【5/13セミナーレポート】アプリを使った保護者とのコミュニケーションを解説！
療育の重要性が高まる昨今、児発（児童発達支援施設）や放デイ（放課後等デイサービス）では子ども・保護者に寄り添った丁寧な支援が求められています。しかし、現場では煩雑な事務作業に追われて先生たちが余裕を持てないのも事実です。
VISH株式会社は、そうした療育施設の業務改善に貢献するべく、2024年5月13日に「療育への時間確保のためのアプリ活用」に関するセミナーを開催いたしました。
児発・放デイの先生たちが本来やるべき業務とは
児発や放デイで働く先生たちは、毎日の療育だけでなく、電話対応や連絡帳やサービス提供記録の作成、国保連への請求といった事務作業も行います。日々の運営の中で「子どもたちへの療育や保護者支援はしっかりできている」と思っていても、実際の業務では子どものことを考える余裕がない場面も多いのではないのでしょうか？
放課後等デイサービスのガイドラインを見てみると、「子どもや保護者に対する丁寧な説明を心掛け、子どもや保護者の気持ちに寄り添えるように積極的なコミュニケーションを図ることが重要」と明示されています。
先生たちが最も大切にすべきものは療育であるはずなのに、書類作成や電話対応などに追われていると、本来の目的を見失ってしまうこともあるのではないでしょうか。
システムが得意な業務はシステムに任せ、先生たちが本来やるべきことに時間を使えるようにすることが大事なのです。
保護者とのコミュニケーションにシステムを使うのは手抜き？
最近、よく聞かれるようになった「ICT」という言葉の由来を知っていますか？
ICTは、IT（情報技術）とコミュニケーションを組み合わせた造語で、ITを活用することで人々がより人間らしく暮らし、人間中心の社会を築くことを目指しています。
身近なところにもITは存在しています。
スマートフォンの中身を見てみると、私たちは家族や友人とのやり取りにLINEを使い、情報収集にはGoogleやX、出かける際にはGoogleマップや乗換案内を活用しています。このように、今やITは生活に欠かせないものになりました。
では、こうした便利なアプリやシステムを活用する中で「手を抜いている」という感覚はありますか？きっとないはずです。
それと同じように、「業務にシステムを使う＝手を抜く」につながることはありません。システムを利用して療育の時間をもっと確保することの方が大切だと言えます。
ただし、全てをシステムに頼るのは正解ではなく、システムの活用方法が重要です。システムやICTは【目的ではなく手段】であり、日々の子どもたちの様子を保護者に共有するためにアプリを活用するというのも、「療育の質を上げる」ための手段の一つと言えます。
重要なのは、子どもたちに適切な療育や支援をするための時間を確保することです。
児発・放デイはどうシステム化をしていくべきか
では、どのようにシステムを使って保護者とやり取りをしていくのがよいのでしょうか？
保護者とのコミュニケーションの改善方法について、弊社が提供している連絡アプリ「コノベル」を活用した事例を交えつつ、お便りの配布・連絡帳の記入などケース別に紹介します。
▼ケース1．保護者へのお便り配布
保護者一人ひとりに紙のお便りを配布する従来の方法では、下記のような問題があります。
・ すべての保護者に紙のお便りを手渡しし、一人ひとりに同じ内容を説明している
・ スマホアプリを活用しているが、保護者のプライベートに干渉するアカウントを使ってもらっている
・ 保護者にちゃんとお便りを見てもらえているかわからない
こうした問題点について、アプリを使ってどのように解決できるか実際の画面とともにお伝えします。
一人ひとりに手渡し→アプリで一斉配信！
施設からのお便りや連絡事項は、アプリを通じてメッセージ配信することが可能です。
写真や図表つきのお便りなど実際のお便りを見ていただきたい場合も安心。お便りの画像やPDFデータをメッセージに添付することもできます。
紙のお便りだと持ち帰ったあとに汚れたり紛失したりするリスクがありますが、下記画像のようにアプリで配信することで保存性が高く、いつでもどこでも綺麗なお便りを見ていただけるようになります。
お便りを読んでくれたかわからない → 誰が配信を見たかわかる！
また、きちんと保護者がお便りや配信を見てくれているか不安に感じる場合もあるでしょう。
アプリの中には、画像のように保護者が配信を確認した日時が表示される機能を備えているものもあります。
