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[ajike] 最近の社内メッセージをまとめる

noteに#オープン社内報というタグがありました。なので今日はそのタグを使った記事を書きます。

どんな記事か

 コロナの影響で年始にたてた方針が変わりました。リモートワークや目標など慌ただしく変更になったので、それを記事にまとめておきます。

・リモートワークを導入してどんな感じか。
・大小含めて、いままでとはカテゴリが異なる意思決定の機会があった。
・そんな中でスタッフに何を伝えたか。

まずは謝辞

IT業界の方を中心に我々がリモートワークができるのは多くの方々が現場で支えてくれているからです。
行政や公共交通機関、生産、小売、教育関係の方など書ききれない多くの方々がいるからリモートワークができていることに深く感謝しております。


リモートワーク全面移行の変遷

弊社は元々、リモートワークを月3回までOKというルールを3年ほど運用しておりました。

2月にそのルールの上限回数をなくし、3月に原則リモートという変遷をたどりました。

・ 2020年 2月 17日 → リモートワーク推奨
・ 2020年 3月 25日 → 原則出社禁止

2月17日の推奨方針を出してから、約半分くらいが自宅で仕事。

3月25日からは印鑑業務(社判おさないと仕事すすまない…)や特別な場合を除いて全員在宅になってます。

具体的にどんな感じでリモートワークを運用しているかはPRのせっちゃんが以下に書いてくれてます。

まずルールと環境の整備。

リモートワークになると、就業規則や各種ルールなど変える部分がありました。

具体的には

・ 就業規則や勤怠管理のルール確認、整備。
・ 届け出や申請がいまのルールにあるか?すべて esa に明記
・ 電話は引き続きfondeskで対応
・ マネジメントラインの明記
・ 通信環境の確認や手当の見直し
・ 椅子やモニターの貸し出し
・ セキュリティポリシーの確認、再度周知。

など、業務をリモートで行うときのインフラ面の整備をまず進めました。

もちろん、これに漏れた内容もあるのですが、適宜報告があがってくるとMTGをもうけて決定し、esa をアップデートして周知を何度か繰り返しております。

ちなみい、椅子やモニターの貸し出しは47さんのサービスを利用しました。ありがとうございました。


次にコミュニケーション方法の整備

各社のリモートワークにおけるレポートを見ていると、いろんな課題をみかけます。

当然、弊社にも該当する項目が多くあり、どうすると解決するか?うちらしいか?負担が少ないか?を鑑みながら、業務を進めるコミュニケーションルールをつくりあげていってます。

大事なことは業務への影響とスタッフの心身

リモートワークに移行してからは、スタッフの心身と業務の2つをチェックするように指示を出しました。
慌ただしく動く中、各スタッフ、マネージャーがんばってくれています。

そのうえで顧客や業務が成果につながるか?の仕組み化を試みています。
やはり業務がまわるか、そのうえで無理をしたり慣れない環境で不調になっていないか?がマネジメント側として気になるところです。

心身等の面に関しては CCO の山口が主体となって社内アンケートをとっており、主に生活面の不安がないか確認し、それをもとに話し合っております。

(アンケート結果の一例)

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リモート期間中は定点観測にしようと思います。

入社式もオンラインでした

4月に2名が社員になってくれました。

ひとりはある地域から学校を卒業後、上京してはたらくことになった方なので、大変不安な毎日をすごしているかと思います。

オンラインで先輩から仕事を学びながら、がんばってもらっています。
この経験は原体験になります。

苦しいときの経験こそ財産になるように、日々のできごとを聞いて、話し、メモすることで成長してほしいと思っています。

年間方針はこのまま?変更?

正直、かなり頭を悩まされました。

年末から年始にかけて2021年までの方針、計画を作成し2030年に目指す状態を皆さんに伝えました。

ただ、いまの状況を考慮すると、その計画はアグレッシブなものです。

ステップでいうと4段階のうち1つめをこの1年でやりきろう。というものでしたが、ステップに0が必要な状態になりました。

このステップ0とは

・スタッフのみなさんの生活を守っていくこと
・そのうえで会社の目的である、本質的な課題を見つけて解決するデザイン会社になること

を目指そう。

なので、スタッフの生活を守るために何をすべきか?どう仕事を継続して、お客さんに価値を届けていくのか?を軸に目的と目標を細分化しましょう

具体的に行うことは、この1ヶ月以内にブレイクダウンして目標ポイントを設定します。

esa および、全体の方針をまとめたスプレッドシートを見て、確認できるように進めます。

"UXデザイン"と言っている会社として

いまの状況はできていたことができなくなっている時期といえます。こういう機会は課題が見つかりやすい時期です。普段、UXやUIを考えている会社としてはいまこそデザインをする時期だと捉えて業務に取り組みましょう。

リモートになってやりやすくなったこと。

・ 自社の源泉を磨き直し、コンテンツ化すること
・我々が顧客と一緒に仕事した知見を資産化して、類推化して共有すること

今まではこのあたりを後回しにしてきました。この機会に知見を資産化する取り組みを行いましょう

いまできること → 具体的にはコロナ対策から。

できることからはじめよう。という言葉をよく見ます。
では、具体的に何から?となると基本はコロナの対策が最優先事項にしてください。専門家がわかりやすく噛み砕いてくれているので、これができることです。

1. まずはうちで過ごす
2. 感染時に備える
(社内で感染者が出たときの方針、具体案はesaに記載済み)
3. ウイルスと戦う


まず、これが自分たちのできることです。
この上に仕事をしてstep0をやりきりましょう。

最後に補足

いまスタッフの中から以下のアイデアが出て、取り組もうとしています。

期間限定ですが、無料&オンラインのデザインコンサルティングです。

通常は有料なのですが、この機会なので試験的に試しています。

我々の得意領域はサービスやユーザーの体験を考えたUIデザイン

・ 20分間のオンライン無料相談。
・サービスのデザイン課題についての分析や改善案
・ UXデザインやUIデザインでお悩みのこと

今回はデザインだけじゃなくて、以下のことも対応します。

・新たにオンラインの施策を考えないといけなくなったが知見がない
・リモートワークの方法
・ オンラインツールの使い方
・ Web会議の方法
・ 店舗運営などオフラインでやっていたことをオンラインでやってみたい
・ (おまけ)お子さんとの雑談やラジオ体操

※誠心誠意、私たちの知見の範囲でできるかぎり対応させていただきますが、分からないことや、全てにお答えできない場合もございます。あらかじめご了承ください。

IT、UI/UXデザインまわりで困っている方の少しでもお役に立てれば幸いです。

分からないことや、全てにお答えできない場合もございますであらかじめご了承ください。

■詳細は以下の記事をご覧ください。

それでは、皆様、くれぐれもご自愛ください。

重複しますが、最前線で活動されている方に改めて感謝します。

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株式会社アジケ CEO / 株式会社USEN Media CXO / デザイン組織や経営、マネジメントに関するnoteを書きます。ラジオ(podcast):https://anchor.fm/umemoto😐https://ajike.co.jp/
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