業務を"効率化"するためのベース作り
効率化を課題としている組織は結構多い
オフィスワークの支援業務も行っていると、「業務効率化をしたい」というご相談をいただくことがあります。
どのようなことが課題なのか、お力になれそうかなど、事前にお打ち合わせをし、実際に支援に入ってみると、実務者たちも様々な工夫されているので、逆に私自身が学ぶ機会をいただくこともあります。
外から見ればうまくまわっていそうに見える組織からも、こういう相談をいただくということは、言語化できていない潜在的な部分においても「変えなくてはいけない」と課題を感じて相談してくださるのは間違いありません。
これまで、オフィスワーク支援に携わる中での実体験をもとに、効率化する前の下準備として、ぜひ検討していただいた方が良いことを書いてみました。
私がこの note を記載するにあたり、「業務効率化」という言葉をどのような意味で使用しているかを先にお伝えします。
現状のさまざまな業務プロセスに隠れた「ムリ・ムダ・ムラ」をなくしプロセスを改善することで、企業全体の生産性を高める取り組み
業務効率化をはかるための方法としては、現在のリソースの見直しだけでなく、新たにツールを導入することなどで解決を図ることもあります。
実際にどのような方法を使うケースが多いかもご紹介します。
業務効率化のために実践されている3例
「業務効率化」のために実施することとして、多くの組織が行っていることとして、３つの方法を記載します。
プロセス改善と自動化
現在の業務プロセスを見直すことで改善を試みます。
まずは無駄な手順を省く、ツール等を利用し、繰り返しの作業を省略することで人的ミス減らそうとします。
デジタルの活用
デジタル活用を通じて記録のデータ化・共有を円滑にします。
デジタル活用のメリットは、効率化だけでなく、書類を保管するスペースも削減することもできます。
紙とは違い、共有するまでの時間も短縮できるので、業務だけでなく保管スペースや時間の効率化にもつながりますが、使用できるまでに使用ツールに慣れる必要もあります。
メンバーのスキルアップ
メンバーのスキルアップをはかることで、業務を効率的に遂行できるようにします。
例えば、新しいツールを導入した場合には導入ツールのトレーニングを行ったり、研修への参加などを促し、人材のスキルアップを行うことで、業務に必要な力を身につけてもらいます。
ツール導入が必要になる例は多くない
私が支援させていただいた例では、現在のリソースで十分に対応できるケースの方が大半でした。
業務自体を見直す効率化というよりも、まずは業務のボトルネックを解消する「円滑化」の支援させていただくことの方が多かったです。
ここで、具体的な課題例もご紹介します。
担当者が明確ではなく長年勤めている人に頼ることが多い
業務フローが明確定まっていない、あるいは誰が担当している業務なのか明確ではない場合に、とりあえず長く勤めている人に質問が集中するケースがあります。
ベテランの方頼みになってしまっているので、ベテランの方が不在や退職してしまった場合は困ってしまいます。
現状把握が曖昧なままで効率化を図ろうとして、結果として業務量が増えてしまう
新ツール導入などの際によくあるのが、実務者が参加しないまま導入となり、結果として業務量が増えてしまうケースもあります。
実務者に「もしこのツールを導入したら網羅できていない部分はあるか」を聞いてもネガティブなことを言いづらかったりすると見過ごされたまま導入に進んでしまいます。
新規ツールを導入する場合は、実務者が扱えるもので、課題がありそうであれば、課題点を出しやすい雰囲気作りはもちろん必要です。
また、初期のみ頑張って使用するツールではなく、日常業務として運用できるかどうかを検討しなくては、せっかく導入したツールでも結果として使用しなくなり、不要なものになってしまうケースもあるので、ツール導入の際は必要な機能があるかだけではなく、実務者が日常的に問題なく使えるかも検討する点で重要です。
業務量過多が要因の場合
新人さんが陥っているケースが多いと思います。
課題の重要度、業務がどの範囲に影響するのかがまだ見えておらず、不慣れな業務な上に優先順位をうまくつけられないことで起こっていることが多いです。
新人だけではなく、ベテランも含めて業務過多による日常的な残業が発生している場合は、業務内容の見直しと共に、人員補充やアウトソーシングも含めて検討します。
社内の枠組みを超えた方法で解決策が見える場合がある
業務効率化のためのベース作りとしての「円滑化」が必要な場合においても、社内のリソースや業務プロセスを見直すだけでなく、思い切って"アウトソース"して、外から見てもらうことにより解決までが早い場合もあります。
「解決できること1」は派遣を依頼した場合でも可能ですが、「解決できること2」と「解決できること3」は他社に依頼かフリーランスに依頼する場合のみに解決できることだと思うので、これを前提に読んでいただければと思います。
解決できること1：人的リソースが足りない
業務過多になっている、退職予定者がいるなどの場合には採用を検討す流と思います。
しかし、すぐに適切な人材が来てくれるとは限りません。
慌てて採用してしまうと、双方のミスマッチにより早期退職につながりやすく、再度募集をかけることになるので採用活動は長期化してしまいます。
新人が入社しても、慌ただしい環境の中に迎え入れるので研修が十分でなく、教える側も教わる側も苦しくなります。
採用だけでなく、新型コロナウィルスやインフルエンザが社内で流行ったとしても、アウトソースコードしていれば同じ場所で仕事していない場合もあるので、欠勤者が出た際にも業務遂行できるというリスクヘッジにもなります。
そして外部連携となると、分からなかったらベテランに任せる、できる人に聞くという属人的な対応から脱却せざるを得ません。
今のやり方の良いところを残しながら、属人的なやり方からの脱却を自然な形で実現できる良いきっかけにもなります。
解決できること2：「現状把握が曖昧」なままにはなりにくい
依頼先にもよるかと思いますが、私の場合は実務を確認しながら遂行することが多いので、ツール導入をする場合にも運用にのらない、あるいは実務者がおいてけぼりになることはありません。
どの業務が必要なのか、どのようなプロセスで行われているのかを把握して進めるので、伴走者となるアウトソース先の人が分からないことは担当者と連携をするので、業務内容や対応方法の疑問は自然と解消されて、対応方法も統一化されていきます。
なお、マニュアルがない場合には作成・更新していくようにしているので、新人研修や引き継ぎなどもラクになっていきますし、社内wikiとして、すべての社員の方に不明点解消にご利用いただけます。
解決できること3：経験があるので事例を参照できる
依頼業務について打ち合わせしますが、内容を見て別の課題や将来的に課題になりうる事が見えることもあり、その場合には早めにアラートをあげてもらうこともできます。
また、その業務を他社で対応した事例を持ち合わせているので、そういう事例を聞きながら相談することも可能です。他社事例にはなかなかアクセスできないので、こういう繋がりとしての活用方法があるのも、アウトソースの魅力だと思います。
効率化するためのベース作り
業務自体の見直しは定期的に行った方が良いことは間違いありません。
しかし、そのためのベース作りとしてできることはもっとあると考えています。
ベース作りとして必要なことを列挙しましたが、すべて「人」に関わることです。
人材不足、属人的なやり方からの脱却、ベテラン頼み。
これらを社内のみで見直そうとすると、「一生懸命頑張っている社員のやる気を削いでしまうのでは」と心配する方もいらっしゃるのも事実です。
その為に、支援として伴走できる社外のパートナーを探してみるのも、一つの手段と考えてみていただけたらと思います。
CSサポート
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