フォームから入ってくるリードを自動（no code）でスプレッドシートに登録する方法
BtoB向けにウェブマーケティングや広告の仕事をしていると、リード情報を手動でスプレッドシートに登録している場合ってないですか？
僕がいま担当している事業部は、入ってきたリードを営業が手動で入れていたんです。初めてそれを聞いた時、唖然としました。
無駄な作業に永遠と時間を使うのは、地獄以外の何者でもないです。
そこでこの記事では、入ってきたリードを自動でスプレッドシートに登録していく方法をお伝えします。面倒な作業は全てプログラムに任せましょう。
フォームは何を使っているのか
BtoC用のLPやホームページの問合せ、BtoB向けのリード獲得用LPなど、フォームはユーザーの情報を取得するために使われています。
フォームはワードプレスのプラグインで作るフォームや、phpで作ったフォームがありますよね。
で、開発部にフォームで入ってくる情報をスプレッドシートに自動で入れ込めるかと見積もりをとったところ、1日かかると言われました。金額でいうと5万円です。
もういっそのこと自分でやろうと考えました。
Zapierを使う
ZapierはいわゆるiPaaSと言われるもので、非エンジニアでもルーチン作業を自動化できるツールです。
ウェブアプリケーション同士を繋げるなら、このアプリに任せれば大抵のことが可能です。
では、Gmailで受信したメールをスプレッドシートに上げていくやり方をお伝えします。
Gmailで受信するメールを吸い上げる
フォームから来るメールっていうのは定型文です。
会社名：〇〇
名前：△△
お問い合わせ内容：□□
と〇〇と書いた部分が同じ構成になっています。さらに送信元アドレスや件名も同じです。共通する部分があるため、Gmail上でフォルダ分けすることが可能です。
ZapierではGmail連携があるのですぐに連携できます。新しくラベルがついたメールに対してのアクションをまず設定します。
そうすると、
・どのアカウントか
・どのラベルのメールか
・データは合っているか
と聞かれます。
表示されたデータが思い描いたデータと合っていれば、Gmail側の設定は完了です。
コツはGmail側でデータを取得したいメールのみにラベルをつけることです。
ラベルの付け方はこちらを参考にしてください。
データをスプレッドシートに吸い上げる
では次にGmailからZapier経由で吸い上げたデータをスプレッドシートに上げていく作業を行います。
アプリでGoogleSheetsを選び、イベントを「Create Spreadsheet Row（新しい行ができた場合）」とします。
そして、どのスプレッドシートの、どのWorksheet（タブ）なのかを選択します。タブの1行目には必ず、データのラベルを入れてください。ここでは作成日と内容という項目を入れています。
そして内容というところに、Gmailで取得したデータであるBody Plainをぶち込みます。
そしてSendDataでテストして、無事にスプレッドシートにデータが入っていれば完了です。
DoneEditingで完了としてください。
スプレッドシートのデータを整列させる
ここからが本番です。Gmailでデータを取得したのはいいものの、いまのままでは使えません。なぜなら一つのセルにまとまって情報が入っているからです。
会社名：〇〇
名前：△△
お問い合わせ内容：□□
上記の情報を分解して、
・会社名の列に「〇〇」というデータ
・名前の列に「△△」というデータ
・お問い合わせ内容の列に「□□」というデータ
を入れなければ、データベースとして使えません。そこで関数です。
僕が担当している案件に関しては、問い合わせフォームから来る情報は、「定型文1：〇〇」といった法則を見出すことができます。
なので、「定型文1：」の右側にある○○と書いた文章から、その1行が改行するまでを抽出できればいいです。
仮にスプレッドシートのB列にGmailから取得したデータが入っているとしましょう。そしてC列に抽出したい情報を反映させたいとします。
下記の関数を入れ込めば、C列には「定型文1：〇〇」の〇〇という情報だけ表示されます。
=ArrayFormula(IFERROR(SUBSTITUTE(REGEXEXTRACT($C2:C,"定型文1：.*"),"定型文1：","")))D列も同様に関数を入れれば、欲しいデータだけを取り出すことができます。
まとめ
このようにZapierを使えば、受信したメールの情報もデータ化することが可能です。
他にも便利な使い方もありますし、英語ですがプラグラマーじゃなくても直感でわかる作りになっています。
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