リモートワークにおいて円滑なコミュニケーションを行うテクニック
筈井です。
前回の記事では所属しているチームの開発サイクルを変えた話をしました。
今回は、コロナ禍以前からフルリモートワークのチームで働いている私が、日々のコミュニケーションで意識しているポイントを、テクニックという形で紹介していこうと思います。
こちらは、私が所属しているHANOWAというチームに限らず、どの組織に行っても有効な内容になっているため、最後までお読み頂けると幸いです。
テクニック1 何かつぶやく
まずはこちらのやり取りを見てみましょう。
こちらはプロダクト内のパスを変更するという、141ファイルへの修正対応を行っていたときのSlackでのやり取りです。
目にしたチームメンバーが助け舟を出してくれることもしばしば
私の何気ないつぶやきから、チームメンバーは以下の情報を得ることができます。
パスの修正作業自体は完了していてこれから動作確認に入る進捗である
141ファイルも修正が入っているので結構影響範囲が大きそう
筈井さんが大変そう(笑)←ここ重要
実はリモートワークに慣れているチームでは当たり前に行っています。作業の進捗が良くても悪くても、今自分がどんなことをやっているのか、作業についてどんな所感を持っているのかをチームメンバーにゆるく共有しているのです。
リモートワークではメンバー同士が顔を合わせないため、「あの人は元気に仕事しているな」「あの人忙しそうだな」といった周囲の雰囲気が見えません。
時間のかかる仕事に取り組んで業務でのアウトプットが途絶え、Slackのようなチャットツールでの発言がない。
するとリモートワークにおいて、その人の存在は消えてしまいます。今何をしているのか。順調なのか。それともサポートが必要なのか。特にマネジメント側の人間は不安になるものです。
この「何かつぶやく」というテクニックを駆使するだけで、周囲に自分の進捗を伝えることができますし、周囲にしてみれば「順調そう」「サポートが必要かな？」といった雰囲気がつかめるので安心感があります。
テクニック2 メッセージの受け手のことを考える
リモートワークではテキストコミュニケーションがメインになります。私が現在参画しているチームでは日々Slackでやり取りさせて頂いています。
そこで、まずは次の2パターンのスクショを御覧ください。
ブログ用のサンプルです…普段はこんなこと言いません…
困っているかもしれない相手が、なるべく相談しやすいような雰囲気を自ら作る努力をする
どちらもチームメンバーにタスクの進捗状況を聞きたいだけのメッセージなのですが、パターン2に比べてパターン1は「遅いけど何やってんの」という心の声が聞こえてきそうです。これではメッセージを見た相手は萎縮してしまいます。
(断っておきますが、私はこんなメッセージ送りません…)
オフィスで顔を合わせた状態で、相手の表情が見えるのであればパターン1の内容を発言しても問題ないかもしれません。
しかしテキストベースでは、自分が思っている以上に相手に冷たい印象を与えてしまいがちなものです。特に先輩と後輩、上司と部下、チームリーダーとチームメンバーのような立場に上下がある場合はそれが顕著です。
メッセージを送る場合、相手を助ける気持ちで、相手に合った伝え方で、具体的な行動を起こせるような形を意識すると良いかと思います。
テクニック3 とりあえずレスポンスする
以下のスクショは、とあるPRのレビューを私が失念しており、同僚にリマインドして頂いた場面でのレスポンスです。
チャットなどで連絡や質問、依頼を受けた際にはとりあえず何かしらのレスポンスを返してあげると、メッセージの送り手としては結構安心できます。レスポンスはSlackのリアクションスタンプではなく、なるべくリプライのように相手に通知が飛ぶものが望ましいです。
何もリアクションがないと、送り手としてはまだメッセージを見ていないのか、何か不足している情報があるのかの判断がつかずに困ってしまいます。
何らかのリアクションがあると、メッセージがきちんと相手に届いたことがわかるので安心ですよね。また、リモートワークでは非同期のコミュニケーションが多く発生するため、「今日中に見ます」といった「今すぐには無理だけどこのタイミングで見ます、やります」といった意思表示も重要だったりします。
テクニック4 背景や文脈といったコンテクストをメッセージに含む
特に質問をする時に有効なのが、そのメッセージを送るに至った経緯を受け手側が理解できるようにすることです。
上記のスクショは、最新のコードの変更を取り込んだ際にアプリケーションが動かなくなったときに私が質問した内容になります。
スクショを添え、どのような操作をしてエラーが発生したのか。また、ある程度自分で調べた結果、どの辺りが怪しいかなどの周辺情報を記載するように意識していました。
メッセージの意図、背景、文脈が理解できると、受け手は必要なサポートを行いやすいため、コミュニケーションが円滑に進みます。
まとめ
リモートワークではしばしば、オフィス出社と違ってメンバー同士でやり取りできる情報が極端に少なくなることが問題として挙げられます。
相手の姿が見えない。
表情がわからない。
いまデスクで何をしているのかわからない。
本日紹介したテクニックは、オフィスでは得られたけれどリモートワークでは失われてしまった情報の不足分を補う内容になっているかと思います。
コロナ禍で存在感を出し、今や一つの働き方としての地位を確立したリモートワークですが、慣れないうちはオフィス出社との違いに戸惑うことが多いと思います。
この記事がそうした方々の助けになれば幸いです。
HANOWAでは他のメンバーもnoteを書いているので、ぜひ見に行ってみてください！