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リモートワークのコツと現状まとめ

YUKICHI｜海外フリーランス

新型コロナウイルスもあって「在宅勤務」および「リモートワーク（テレワーク）」が注目を集めています。

そんな中、noteのCXO深津さんからこんな掛け声が。

私も海外在住でリモートワークをしている身なので、感覚的にどういうところを気をつければうまく回るかわかっていること。

また、リモートワーク周りの情報もよく集まってくることから、まとめてみます。急ぎめでまとめているので不備などありましたら、ご指摘ください。直します。

企業側でできること

企業側ですぐに始められることに関しては、「700名以上のメンバーがリモートワークしている株式会社キャスター」がまとめてくれています。

抜粋して貼り付けていきます。（フルページは上のリンク）

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01：労務管理／人事制度

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02：コミュニケーションツール

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03：システム／セキュリティ

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04：その他（ルール面／ソフト面）

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同じく、キャスターの石倉秀明さんが昨日（2/17）に追加でまとめてくれています。

さらにさらに、同じくキャスターの石倉秀明さんが（しつこい）、評価制度についても過去にまとめてくれています。

今回はまず社員の安全を考えて実施に向けて走ることが優先だとは思いますが、導入していくとなれば、リモートで働いている社員を評価する必要性も出てきますので、一つの参考になると思います。

環境整備に関しては、サイボウズ社もまとめてくれていますね。

ちなみに、今回在宅勤務にトライする企業は、環境が整っていない中で実施して「リモートダメだった」「うまくいかなかった」と結論を急がない方がいいかなと思っています。

きちんと環境整えていく上で、在宅社員ともコミュニケーションとって、何がうまく回らなかったのか、などPDCA回すといいのではないかな。そのきっかけにすればいいんじゃないかな、と思います。

社員にできること：「心構え」

リモートワークをする社員（マネジメントも含めて）がまず大前提として意識しておかなければいけないこと。

①相手を信頼すること
②結果（アウトプット）がすべて

①はこのままです。リモートワークをしていると相手が何をしているか、本当に見えません。サボっていてもバレない。だからこそ、信頼が根底にないと疑心暗鬼になります。

そして、リモートする側は、自分を信頼してくれている人を裏切らぬよう、誠実な対応を。

一度も会ったことがないメンバーだとなかなか信頼は作りづらいと思うので、やはり「対面で会って話す機会」「お酒の場や、合宿などで一緒に何かに取り組む経験」などを挟んで信頼を作ってからリモートに移るのが理想かなと個人的には思っています。

最初からリモートの場合は、zoomなど画面越し＆チャットツールなどでよく絡みましょう。雑談含めて。

②は、リモートワークなので、結果を見せるしかありません。その日何をして、何をアウトプットしたのか。そこで評価されます。

ただし、これを「成果」ではなく「結果」と書いているのは、共有するのは途中経過でもいいからです。業種により、毎日キレイな結果を出せるとは限りません。

「今週やることはこれ」
「そのうち今日はこの作業やります」
「途中経過も共有」

「今日はこれをやりました」
「最終的なアウトプットを共有」

途中経過を共有することで、他のメンバーもアドバイスができるようになります。必ずしも一人で完成させるものばかりでもないと思うので、途中も共有、はポイントになると思います。

社員にできること：「日々の進め方」

◉仕事始め
その日仕事を始めるときは、まず「始めます」の点呼。そしてその日何をやる予定なのかをチャットツールなどで共有しましょう

◉丁寧な言葉遣い
チャットツールを使うときは、かなり丁寧な言葉遣いを心がけましょう。テキストコミュニケーションは、本当に細かなニュアンス、熱量が伝わらないので、誤解を生みやすいです。

Slack上でカッとなった議論が始まって、議論は平行線。直接話し合う場を設けたら一瞬で解決。ということは私は何度も見てきました。

チャットツールで建設的な話し合いはできても、議論はやりづらいです。やるときはビデオチャット（テレビ電話会議）で。

◉めちゃくちゃ明確な依頼をする
チャットツールで「これやっといて」は禁物。本当に伝わらないです。私の経験上、経営層に近い人ほど丸投げ傾向あるので気をつけてください。

依頼された方も何度も質問するのも遠慮がちになってしまいます。
依頼するなら「全体概要」「目的」「進め方」「期限」などを明確に示して依頼しましょう。

◉定例
定例やりましょう。最低週1回は。30分でいいので。
チームまたは1on1など。

その際はアジェンダを事前に共有しましょう。
Googleカレンダーを使っている場合は、そのスケジュールの説明欄（メモ欄）に書くことをルールにすればスムーズです。

これ主催者がやってください。主催者はマネジメント側になることが多いと思います。そして当たり前ですが、主催者は会議でのファシリテーションもしてください。議事録は誰か担当決めてもいいし、当番制でもいいかと。

