うまくいくオンラインミーティングのコツ

リモートワークだと、移動時間がなくなってミーティング参加者の負担が減るメリットがありますが、移動がない分ついつい隙間なくミーティングの予定を入れてしまうことがありますよね。

ミーティングがインターバルゼロで詰まっていると、ミーティングが長引いてしまったときに次のミーティングにダイレクトに影響してしまいます。
また、インターバルがないと気持ちを切り替えたり資料や頭の整理をしたりトイレに行く時間すら無くなってしまいます。
そんな状態では最高のパフォーマンスが出せるはずもないし、心身の健康にもよくないです。

インターバル以外にもオンラインミーティングを上手にこなして仕事のクオリティを上げていくためのコツをいくつか挙げてみました。

1. ミーティング45分＋インターバル15分

ミーティングを45分間単位にして、15分間のインターバルを入れます。

インターバルの15分間は、前のミーティングが長引いてしまったときのバッファにもなるし、休憩しつつ次のミーティングの準備にも使えます。
ミーティング中に来ていたメールなどの返信をすることもできるでしょう。

50分単位でもいいですが、最初から50分間と決めているとつい50分間めいっぱい話そうとしてしまうものです。
それに、長引いたときあっという間にインターバルがなくなってしまうので、基本は45分間でセットしておいて話しの流れで数分長引いてもOKという感覚でいたほうが気持ちも楽になるでしょう。

2.ミーティング60分or30分＋インターバル30分

ミーティングの相手が15分単位のスケジューリングを好まない場合があります。
ミーティング45分間を提案しても相手が60分を選ぶ場合は、30分単位でないと受け入れられない人の可能性が高いです。
そんなときは30分単位で考えてインターバルも30分とってしまいましょう。

このパターンだと何かと時間がかかって様々なことがスローダウンしがちなので工夫が必要です。
事前に、関連資料や決定しなければいけないことを整理して共有するようにして、ミーティングが30分単位で収めることを目指すとよいでしょう。
ミーティングが短ければインターバルもしっかり取れるし、ミーティングの準備もしっかりできてよいサイクルが回せるようになります。

3.ドキュメント共有＆リアルタイム更新

事前にドキュメントを作成＆共有しておき、ミーティング中は共同編集か画面共有しながらドキュメントを更新して、ミーティング後に改めて整理し直す時間をゼロにしていきましょう。

ドキュメントは議事録的なものではなくて、プロジェクトについての検討事項や決定事項、タスクやスケジュールその他必要な情報が整理されまとめられているものがよいでしょう。

事前準備どころか、なんの資料も情報もなくいきなりミーティングに招待された場合は、自分のメモがてらミーティング内で把握した情報をドキュメントにして、状況が許せば参加者と共有してミーティング中に情報整理をしてあげられるかもしれません。

これは普段からこうやって進められるようになれば、ミーティング後に内容を思い出しながら議事録などをわざわざ作成して送ることもなくなり、時間を有効に使えて仕事のクオリティ向上につながるでしょう。

4.Bluetoothイヤホンorヘッドセット

ケーブルが無いことでキーボードを打つ手元が煩わしくなくなります。
それ以上に、会話をしたり話を聞きながら動き回れるのはとても大きなメリットです。

ミーティング中に資料を取ってきたり、飲み物を入れたり軽くストレッチをすることだって可能になります。
急を要するときにはマイクをミュートしてトイレにも行けます。

ミーティング時以外も音楽を聴いたりするためにイヤホンをすることが多い人は、イヤホンをしたまま家の中を動き回れるので特におすすめです。

ケーブル式と違って注意が必要なのは、充電が必要ということです。
1日中使ってみて充電が切れてしまう場合は、ランチ中やその前後1〜2時間は耳を休めるためにも一度外して充電するなど、ルーティーンを決めて行動パターンにしてしまうとよいでしょう。

5.カメラをオフにする

初めて顔を合わせる相手を安心させたいときや、表情や身振りで熱意や感情を伝えたいときなど、必要と感じるときはカメラを通して自分の様子を伝えるのはコミュニケーションを円滑にしたり信頼関係を培うためによいことでしょう。

しかし、だからといってどんな相手ともどんなときも常にカメラをオンにしておかなければいけないことはありません。

在宅で仕事をする人が多いマンションや地域はインターネット回線の通信量が増えて速度が遅くなるので、その影響でデータの送受信やウェブサイトを開くのに時間がかかったりすることがあります。
みんながカメラをオフにしたりして通信量を減らすことは、社会全体の負荷を減らしてみんなが快適に生活する助けにもなり、省エネとエコにもつながります。

オンラインで音声のみの会話でも、問題なく意思疎通ができて、相手との関係性も損なうことがないと分かってきたら、冒頭のあいさつや労いやちょっとした雑談はカメラで顔をみながら話して、本題に入るところからカメラをオフにする流れを定着させるのもいいでしょう。

カメラがオンだと、ミーティングに参加している全員の通信量が増えるため、タイミングや各自の通信環境によっては回線速度が遅くて音声などがクリアでなくなったり途切れてしまうこともあるので、途切れたりクリアでない人がいたら「カメラ映像が回線を圧迫してるかもしれないから、みんなでカメラをオフにしてみましょう」と声をかけてあげてください。

6.こまめにマイクをミュートする

誰かのマイクが拾っているガサゴソものを動かす音や派手にタイピングする音などが聞こえていると他の参加者の気を散らすことになります。

しかし、自分のマイクから拾った音は自分では分からないものです。
そこで自分が中心になって話すパート以外は、発言しないときはマイクをミュートにする癖をつけましょう。

マイクをミュートしても操作音が鳴ったりはしないので、ミュートすることによるデメリットはありません。

慣れないうちは、ミュート解除を忘れて話してしまうことがありますが、すぐに慣れるので繰り返しやってみましょう。

7.大きなリアクション＆丁寧なコニュニケーション

対面よりも感情や雰囲気が伝わりにくいので、普段より大きくリアクションしましょう。
そのなかでも、笑顔や笑い声はみんなの気持ちをポジティブにしてくれます。無理に笑う必要はありませんが、よいことがあったときは少し声を出して笑うなど意識してみましょう。

しかし、面白いことを言って笑いを取るということではありません。
自然に出るユーモアは必要ですが、わざわざおかしなことを言って笑いを取るのは真剣にディスカッションしている人たちの集中を乱して邪魔になるし失礼にあたります。みんなを和ませたいというよい動機でも我慢しましょう。

大きくリアクションすることには、相手への気遣いや感謝も含まれます。
普段以上に丁寧に伝えるように意識しましょう。「調子どう？」よりも「自宅で仕事していて困っていることとか悩んでることはありませんか？あまり外出できなくて体調くずしてたりしませんか？」とか、「いつもありがとう」よりも「先日作ってくれた資料がよく整理されていて他のメンバーへの説明がスムーズにできてとても助かりました」など、少し長くなっても具体的に伝えるとよいでしょう。

漠然とした不安があったりするかもしれないので、みんなが安心できているか信頼関係は損なわれていないか、心のつながりみたいなものを意識して大事にしましょう。