「業務推進力」を育てるのは組織の為ならず、自分の生き方も推進してくれる
当然ですが、ちょいメシを食うためには成果を出す必要があります。
評論家気取りではなく、成果に結びつけることが非常に重要です。
そんな時に重要なのは着実に歩を進め、完遂させる「業務推進力」です。
このチカラは何を与えてくれるか？
「業務推進力」とは何かに定義されないチカラで、その人の地力のように語られますが、いくつかに分類しスキルとして開発することが可能です。
このチカラを分類すると、
「マインド」「計画力」「実行力」の３つに分類できます。
「マインド」
自身の内的動機づけや環境などの外敵動機づけを意識的に設定することで、結果に大きく影響します。簡単に言うと、やる気のある仕事は捗るんです。
「計画力」
計画のない仕事は常に迷いを生みます。正しくない仮説でも良いのでロードマップを描き、進み方を示しましょう。計画があれば結果の評価もでき、明確なアピールすることが可能です。
「実行力」
結果、評価、振り返りまでやりきる力です。昨今の業務は自分一人では完結しませんので、回りを巻き込む力も非常に重要となります。
これらの３つの観点で業務推進力を開発すれば、地力につながると言えるでしょう。また、マインド醸成できると単一の仕事ではなく、将来に向けたステップアップも見通せるようになります。
チカラを育てるテクニック
・こんな人は危ない！
以下のような「やってるつもり」の人は、このチカラを改めて見直した方が良いでしょう。
・モチベーションはあるのに後ろ向き
せっかくやる気があるのに、業務のクオリティを追求せず、最低限のことだけやってしまっているパターンです。組織はそんな最低限の仕事など求めてはいません。
・自分でやってしまう
昨今の業務は自分ひとりでは完結しません。チームのメンバーと業務分担して進めないと、到底ゴールまで行き着かないでしょう。人を頼り動かす巻き込み力が重要です。
・みんなやって当然と思ってしまう
「計画なんて建てなくても、みんなやってくれるだろう。いや、やるべきだ。」といった気持ちになったことはないでしょうか。残念ながら、その期待を上回ることは少ないでしょう。やるべきことを示すことをサボっては推進力は向上しません。
・育てる方法
先程あげた「マインド」「計画力」「実行力」の３つに分けてお話します。
「マインド」
自身のマインドを育てるということは非常に難しいことです。
自分のやる気の出る仕事とは何か？どういう状態で成果を出せるか自分の声を聞くことを続けましょう。もし、難しい場合、メンターになってくれる人を見つけることも重要です。
チームのメンバーのマインドを上げるには人材配置、目標設定、人事制度、職場環境の改善などがありますが、個人でなんとかできるものでもありません。上司と相談することも重要です。
個人にしろ、チーム活動にしろ、今の仕事が好きで興味ある状態にあることが非常に重要です。
「計画力」
計画力を養うには愚直に基本を守るのが重要です。何かを始める時に必ず、以下のような項目をまとめるクセをつけましょう。大きなプロジェクトじゃなくても、小さな自身だけの業務でもやることが重要です。
・背景と目的
・課題と仮説の設定
・対象範囲（スコープ）
・リソース（費用、人員）
・スケジュール
・タスク
・チーム構成、役割分担
・課題、リスク
もし、詳しく内容を知りたい場合はPMBOKで定義されているプロジェクト計画書について学習すると良いと思います。
また、計画はチームのメンバーと共有することが最も重要です。作っただけで満足してはいけません。
「実行力」
実行力を育てるのはマインド面を気にしがちですが、様々なテクニックもあります。是非、既存のテクニックを使いましょう。
単純ですが、まずはタスク管理を徹底します。タスク管理は状態の良し悪しを明確にします。「遅れているか」「遅れていないか」です。
遅れている場合、それは問題でありどこかに課題があります。玉虫色な進捗に白黒つけるのはタスク管理以外ありません。
次に、巻き込み力もとても重要です。実行力を阻害する１番の理由は外部要因です。進捗MTG等で「○○担当からの返事待ちです」という報告を聞くことはないでしょうか？
