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新人職員振り返りの会~オンラインで開催中!~

こんにちは!今年の4月にダイバーシティ工房へ入職した、わっさんです。

2020年は、私を含め8人の新入職員が入職しました。そのバックグラウンドは様々で、元学校教員や元学童職員といった教育業界出身の方に加えて、元銀行マンの方や、新卒で入った職員もいます。私も新卒の一人です。大学時代はトルコ語を勉強していました。

そんな新入職員たちが月に1回、一同に会して行う「新入職員ふり返りの会」。オンライン会議システム「Zoom」を使って実施しています。

今回は、この「新入職員ふり返りの会」がどのように行われているのかということについて、私が感じたことや気づいたことを交えながらお伝えしたいと思います!

「職員のふり返りってどんなことしてるの?」「ダイバーシティ工房の新入職員ってどんな感じなんだろう?」というみなさんにお読みいただければ嬉しいです。

* * *

▼「新入職員ふり返りの会」とは?
新入職員が月に一回集まって、「日々の仕事で感じていること」「悩んでいること」「うまくいったこと・いかなかったこと」などを共有し合う場です。

目的としては、
① 業務改善
② 仕事へのモチベーションアップ
③ 新入職員のコミュニティメイキング(関係構築)
といった感じでしょうか。
こんなふうに書くとすごく「おカタい」印象がありますが、実際は割とフランクな雰囲気です。

私が一番大事だと思っているのが、③のコミュニティメイキングです。
①と②も大事なのですが、これを意識しすぎるとどうしてもマジメな空気になってしまい、結果としてあまり有意義な場ではなくなってしまいます。
なので、「ふり返りを通じて、成長しなきゃ!」みたいな意識はほどほどにして、ざっくばらんに語り合うことが最も大切だと私は思っています。

▼どんなふうに進めているの?
ツールは、オンライン会議システム「Zoom」を使用しています。メンバーは、勤務先が異なっていますし、在宅勤務をしていることもあるので、それぞれの場所から一堂に会するにはやはりオンラインが好都合なのです。

ファシリテーター(進行役)は1人が担当して、リレー形式で毎回交代しています。実はこのリレー形式がミソだと思っていて、ファシリテーターが交代することでその人の「色」が出て、コンセプトも様々になり楽しくなるのです。

ファシリテーターの存在はとても重要で、かつ結構疲れます(オンラインだとなおさら!)。なので1人が専任で担当してしまうとその人の負担ばかりが大きくなってしまいます。しかし、みんなで担当すれば、負担が軽くなるだけでなくファシリテーターの人を支えようとする雰囲気も生まれ、良いことづくめなのです!

では、もう少し具体的に内容を紹介しますね。
流れとしては、
①チェックイン→②グループトーク→③全体共有→④チェックアウト→⑤KPTふりかえり
といった感じです。順に解説します。

①チェックイン
「チェックイン」と聞いて最初に思い浮かぶのはホテルや空港での手続きですが、会議やセミナーなどにおいては、「冒頭に参加者が自分の状態や気持ちなど、自身のことについて全体に共有すること」を指します。

チェックインをすることによって、「みんなが自分のことを自由に話せる」というマインドセットをつくり、発話するハードルを下げられるのです。いきなり大人数のなかで発言することって、難しいですもんね。

よくあるチェックインのトピックとしては、「今の自分の気持ち」でしょうか。私がファシリテーターを担当したとき(4月末)は、「外出自粛が解けたらしたいことorゴールデンウイークにしたいこと」にしました。他にも「最近のラッキーなできごと」とか「今日の朝ごはん」なんてのも、よいアイスブレイクになります。

②グループトーク
Zoomのブレークアウトセッション機能を使い、3,4人のグループに分かれて話を始めます。
各グループで進行役・タイムキーパー・記録係を決めます。

③全体共有
グループトークが終わったら、全員で集合。各グループでどんなことを話したのか、簡単に共有します。
「あっちのグループもあの話になったんだ!」とか、「あっちのグループはそんな話してたのか!」とか、いろんな気づきが生まれます。

④チェックアウト
チェックアウトでは感想や学び・気づきなどを共有して、会をしめます。参加者にとっては気持ちや考えを整理する時間になりますし、ファシリテーターにとっては参加者からのフィードバックにもなります。

⑤KPTふり返り
KPTとは、Keep(よかったこと)・Problem(うまくいかなかったこと)・Try(次回やってみること)の頭文字を取ったもので、プログラムの改善などに使われるフレームワークの一つです。

ふり返りの会が終わった後、参加者がスプレッドシートにK・P・Tの各観点から、「ふり返りの会」のふり返りをします。会が終わってから時間をおいた方が、考えがまとまることもあるのです。

ちなみに各観点の内容は、たとえば以下の通り。
K…ふり返りを通して感じたこと、学んだこと
P…ふり返りの反省点、疑問点、話したりないこと
T…ふり返りを踏まえて、今後やってみたいこと

こちらが使用したスライドです:https://bit.ly/2PaDy7f

▼私が感じたこと
・「新入職員」は同じ立場で語り合える仲間!
同じような悩みやモヤモヤ、感動を分かち合えたり、所属教室や経歴が違うからこそのアイデアや発見も得られたりします。

・回数を重ねるごとに打ち解けていく!
初回はお互いほぼ面識がない状態でしたが、だんだんと打ち解けていっているのを感じています。今では、ふり返りの会から派生してオンラインランチ会も開くほどです!

・ふり返りの会は進化する!
先ほどお話したKPTを踏まえて、次のファシリテーターはふり返りの会をブラッシュアップしています。私がファシリを担当した初回から、だいぶ進化していると思います。

・早く対面でもお話したい!雑談ももっとしたい!
オンラインでは何度も顔を合わせているメンバーですが、昨今の状況柄、直接お会いしたことがない方もいるのです…!
なので、状況が落ち着いたら早くみんなと対面して、くだらないことも含めてお話したいです。

* * *

以上、「新入職員ふり返りの会」についてお話しました!
職員のふり返りの様子や、ダイバーシティ工房の新入職員の様子、少しでも感じ取ってもらえたらうれしいです。

それでは、トルコ語の「さようなら」でお別れしましょう。
Güle güle!(ギュレギュレ!)


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