タスクまみれの広報PRが見つけた、「前向き」になれるタスクマネジメント方法
【目次】
0章：「タスクの山」と「締め切りの嵐」との遭遇
ー0：「タスクの山」と「締め切りの嵐」との遭遇
ー1：タスクマネジメントは管理の前から始まっている
1章：抜け漏れなくタスクを「記録」する
ー0：タスクマネジメントは「記録」と「可視化」に分けて考える
ー1：気になった記事、ページはひたすらクリッピングする
ー2：テンプレート化と自動化で書くハードルを下げる
2章：タスクマネジメントは「フォーカス」と「土曜始まり」で制する
ー0：タスクマネジメントがしたいけど、できなかった2つの理由
ー1：To Doリストはその日やることだけが見えるようにする
ー2：1週間は土曜から始める
3章：まとめ
0章：タスクマネジメントは「記録」と「可視化」に分けて考える
0章ー0：「タスクの山」と「締め切りの嵐」との遭遇
朝起きて恐るおそるSlackをチェックしてみると、大量に溜まっている自分宛のメンションと未読メッセージ。朝から立て続けに3つMTGがあり、メールも100通以上の未読が。それに加えて、緊急のMTGや取材対応、突発的な原稿チェックなど、新しいタスクがどんどん入ってくる。
ちょうど転職をしたタイミングだったこともあり、ここ数ヶ月「タスクの山」と「締め切りの嵐」に翻弄される毎日でした。しかし試行錯誤すること2ヶ月、ようやくそれらを乗り切るためのタスクマネジメント方法を見つけられてきました。
このnoteでは充実しつつも、気持ち的に少し追い込まれていた私が見つけた、タスクに忙殺されずに「前向きに」タスクマネジメントできる方法をご紹介しようと思います。
0章-1：タスクマネジメントは管理の前から始まっている
「締め切りに間に合わせる方法」や「分かりやすく整理する方法」など、タスクマネジメントは”可視化された後”について考えることが多いのではないでしょうか。しかし、勝負はその前から始まっています。その見逃されがちな勝負所こそ「タスクの記録」です。その理由はシンプルで、記録がなければタスクにすらならないから。
情報の記録が正確にできて初めて、管理するタスクが生まれることを意識するのが、タスクマネジメントの第一歩だと考えています。
そのため今回ご紹介するタスクマネジメント方法は、【1章：タスクの「記録」パート】と【2章：「可視化」パート】に分けて書いています。
【タスクマネジメントの2ステップ】
1章 記録： 抜け漏れなく＆徹底的に
2章 可視化：頭からタスクを全て出し切る
＊
1章：抜け漏れなくタスクを「記録」する
1章ー0：記録は「手軽さ」と「情報の集約」を意識すればうまくいく
では早速「記録」パートの工夫をご紹介します。記録パートでの重要な要素は「手軽さ」と「情報の集約」です。
記録のハードルを下げる（手軽さ）ことで、タスクの元となる情報を漏れなく記録できるようにし、それらを1箇所で管理する（集約）ことで、正確かつ漏れなくタスクを作れるようになります。
その状況を実現するために、ズボラな私でもできている記録法を2つご紹介します。ここで使うのがNotionというサービス。（Notion※についてはこちら。）
※Notionとは：メモやタスクマネジメント、カレンダー、スプレッドシート、Wikiなど、幅広い機能を備えている「all-in-one workspace（オールインワンのワークスペース）」のサービス。一言で言うと、ほぼ何でもできるサービスです。
1章ー1：気になった記事、ページはひたすらクリッピングする
まず1つ目の方法は、記録の中でおそらく最も行う機会が多い「記事や参照先の記録」についてです。
毎日スマートフォンやPCを使って、私たちは膨大な数の情報に触れています。その中の、重要なページや情報を覚えておくのは至難の業です。
そこで役立つのがNotionのクリッピング機能です。この機能を使えば、ワンクリックで気になったWebページなどをNotionに保存できます。保存した情報は、週末などまとめた時間を取りやすいタイミングを利用して、探しやすいようにタグなどをつけて整理しましょう。そうすることで、情報が必要になったとき効率的に見つけられます。
【Notionのクリッピング機能の使い方】
1、Notion Web Clipper（PCの時）と、Notionアプリ（スマホの時）をダウンロード
2、気になった記事を見つけたら、その場ですぐにクリッピング
3、週末にタグ付けなどをして、1週間を通して溜めた情報を整理
↓こんな感じで情報をとにかく貯めています。週末にこれを分類ごとに分けています。（※分類は末尾に載せたので参考にしてみてください）
ポイントは、気になったものは全てクリッピングすること。本当に有用かは、週末の時間がある時に確認をすれば大丈夫です。まずは抜け漏れなく、素早くアイディアの源泉となる情報を蓄積させることに集中しましょう。
1章ー2：テンプレート化と自動化で書くハードルを下げる
日頃過ごす中で、ほぼ確実にメモを取る必要がある場面があります。それはMTGです。ほぼもれなく、会議は「目的、ゴール、ネクストアクション」などの決まったジャンルの情報が毎回出てきます。
ただ一方で、「議事録を取ったほうが良いのは分かるけど、毎回取るのは面倒」と感じる方も多いのではないでしょうか。なので、できる限り省エネで議事録を作り、管理できるようにします。そこで先ほど紹介したNotionを使います。
手順は下記の流れになります。