おたよりを確実に届けることができるので、対面で話す時には「この間おたよりで配布したあの件についてなのですが…」とより具体的なコミュニケーションができるようになります。
保護者がプライベートで使うスマホアプリを施設のやり取りに使うのは抵抗を持つ方もいるそうですが、専用アプリを活用することでそうした不安を解消することにもつながります。
▼ケース2．日々の利用予定の調整
続いて、保護者との利用予定のやり取りに関するアプリ活用の方法を紹介します。
・ 毎月、施設で利用予定を記入して紙のカレンダーを保護者に渡す作業が大変
・ 保護者から利用予定が期日までに返ってこない
・ 利用予定をカレンダーに転記するのが面倒
こうしたお悩みも、アプリを活用して解消することができます。
「利用申請」など予約ができる機能がついているアプリを使えば、保護者がアプリ上のカレンダーから利用したい日を選んで申請をすることが可能です。
保護者がアプリで入力した内容は、施設のカレンダーに自動で反映されるので、面倒な転記作業の必要がなくなります。
面倒な紙での管理がなくなることは先生たちにとって大きなメリットです。
さらに、利用申請が簡単になることで保護者にも「気軽に療育を利用したい」と感じていただけるようになります。療育を受ける子どもやその保護者にとっても恩恵が大きいと言えるでしょう。
▼ケース3．連絡帳の記入
連絡帳は保護者にとっても負担が大きいもの。
アプリならスマートフォンから簡単に操作ができるため、保護者の方が朝、職場の駐車場についた時間や隙間時間などを使って気軽に入力ができるようになります。
体調や前日の過ごし方といった基本的な事項はもちろん、学校からの書類を添付したり、施設への連絡事項を自由に入力したりできる機能を備えたアプリであれば、移行もスムーズでしょう。
学校からのおたよりがあれば、写真に撮って送ってもらうことも可能です。
服薬に関するお知らせや細かい相談ごとも記入いただけるアプリであれば、保護者の方にとっても「施設への連絡」が気軽なものになります。
アプリ活用が療育の時間を充実化させる！
児発・放デイのシステム化には、大きく3つのメリットがあります。
1. 子どもたちの支援に多くの時間を割ける。
2. より多くの子どもたちを支援できる。
3. 保護者とのコミュニケーションの質が向上する。
システム化によって先生たちの負担が軽減され、その結果、療育の時間が増やせます。また、連絡に関するトラブルの防止にも役立ちます。
そうして生まれた余裕を使って子どもの成長を保護者に伝えることで、保護者とのコミュニケーションの質を向上させていくことができるのです。
そうして生まれた余裕を子どもたちに充てていくことで、より子どもたちの支援を充実させたり、保護者に子どもの姿を伝えたりすることができます。先生たちの余裕を作ることが、一日でも早い子どもたちの社会的な自立につながるのではないでしょうか。
最後に、システム化は【手段】であり【目的】ではありません。システムを活用して得られた時間で、子どもたちと向き合う時間を大切にしてほしいと考えています。
そのために全力でサポートをするのが、私たちコノベルのようなシステムを提供する会社の役目です。お困りのことがあれば、お気軽にご相談ください。
無料プランでコノベルを試してみませんか？
コノベルではお気軽にICT化を進められるよう、無料でご利用いただける「スマイルプラン」をご用意しております。期間の縛りなどなく、永久的に無料でお使いいただけます。
さらに連絡帳のカスタマイズやデータの保存年数の制約なしで、より便利にシステムをご活用いただける「コノベリストプラン(有料)」へもいつでも切り替えることができます。
アプリを活用した先生たちの業務負担軽減や保護者の満足度向上を目指したいという方は、ぜひ一度お試しください。
無料でご活用いただいている施設様もいらっしゃいます！
ご活用の事例も参考にください。
【事例】支援中に連絡帳を急いで記載する必要がなくなり、支援に集中できるようになりました。（サポートセンター夢小路 様）
【事例】欠席連絡や利用申請をシンプルかつ効率的にすることができました（アスト体操クラブ 様）
また、システムの運用や導入に関して不安をお持ちの方については、弊社の専門員による無料相談も実施しております。
以下のリンクよりお気軽にお問い合わせください。
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