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テレワーク中に質問したいとき、どうしてますか?

弊社クレイでは2月の半ばからテレワークを実施しており、5ヶ月ほどが過ぎました。

ちなみにクレイでは、7年以上前からクライアントや外部パートナーの方々と毎朝ビデオチャットで朝会をしていました。2年ほど前からは週に一度テレワークの日を設けています。

その経験やノウハウがあったので、テレワークに完全移行することにほぼ不安はありませんでした。

とはいえ、いざ始まってみるとやはり「わからないことがあったときに質問しづらい」といった問題が出てきました。

質問する場所を決めておくのがポイント

テレワーク中、オフィスワークとは異なりすぐ隣にいる同僚に質問をすることができないという経験がある方もいるのではないでしょうか?

テレワークにおいても、すぐに質問をして仕事を進めやすくすることがとても重要です。

顔が見えないからこそ、わからないことがあるときは以前より積極的に質問をしていくべきです。

ですが、質問をするにも場所を決めておかないと、確認しなければいけない手間が増えて逆に煩雑になってしまいます。

まずは質問する場所を一箇所に集約し、業務情報があちこちに散らばらないようにすることがポイントです。

すぐに質問するならチャットツール

リアルタイムのやりとりにはSlackなどのチャットツールを使い、質問専用のチャンネルを設けるのがよいでしょう。

特に急ぐ場合にはビデオチャットや通話と、緊急度によってツールを使い分けるのがポイントです!

また、忙しくて質問に答える時間が取りにくかったり、開発系など集中できる時間を設ける必要があるメンバーもいます。

そういったメンバーにはなるべくテキストで質問するなど、相手の都合に配慮したやり方を選べるとよりスムーズにやりとりができます。

大きな質問、多くの声を聞きたいなら情報共有ツール

すぐには答えられないような大きな質問だったり、社員の声を広く集めたいなら情報共有に特化したツールを使うのがよいでしょう。

クレイでは、提案や広く意見の募集をするときにはDocBaseを使っています。

情報共有ツールならチャットツールのように情報が流れず、後から探すことも容易というメリットがあります。

また情報共有ツールに書いて残してしておけば、後に同様の質問を受けたときにも「このメモを見てください」と促すだけで解決でき生産性の向上につながります。

よく質問されること、何度も参照する情報はなるべく情報共有ツールに残しておくと、チームや他のメンバーだけでなく未来の自分も助けることになりますよ!

まとめ

テレワークのコミュニケーションの困りごと、その解決方法についてお届けしました。

状況によりツールを使い分けて、テレワークの生産性を上げていきましょう!

参考
やってみてわかったテレワークの課題と対策を解説 | 働き方改革ラボ https://workstyle.ricoh.co.jp/article/telework-topic.html

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