ふるさと納税管理の業務改善の道のり①

こんにちは、地域活性化起業人の角南（すなみ）です。

私が初めに受けた業務改善で、「ふるさと納税管理の業務改善」を行いました。
どのような手順で進めたかを何回かに分けてご紹介したいと思います。

概要

登場人物

• 寄附者

• ふるさと納税担当者

登場するツール・モノ

• ふるさと納税管理帳票（Excel）

• ふるさと納税申請テンプレート（Excel）

• ふるさと納税寄附サイト

申請フロー（申請者側）

• 寄附者が、役場のホームページに載っているふるさと納税申請テンプレートをダウンロードし、寄付情報を記載した後、寄附者にメールで役場のふるさと納税担当者宛に送ってもらう。

• 寄附者が、ふるさと納税の申請ができいるWebサイトから申し込みを行い、申し込み完了後、ふるさと納税寄附サイトからメールで役場のふるさと納税担当者宛に送付される。

申請フロー（担当者側）

• ふるさと納税担当者宛に来たメールを確認後、ふるさと納税の帳票に手動入力する。

文字だとわかりにくにので図にしました。

役場サイトからふるさと納税申請テンプレートをダウンロード

1. 寄付者が役場サイトからふるさと納税申請テンプレートをダウンロードする。

2. 寄付者が申請テンプレートに記載後、メールに添付する。

3. 寄付者がメールをふるさと納税担当者宛に送付する。

4. ふるさと納税担当者がメールの内容を確認する。

5. ふるさと納税担当者がメールの内容を手動入力する。

ふるさと納税管理サイトから寄付情報入力

1. 寄付者がふるさと納税申請サイトから寄附情報を入力する。

2. ふるさと納税申請サイトから、寄付情報のメールが送付される。

3. ふるさと納税担当者がメールの内容を確認する。

4. ふるさと納税担当者がメールの内容を手動入力する。

最初の依頼内容

役場のふるさと担当者からの最初の改善提案は、
「ふるさと納税申請サイトの管理画面から、寄附者のデータを一括でCSVダウンロードする事ができる為、ふるさと納税管理帳票に一括アップロードできるようにしてほしい」
でした。

ふるさと納税管理サイトから寄附データCSVをダウンロードする改善案

1. 寄付者がふるさと納税申請サイトから寄附情報を入力する。

2. ふるさと納税申請サイトから、寄付情報のメールが送付される。

3. ふるさと納税担当者がふるさと納税申請サイトから寄附情報のCSVをダウンロードする。

4. ふるさと納税担当者が寄附情報のCSVをふるさと納税管理帳票にアップロードする。

一見すると、手動入力するという事がなくなり、良い案だなと思いましたので、着手しはじめていましたが。。。
この改善を行なっても、役場サイトからの寄付申請書をダウンロードはなくなっておらず、1部分の作業効率化で終わってしまいまそうでした。

ここから、業務フローの見直しと、新しいフローの提案させていただくのですが、今回はここまで。

引き続きフォロー、応援よろしくお願いします。