【Notionで議事録を作成する方法】
1、Notionで議事録を溜めるページを作る
2、テンプレートボタンを使って、すぐにMTGで必ず出てくる項目をまとめたページがワンクリックで作れるようにする
3、MTG前にテンプレボタンを押して議事録の箱を作る、記録する
これで終わりです。ポイントは「テンプレートボタン」。これを使うと1秒でフォーマットに沿った新しい議事録の元を作れます。個人で使っているフォーマットを公開したので、よければ使ってみてください。
Notionのテンプレート機能を使えば、ワンクリックで議事録のフォーマットを新しく作れる
— まっちー/元研究者のバカン広報 (@daichi_machida) December 13, 2020
議事録が面倒な人は使ってみて欲しい
まじでおすすめ pic.twitter.com/CVzNweeR68
この2つができれば、大抵の情報は抜け漏れなく記録できていると思います。
ちなみに私の場合は、この2つを確実に実行した結果、以前は情報検索という名目でおこなっていた「ネットサーフィン」が大幅に減り、自由に使える時間が増えました。実はあなたも、知らないうちに情報の記録に多くの時間を使っていたなんてこともあるかもしれません。
＊
2章：タスクマネジメントは「フォーカス」と「土曜始まり」で制する
2章ー0：タスクマネジメントがしたいけど、できなかった2つの理由
次はタスクマネジメントの「可視化」の部分をご紹介します。
私はこれまでto do リストを使ってタスクマネジメントをしていました。具体的な方法としては、月曜日にこの1週間でやるべきタスクを全て洗い出し、そこから毎日やることを選んでこなしていく方式をとっていました。新しいタスクができた場合は、その都度追加していきます。
この方法だと先のタスクまで一度に考えるので、計画的なスケジュールを立てやすいなどのメリットがあります。その反面、2つの課題がありました。
それが
▶︎「タスクのつまみ食い」
▶︎「タスクを整理する時間が取れないと、マネジメントできなくなる」
の2点です。
この方式は見かけ上リストに大量のタスクが表示されるので、目に入った面白そうなタスクをつまみ食いしてしまったり、突発的にタスクが入った時に優先順位付けがしにくいです。その結果、本来終わらせるべき仕事が予定通りに終わらないこともしばしばありました。
またタスクを洗い出すため、月曜日の朝に30〜45分ほどタスク整理の時間をとっていました。しかし月曜日の朝に急に予定が入るなどイレギュラーなことが起きると、タスクの洗い出しができなくなりこの方式が崩れてしまいます。
そのため次のパートでは、この2つの問題点の解決方法をご紹介します。
2章ー1：To Doリストはその日やることだけが見えるようにする
それらの改善を解決するために、以下の2つの方法を取ることにしました。
①その日やるべきタスクだけ表示されるようにする
②1週間を土曜日始まりで考える
まず、①の環境づくり。これもまたNotionを使って実現しました。具体的には以下のステップです
【①その日やるべきタスクだけの表示方法】
1、タスクを書き出す用のページAをNotion内に作り、タスクを入力する用のリストを用意する。
2、週初めにリストに1週間のタスクをひたすら書き出すし、それぞれのタスクに締め切りをつける
3、書き出すページとは別に、その日にやるべきタスクを表示させるNotion内にページBとして作る
4、ページBにページAで作ったリストをコピーして貼り付け、当日のタスクしか表示されないようフィルターをかける
※具体的なページの作成方法が気になる方は、需要があれば後日別記事にでもまとめようと思います。
※いったん使っているテンプレートだけ共有しておきます。ご自由に複製などしてお使いください！
ページA：タスク洗い出し用ページ
ページB：その日にやるべきタスク表示ページ
↓タスクはこんな感じでカンバン方式で管理しています。
あとはページBに表示されたタスクを消化していくだけで、スケジュール通りに進められます。つまみ食いをしたとしても、その日にやるべきタスクしか表示されていないので問題ありません。この方法をやる上で気をつける点は、「ページAは週初めしか確認しない」ことと「必ず全てのタスクに締め切りを設定する」ことです。
2章ー2：1週間は土曜から始める
次に②は読んで字のごとく、週初めを「土曜始まり」で考えます。1週間を土曜日始まり、金曜日終わりで考え、土曜日に1週間の予定を立ててしまいます。
こうすることで、土曜日の朝から突発的な予定が入ることはそこまで多くないはずなので、計画立ての時間が取れないリスクを下げられます。また土曜日に時間が取れなくとも、日曜日を使って挽回できます。
まとめ
以上が現時点で「タスクの山」と「締め切りの嵐」の中でも、タスクを回せるようになった方法です。
タスクマネジメントに悩んでいるという声をよく聞きます。ぜひ紹介した方法が、皆さんにとって限られた時間を上手に使うヒントになれば嬉しいです！各ツールの使い方は、また別のnoteでご紹介しようと思います。
（追記）
1章ー1：情報の分類の仕方
下記に書いたような分類で貯めた情報を分類しています。見ていただくと分かるかもしれませんが、ジャンル問わず情報を集めるようにしています。くどいようですが、まずは「漏れなく集める」のが重要です！
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