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業務改善につながるグループウェアツールの活用セミナーを開催しました

デジテック for YAMAGUCHI 事務局

　デジテック運営事務局のひらのです。
　サッカーＷ杯、日本代表の決勝トーナメント進出でますます盛り上がっていますね。２回戦までは１９時や２２時といった日本人が見やすい時間帯の試合開始だったので有難かったのですが、今後は全カードが２４時以降の開始ということで、寝不足＆早起きが続きそうです…。
　さて、この投稿では、クラウドを利用したグループウェアツールについて学ぶ「業務改善に使える『Google Workspace』活用セミナー」につきましてご報告します。深夜のサッカー観戦続きで仕事のパフォーマンスが落ちてるかもという方も、デジタルツールが補ってくれるかもしれませんよ。

クラウドサービス導入のメリット

　まず、グーグル・クラウド・ジャパン合同会社の庄司さんからクラウドサービスや「GoogleWorkspace」の機能等について講演頂きました。クラウドを利用することで、個社が設置する、いわゆるオンプレミスのサービス運用に必要となるソフトウェアやサーバ、ストレージなどの保守管理から解放され、一人当たりのコストも抑えられるということ。また、アクセスも、時間・場所・デバイスを問わず接続することができ、常に最新のバージョンで利用することが可能で、メンテのための利用制限もなく、機能拡張も瞬間的に対応できるなど、たくさんのメリットがあるということを紹介いただきました。 

様々なシーンで活躍する「GoogleWorkspace」の機能紹介

　続いて、「GoogleWorkspace」について紹介いただきました。組織を動かすために必要となる作業をまとめて対応できるクラウドサービスで、メール、チャット、オンライン会議といったコミュニケーションツール、ファイルデータの格納・管理、WordやExcelなど他社から提供されているソフトウェアと互換性を持ったコラボレーションツールなど、業務で必要になる機能がマルっと搭載されているということでした。
　機能の紹介では、いくつかデモを見せてもらいながら説明頂いたのですが、ＡＩによる提案機能には特に驚かされました。受信メールの返信コメントをＡＩが自動で「こんな感じでどうでしょう」と３つほど文案を提示してくれる機能があって、そのまま引用しなくても、ＡＩはその後に返信された文面を見て、次はもっと良い提案をしようと学習していくのだそうです。なんと健気、そしてスゴい修正力と思いませんか。さらに、カレンダー機能の利用では、打合せの会場となる会議室の提案もＡＩがやってくれます。その日の勤務場所や会議の人数を踏まえて、「この部屋どうでしょう」と候補を挙げてくれます。他にもストレージサービスでは格納した写真などの画像に映っている文字情報までも検索対象にする機能があったり、音声入力による文字起こし機能なども備えていて、ＡＩによるサポートを存分に感じながら業務を行うことができるという印象でした。

アドオンツールの導入でさらに便利に

　続いては、株式会社サテライトオフィスの近内さんから、「GoogleWorkspace」をさらに便利に使うことを可能にするアドオンツールについて紹介いただきました。サテライトオフィスさんでは、非常にたくさんのアドオンツールを提供されており、その中から選りすぐりのものを紹介いただきましたので、個人的に特にインパクトを感じたものを書かせてもらいます。
　一つ目は、電子稟議のワークフローツールです。自社の事情に合わせて各種の申請ごとや事務決裁を行うことができ、柔軟なカスタマイズも可能ということで、特に驚いたのは、決裁者がメール画面上で伺いの内容確認から決裁までを完結させることができるという点です。多くの企業・団体では、決裁対象の案件を知らせるサービスと電子決裁のサービスはそれぞれ異なることが多いのではないでしょうか。（勝手な思い込みだったゴメンナサイ）メールとアドオンツールを一体化させてシームレスに事務処理を行える点がスゴイと思いました。
　二つ目は、掲示板・回覧板ツールです。自社組織内でインフォメーションを掲載する場合、一方的な情報発信になっていたり、誰が見てくれたのかがわからなかったりすることがあるかと思います。こちらのアドオンツールでは、「いいね」ボタンや発信者へのメッセージフォーム機能を通じて双方向のやりとりが可能で、既読未読の管理をすることも出来るので、発信者はどのくらいの人に情報をリーチできたかがわかりますし、フォームを通じたやりとりも可能ということで、個別の事後フォローや発信に際しての改善にも活用できる点が便利だなぁと感じました。
　セミナーでは、他にも多くのツールの紹介をいただいたので、ご関心のある方は、Y-BASEのYouTubeチャンネルに動画を掲載していますので、是非ご覧ください！　

業務効率化の余地に気づくことができました

　以上、「業務改善に使える『Google Workspace』活用セミナー」のご紹介でした。コロナの流行があって、オンライン会議やチャットの導入が一気に進んだので、何となくこれまでよりはデジタルを活用して効率的に働けているつもりだったのですが、このセミナーを通じて様々な機能やツールを知って、まだまだ省力化できる余地があるなと、私自身のワークの環境にも改善が引き続き必要だなと痛感しました。こうしたサービスを活用しながら、最適な業務のかたちを追求したいものですね。
　終わりに、Y-BASEでは、定期的に業務改善や新たなサービスの創出につながるようなイベントを開催しております。過去のセミナーはYouTubeチャンネルに掲載していますので、是非お気に入り登録やご視聴をお願いします。それでは。