第2回　「システム化」するには何から始めたらいいの？

前回の振り返り
　業務改革の基本「業務フロー図の書き方/活用方法」について連載をさせていただきました。本連載は、発展編として、業務フローと課題管理票を活用した、業務のDXを達成するための準備について、全3回の連載として書かせていただきます。
　今回は「課題となっている業務をシステムの力を借りて解決する」という具体的な部分についてシステムの力を借りるのはいいけど、どうやったら分からない。というベースの部分からシステム化を進めていく流れを書いていきたいと思います。

「システム化」するには何から始めたらいいの？
　これまでに、業務フローが作成され、課題の潰しこみがされている前提で進めます。この段階では、システム化する対象の業務がある程度明確化されていることでしょう。業務のシステム化をしていく際には、下記の手順で進めていきます。

　【業務のシステム化手順】
　　①　システム化することで解決したい課題を洗い出す。
　　②　新しい業務の流れを検討して、あるべき業務フローとして書き表す
　　③　新しい業務の要件を満たせるシステムを検討する。

①システム化することで解決したい課題はなにか？
　ベースの考え方としては、前回ご紹介した、「業務をやめること」でも「アナログな手法」でも解決出来ない課題に対して、システム化の検討をしていくべきだと考えられます。
　現状の手持ちの武器では立ち行かないため、新たな武器になる「システム」を検討します。

　ただ、前回でも書きましたが、システム化することで課題の本質的な原因が解決するのか？という部分について、徹底的に深堀りをする必要があります。
　システム化することで表面上では課題が解決されたように見えても、本質的な原因が解決されていない場合、その課題は再燃します。これは、「業務をやめること」でも「アナログな手法」で解決しようとした場合も同じです。課題には根本的な原因があるはずで、それを深堀り出来ていない場合は、まずは課題の根本的な原因の洗い出しからやり直します。

　徹底的に深堀りをした後に残った課題が「解決したい課題/解決しないといけない課題」になります。課題一覧を眺めて安直にシステム化をする課題を選定するのではなく、しっかり課題の深堀りを行い、その結果、「業務をやめること」でも「アナログな手法」でも解決出来ないが解決するべき課題についてシステム化を行っていくべきです。

②　新しい業務の流れを検討して、あるべき業務フローとして書き表す。
　課題の本質的な原因について徹底的に突き詰め、システム化することで解決したい課題が明確になったら、次はその課題を解決出来る業務の流れを検討します。
　課題を解決するにはどうするか、まずはあるべき業務の流れを新しい業務フローとして書き表していきます。業務フローを作成する理由は、前連載でも何回も書いてきましたが、「共通言語とする」とこが目的になります。これは、既存の業務を整理する場合でも、新しい業務を検討する場合でも同じことです。
　あるべき業務フローを作成し「共通言語」を作成することで、初めてどんなシステムがいいのか、という検討のステップに入れます。ルールが無い中でシステム選定していくと、本当に適したシステム化の範囲がどこなのかが、全く見えなくなってしまいます。

③　新しい業務の要件を満たせるシステムを検討する
　②であるべき業務フローを表したので、どういう業務にしたいのかが明確になりました。次はどのシステム(ソリューション)を使ってシステム化をしていくのかを検討していきます。ただ、このタイミングでこれだ！と決定するのではなく、2-3個に絞ることを目的としてシステム(ソリューション)選定をしていきます。

　最近は色々なシステムがあり、どれがいいのか分かりづらいと思います。選択肢としては既存のシステム(ソリューション)を利用するパターンと、自分たちの要件に合わせてシステムを構築する。パターンです。
　まずは、システム(ソリューション)を利用するパターンで選定を行っていくことをおすすめします。これは、システムを「利用する」という考え方をベースにしており、システムに業務を合わせていくことになります。クラウド上で数多くのシステム(ソリューション)が提供されている現在、それらを「利用する」ことで、システムコストを抑えることにも繋がります。

　私はいつも、「システムに業務を合わせていく(利用する)」という考え方をベースにして進めていきます。
　業務要件にあわせてシステムを作っていってしまうと、業務フローが変更された場合や、法改正等があったときの対応等々が、全て個別の対応をしなくてはならず、システム改修費用がどんどんかかってしまいます。世の中にはいいソリューションが山程あるので、利用しない手はありません！

　次回は、今までまとめて書いてきたことをベースに、より具体的にシステム化をスタートする際に必要な「概要検討書」を書き始める際の最重要ポイントについて書いていきます。
　是非引き続きご覧いただければと思います。

島津　将吾（Shogo Shimazu）
大学にてマーケティング戦略を学び、産学連携PJ等で実際のビジネスでの実践を経験。UNIQLOでのアルバイト経験により小売業の面白さに目覚める。大学卒業後はこれからはデジタルの時代であると考え、ネット小売業の（株）セブン・ネットショッピングに入社。管理業務やカスタマーサポート、マーケティング業務を担当し、その後、オムニチャネルプロジェクトに参画。「omni7」サイト構築に構想段階から関わり、リリースまで担当。2017年8月に（株）デジタルシフトウェーブに転職。現在は、主にデジタルシフトのための業務改革をご支援している。

★この著者の連載
デジタルシフトのための「業務フロー図作成入門」

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