余談ですが、議事録は「事実」と「解釈」を混ぜないで記録しましょう。
『あの人の言っていることってこういうことかな』と自分で解釈したものを記録しても、その解釈が意図とずれている可能性があります。

「議題」＆「発言内容を忠実に記録」＆「決まったことを記録」が基本です。

◉日頃のファイルシェア
作業内容の共有は「Google Docs」「Google Drive」、エンジニアなら「Github」などで共有しましょう。

チャットツールにバンバン重いデータを投げ込んで共有すると、すぐにサーバがいっぱいになってしまうので（いちいちDLする方も大変だし）、Google Driveのリンクを共有する癖をつけてください。

◉繋がっていたい
もしどうしても一人だと集中できない。小まめに相談に乗って欲しい。
という必要性がある場合は、zoom（テレビ電話）繋ぎっぱなしにしましょう。

お互い画面に向き合う必要はないです。それぞれの作業している音がうっすら聞こえて、必要な時に「あの、これなんですけど・・」と話しかけられる。それだけで全然変わります。

◉席を離れるときは連絡
ランチ、ちょっと宅急便きた、など（理由までは明確にしなくてもいいけど）席を離れるときは「15分ほど外します」「1時間ほど外します」と連絡。

◉仕事終わり
仕事終わる時は「終わります」の掛け声とともに、簡単にその日やったことを箇条書きで共有しましょう。日報ですね。

思いつくまま書きましたが、おそらくこんなものかなと思います。

リモートワークに使えるツール

すでにいくつも出てきてしまっていますが、念のためまとめておきます。

◉チャットツール
「Slack」or「Chatwork」です。

◉ビデオチャットツール（テレビ電話会議）
「Skype」「zoom」「Whereby（元Appear.in）」。
私はよくzoom使っています。電話だけの時は、Slackでも全然音キレイです。

◉タスク管理ツール
これは「Trello」ですね。

◉ファイル共有ツール
「Google Docs」「Google Drive」「Dropbox」。
メモ系であれば「Evernote」。全部有名どころですね。

◉時間管理
「Toggl」。
ざっくり言うと、作業中ずっとストップウォッチ回しておいて「何の作業にどれくらい時間がかかったのか」管理するツールです。
最初覚えるまでめんどくさいですが、自分が何の作業が得意で、何に時間を取られているのか可視化できて、結構おもしろいです。

◉ホワイトボードツール
「Miro」。最近評判は聞きますが、まだ使ったことがありません。使って見ます。

◉全ての情報の散らかりを一括管理
「Notion」というツール。使ったことはまだないですが、気になっています。詳しくはこちら。

リモートワークのメリットとデメリット

リモートワークをやっていて実感したものです。

＜メリット＞
①集中力と生産性向上
→電話や話し声に気が散ることがないので、集中できます。ちょっとした相談で話しかけられるコミュニケーションも大事なのですが、集中力は途切れてしまうもの。やはりまとまった時間をガッと取って、ここまでやる！と決めて動くと効率がいいですね。

②働くリズムできる
→自分の1日の流れ、リズムが作れるので、健康的になります。「集中スイッチ」も何をすれば入るのか、自分を理解できるようになります。

③作業が効率的になる
→①に似てますが、いろんなツールを駆使して、効率的に結果を出そうとするので、自分の仕事の仕方も見直すことになります。

④外部企業・スタッフとの連携が上手になる
→外部のメンバーと連携して仕事をするときに、どうすればうまく伝わるか。動いてくれるのか。オリエンテーションや進め方のコツを自分がわかっているので、スムーズに進むようになります。

⑤息抜きしやすい
→自分のリズムができれば、休み時もわかる。何時間寝れば体調が万全かもわかるようになります。

＜デメリット＞
①自分律することできないとムリ
→見られているプレッシャーがないので、サボり放題。自分をきちんとコントロールして仕事と向き合う必要があります。苦手な人はカフェや近所のシェアオフィスに出かけてもいいかも。それでもダメな人はやめておきましょう。

②寂しい
→寂しいです。会話量減ります。フリーランスの人は、こういうのも原因で鬱になりやすいとか。なので、チャットで雑談するとか、定期的に飲みに行くとか、一見仕事と関係ないことも積極的にやっていきましょう。

③新しい情報入りにくい
→情報はたくさんあるものの、自分一人のアンテナだと限界があるし、自分好みに偏ります。チャットツールに「お役立ち情報チャンネル」などを作って、みんなでシェアすると結構良かったです。

