時代遅れと言わずに適材適所で使ってほしい「ビジネスフォン」の基礎きほん

スマホ・チャットツール全盛の時代。右も左もみ〜んなスマホ片手に過ごしてる。職場では、SlackやChatworkなどのチャットツールを使って、あらゆる企業がテキストコミュニケーションで仕事をしてる。

そんな時代に、まして情報感度の高いユーザーが多い（と聞く）『note』で、「ビジネスフォンの基礎きほん」と題し記事を認（したた）めるのはいかがなものかという意見はごもっともです（笑）。

・会社名：リスペクト株式会社
・サービスサイトはこちら
・設立：2011年9月
・本社所在地：東京都練馬区貫井1-25-8 NTT西練馬ビル2階
・事業内容：1. ビジネスフォンや複合機などのOA機器販売
　　　　　　 2. 光ブロードバンド回線のご提案や電話工事 など
・TEL：03-5848-8057

でも、ビジネスフォンを扱うOA機器販売会社として一言物申したい。「適材適所でお使いいただければ、ビジネスフォンはとても便利な機器ですよ」と。

何本の連載になるかわかりませんが、「ビジネスフォン vs スマホ他 ITツール」の問いに対して、リスペクト代表の北原が語らせていただきます。

まず初回は、そもそもビジネスフォンとはなんぞや？という読者の皆さんに向けて、ビジネスフォンの基礎きほんをお届け。

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そもそもビジネスフォンとはなんぞや？

まずは基本にして、意外と皆さんに知られていないことについて。さて、質問ですが「ビジネスフォンの定義を答えよ」って聞かれたらどう答えますか？

「会社にある電話のこと？」。……ふむふむ。「オフィス内で連携している電話」うーん、惜しい。いや惜しくないか（笑）。

オフィスワーク経験者なら、誰しも一度は目にしたことがあるビジネスフォンですが、案外定義って答えづらいですよね。

・・・・・

ビジネスフォンとは、一言でいうと『複数の外線と内線を共有できる電話機』のことを指します。つまり、”異なる電話番号窓口のお問い合わせをひとつのビジネスフォンで受けたり”、”内線を転送・保留したり”といった機能をもつ電話機です。

現在だと、自宅に電話機を新規で設置される方は減りましたが（スマホの台頭により）、個人宅の電話機と違うのは『複数の』というところ。自宅の電話機では、例えば「03-1111-1111」のようなひとつの電話番号で受電するしかできません。まあ、逆にいうとひとつで十分ですが。

でも、会社の場合、例えば代表窓口と営業部、制作部と●●サービスのお問い合わせ窓口……といった具合に、受電の窓口が複数であることがよくありますよね。特に大企業である場合に顕著です。

そのうえ、デスクが離れている上司や別部署の担当者に代わる必要があるとき、保留転送で席にいながら電話を引き継げたらとても便利。これについては、別記事で「ビジネスフォンのメリット」について詳しく解説しますが、このあたりがビジネスフォンの利点といえます。

主装置の役割と仕組み

そんなオフィスで価値を発揮するビジネスフォン。いったい、どんな機器で構成されているのかというと、「主装置」と「ユニット」そして「電話機」から主に構成されています。

そして、ビジネスフォンの中心を担うのが主装置という存在。主装置とは、いわば複数の外線や内線を連携し、ビジネスフォンをビジネスフォンたらしめている機器。その他にも、外線・内線の交換切り替え、電話帳の番号データの記憶機能などもあります。

主装置には「スロット」と呼ばれる差込口が搭載されており、メーカーや商品によってスペックは異なりますが、一般的にはCPUをはじめ、電源ユニットや内線ユニット・外線ユニットや他機能ユニットが格納されています。

先ほどのビジネスフォンの定義（複数の外線と内線を共有できる電話機）を別の言い方にすると、この主装置と主装置が制御する1台1台の電話機の集まりをビジネスフォンと捉えてもよいでしょう。

ユニットの役割と仕組み

では、ユニットとは何か？というと、大きく「CPUユニット」「外線ユニット」「内線ユニット」「単独電話機ユニット」「CSユニット」「ドアホンユニット」「ボイスメールユニット」に分けられます。順に説明していきましょう。

・CPUユニット

これはビジネスホンの中枢的な役割を担い、全体を制御するユニットです。主装置のデータ設定もCPUユニットによって行なわれます。

・外線ユニット

外線ユニットは、外部と電話するために電話回線と接続する役割をもつユニットのことです。主装置に収容される電話回線の種類によって、さらに「アナログ用外線ユニット」「ISDN用ユニット」「ひかり電話ユニット」に分けられます。

・内線ユニット

内線ユニットは、主装置と電話機を接続するためのユニットです。オフィス内の電話機の数に応じて必要となります。必要な数はメーカーによって異なるのですが、例えば「SAXA」というメーカーである場合、8台の電話機ごとに1枚の内線ユニットが必要です。

・CSユニット

デジタルコードレスアンテナを接続するためのユニットです。デジタルコードレス電話機は「PHS」とも呼ばれ、デジタル信号でワイヤレスに通信できる携帯電話端末のことです。

・ドアホンユニット

ドアホンユニットは「インターフォンユニット」とも呼ばれ、オフィスのインターフォンが鳴ったときに、電話機で通話ができるユニットです。

・ボイスメールユニット

メーカーがNTTのビジネスホンに限って留守番電話を残す機能を搭載したい場合は、ボイスメールユニットが必要となります。なお、他のメーカーのビジネスフォンでは、デフォルトの機能として搭載済みです。

ビジネスフォンならではのメリットとは？

冒頭で触れたように、スマホを誰もが一台は持ち、多くの仕事上のコミュニケーションをオンラインのチャットツールで行なう現代において、ビジネスフォンならではのメリットとはなんなのでしょうか？

当然、ビジネスフォンを導入・設置したほうがいい理由があるからこそ、今でも新規企業の設立時やオフィス移転時に必要とされているのです。

さて……そんなビジネスフォンのメリットは、この記事が少し長くなってしまいますので、明日の18:00ごろに掲載いたします。ぜひ、またご一読いただけますと嬉しいです。

では、また！

・会社名：リスペクト株式会社
・サービスサイトはこちら
・設立：2011年9月
・本社所在地：東京都練馬区貫井1-25-8 NTT西練馬ビル2階
・事業内容：1. ビジネスフォンや複合機などのOA機器販売  , 2. 光ブロードバンド回線のご提案や電話工事 など

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