足を止めるのは、他担当であることは多いにあります。そういう時は巻き込み力を鍛えましょう。
巻き込み力を鍛える方法は、このサイトでは「ファシリテーション」「交渉」「コミュニケーション」とされています。
前者２つは意識的に日頃から訓練します。「ファシリテーション」はMTGの進行をやってみたり、その際にアジェンダを作ってみたり、議事録などを作ってみたりです。「交渉」は利益相反する（可能性がある）相手と話す時に、しっかりと事前に合意したい事項をまとめたり、相手の利益を分析したりします。
「コミュニケーション」についてはなかなか難しいですが、知り合った仲をどう業務に活かすか？を考え、関わる可能性が高い人とは定期的に連絡するようにしましょう。筋繊維のように育ちます。
そうやって地道にOJTで育てていくのが、業務推進力なのです。
チカラを使いたいシーン
・初級編
業務推進力について、初級を個人、中級をチームで考えてみます。それぞれを「マインド」「計画力」「実行力」を考えながら解説します。
まず、ある程度の規模の企業なら、確実に”目標設定面談というものがあると思います。
形骸化されているケースもありますが、自分の進むべき方向を改めるいい機会です。個人業務における最大の「計画」は組織における目標設定であることは覚えておきましょう。
これがズレていると、組織にとって優先度の低い業務ばかりやって、全く評価されないようになります。
また、「マインド」醸成も定期的にしないといけません。半年に１度では全然足りません。そのうえ評価されない事が続くと、「マインド」は底に落ちます。自分で醸成する意識を持ちましょう。ストレス発散も重要ですが、企ててワクワクする感覚も忘れずに。
実際、業務を進めると、如何に自分が怠け者かわかってきます。やってるつもりでやっていないことも多くなります。その場合、前出のタスク管理をしっかりやりましょう。
※ 参考
マネージャー向けの研修では「タスク管理は担当者の欺瞞を暴く」と言われます。つまり、「やってます」の嘘を暴き、騙している担当者に真実を打ち明けさせるのです。
進捗MTGで報告するのが辛い状況になることもありますが、自分でタスク管理をしっかりしていれば、進捗MTGは何も怖くありません。
だって、わかってることを伝えるだけですからね。
・上級編
さて、上級編としてチームリーダーとなったときに業務推進力を発揮する方法をお話します。チームリーダーということはメンバーの業務推進力を高める事が重要です。
１番はチームメンバー間での意識統一です。「マインド」面でも「計画」面でも、この意識統一が鍵になります。
メンバー全員が同じ方向をしっかり見つめるために計画書を作成し、しっかりと説明＆フィードバックさせるようにしましょう。
よく、コミュニケーション企画などをして仲間感を醸成する人たちもいます。それを否定するものではありませんが、それ自体がきっかけになることはほとんどありません。定期的なコミュニケーションをとる仕組みを導入し、価値観をすり合わせていきます。
重要なのは”業務と仕事させないこと”です。あくまで”人と仕事をしている”意識をしっかり持たせましょう。
リーダーとして意識したいのは、「人が勝手に仕事してくれる状態」を作り出すことです。何でもかんでもマネージメントしていられませんからね。
少し具体的な話として、チームにおいてもタスク管理は重要です。進捗も確認しなくてはいけません。これには「カンバン方式」というスタイルを導入されていることがあります。
製造業や向上の現場で疲れることが多かったのですが、最近ではプロジェクト進行の場合、色々なシーンで活用されていっています。
カンバンを使ってタスク状態（ToDo/Doing/Done）の見える化をします。
合わせて朝会などの対面MTGをするのも良いでしょう。ただ、こういった見える化ツールを使わず対面MTGをしていても「なんか無駄だなぁ」という雰囲気が出てしまいます。
対面MTGをするなら、「マインド」醸成と「計画」の方針確認と「実行」状況の把握ができるようデザインしましょう。
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