分が出した結果と比較することができるようになる。

こうすることで「今日は頑張ったな」だとか「もっとここは改善できるかもしれない」という前向きな気分になれる。

やっている最中に満足感を得ることはないけれど、1日の終わりだとか、業務終了後にふと感じることができるようになるのは、長く仕事を続けていく上で大切なことだと、改めて感じた。

優先順位がつけられる

タスクの優先順位を間違える人が多い。
そんな人にこそ、タイムトラッキングをやってほしい。

普段どれくらいの時間を使うかを知ることで、パズルのように時間を使うことができる。

緊急で入った仕事に対して、限られた時間の中、どこを差し替えたらいいのか？が感覚的にも理解できる。

「タスクの重要性」に関してはまた別枠になることもあるが、基本的にそんなに重大なタスクってのは数多くあるわけではない。もし数多くあるというのなら、それは優先順位をつけられていないだけである。

また、時間を測りながらやっているので、その日の調子も把握できる。

普段なら10分で終わっている仕事も、15分かかる時もあれば、20分の時もある。人間なので調子のアップダウンがあるのは当たり前。そこを感覚的にやらずに数値で計算できるのは、1日あたりの生産性にかなりの差が出る。

普段の生活にはやらないようにしよう

最後にコツとして。

日常生活には適応しないほうがいい。

適応してしまうと、時間に追われることになる。するとストレスが溜まる原因になってしまう。

あくまでまずは「仕事上だけ」に限るのが吉。

時間を把握すること、測ることに慣れてきたら家事にも適応してもいいかもしれないが……。

ということでまだトラッキングして１週間くらいだけど、ここまで感じたことをシェアしてみた。

参考になれば嬉しいです。