あとは会社として資料購入、ウェビナー、講座への参加などに福利厚生費用を当ててもらうとか。その内容を社内へプレゼンすれば、しゃべる練習にもなります。

④打ち合わせはできる。ブレストしづらい
→打ち合わせや1on1は、ビデオ会議で問題ありません。複数人で何かについて議論するブレストは、若干やりづらいですね。あと、全員リモートではなく、誰か一人リモートとかだと、空気感が掴めないので厳しいです。やるならチーム全員リモートをお勧めします。

⑤社員教育はできない
→困ったときにすぐに話しかけたい。相談したい。タスクを分解して丁寧に教える。そういう作業が必要な新人教育などは、リモートだと厳しいですね。

各社の対応

・GMOグループのコロナウイルス対策

【社員】
・全社員の9割4000人在宅勤務
・ランチは外食禁止
・海外出張禁止

【お客様対応】
・受付でアルコール消毒とマスク着用を義務づけ
・37.5℃以上の人は来社禁止
・公共交通機関の利用禁止
（自家用車やタクシーの利用を許可）

詳細はこちら

MinatoさんのTwitterで知りました。

・NTTグループ

・17日から順次、従業員に対して時差出勤やテレワークの実施を推奨
・出勤時間については、ドコモやNTTコミュニケーションズなどの主要企業は午前10時から午後3時までをコアタイムとするフレックス勤務制度を導入
・鉄道の混雑時間を避けた出勤などを呼びかける

詳細はこちら

・Yahoo!

・Ｚホールディングス傘下のヤフーは約6500人の社員を対象に、勤務時間中に100人以上のイベントや会議の開催と参加を禁止した。
・通勤ラッシュと重ならない時間帯の通勤も推奨
・フレックスタイム制を利用する社員には、従来午前10時から午後３時までとしていたコアタイムを正午から午後３時までに短縮した。

・クラウドワークス

・YUMEMI

在宅勤務は、業績への影響があるのか？

ないらしいです。

リモートじゃないけど、週勤4日にチャレンジした日本マイクロソフトも、生産性向上したというニュース。リモートに通ずるヒントもあります。

テレワーク、リモートワークを仕組みを提供する企業の株が伸びている

・社内の情報共有やコミュニケーション用のソフトウエア開発などを手掛けるサイボウズ株は一時前週末比7.7％高をつけた

・ウェブ会議などのシステムの提供や導入サポートなどを行うブイキューブ、仮想デスクトップ関連の製品を開発するアセンテックも大幅に上昇

・クラウド関連では米アマゾン・ドット・コムのクラウドサービス「アマゾンコネクト」の導入などを手掛けるサーバーワークス株の上昇率が一時５％を超えた

引用元：

最後に：【厚生労働省】新型コロナウイルスに関して

下記のような質問に対する回答がまとめられていますので、参考になれば。（リンクは下にあります）

問１ コロナウイルスとはどのようなウイルスですか？
問２ 新型コロナウイルスはヒトからヒトへうつりますか？
問３ 新型コロナウイルスは動物からうつりますか？
問４ 二次感染のリスクはありますか？
問５ 潜伏期間はどれくらいありますか（その期間も感染しますか）？
問６ 無症状病原体保持者から感染しますか？
問７ 新型コロナウイルス感染症はどのように感染しますか？
問８ 上海市民政局が「エアロゾル感染」の可能性があると発表しましが、「エアロゾル感染」は起こるのでしょうか？
問９ 感染を予防するために注意することはありますか？心配な場合には、どのように対応すればよいですか？（更新しました）
問10 「咳エチケット」とは何ですか？
問11 マスクをした方がよいのはどのような時ですか？
問12 マスクが手に入りにくいですが、いつになったら手に入るようになりますか？
問13 一般的に濃厚接触とはどのようなことでしょうか？
問14 感染が疑われる場合、どこの医療機関に行けば検査、診療をしてもらえますか？（更新しました）
問15 相談や受診する前に心がけることはなんですか？NEW
問16 帰国者・接触者相談センターに相談する目安はありますか？NEW
問17 相談後、医療機関を受診するときに注意することはありますか？NEW
問18 どのように診断しますか？
問19 治療方法はありますか？
問20 どのような場合に重症化するのですか？
問21 中国やウイルスが見つかったその他の場所から送られてくる手紙や輸入食品などの荷物により感染しますか？
問22 在日中国人の方への案内はありますか？
問23 外国語でHPを確認したいのですが。
問24 下痢症状がある場合どのように対応すればいいでしょうか。

以上、駆け足でまとめさせていただきました。

参考になれば幸いです。

サポートいただいた分は、私も他の方のサポートをします！懐温めません！もっと素敵なnoteがもっと増えますように！