マンション標準管理規約　第31条（届出義務）

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2024年6月7日改正（第２項追加）
2021年6月22日改正（電磁的書面の可否追加）

条文

〔※管理組合における電磁的方法の利用状況に応じて、次のように規定〕
(ア)電磁的方法が利用可能ではない場合
（届出義務）
第３１条　新たに組合員の資格を取得し又は喪失した者は、直ちにその旨を書面により管理組合に届け出なければならない。
2　組合員は、前項で届け出た内容に変更がある場合には、直ちにその旨を書面により届け出なければならない。

(イ)電磁的方法が利用可能な場合
(届出義務)
第31条 新たに組合員の資格を取得し又は喪失した者は、直ちにその旨を書面又は電磁的方法により管理組合に届け出なければならない。
2　組合員は、前項で届け出た内容に変更がある場合には、直ちにその旨を書面又は電磁的方法により届け出なければならない。

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第31条関係
①　第1項の届出書の様式は、次のとおりとする。緊急連絡先は、氏名、届出者との関係及び電話番号等が考えられる。

ーーーーー
　　　　　　区分所有権取得・喪失届出書
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　月　日
○○マンション管理組合
理事長 ○○○○ 殿
　○○マンションにおける区分所有権の取得及び喪失について、下記のとおり届け出ます。
　　　　　　　　　記
１　対象住戸 ○○号室
２　区分所有権を取得した者　氏名
　　　　　　　　　　　　　　現に居住する住所
　　　　　　　　　　　　　　電話番号
　　　　　　　　　　　　　　緊急連絡先
３　区分所有権を喪失した者　氏名
　　　　　　　　　　　　　　住所（移転先）
４　区分所有権の変動の年月日　　年　　月　　日
５　区分所有権の変動の原因

ーーーーーーーーー

②　専有部分を第三者に譲渡等した場合のみならず、相続によって区分所有権を取得した場合においても、当該包括承継人は第1項の届出を提出する必要がある。なお、遺産分割協議に時間を要する場合などやむを得ない事情により直ちに届出を提出することができない場合には、管理組合の事務の円滑化の観点から、届出が行われるまでの当面の連絡先として、包括承継人の代表者等の連絡先を把握しておくことも考えられる。
③　第2項の届出書の様式は、次のとおりとする。

ーーーーーーーー
　　　　　　　　　住所等変更届出書
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　　月　　日
○○マンション管理組合
　　理事長 ○○○○ 殿

  届出内容に変更が生じたため、下記のとおり届け出ます。
　　　　　　　　　　　　　　記
１　組合員の住戸及び氏名　　　　　　　○○号室
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　氏名
２　変更の内容(氏名、現に居住する住所、電話番号、緊急連絡先)

３　変更が生じた年月日　　　　　年　　月　　日

ーーーーーーーーー

④　第2項のほか、区分所有者が長期間不在にする場合も届出の規定を設けることは、区分所有者に連絡がつかない場合を未然に回避する観点から、有効である。
　なお、第2項及び上述の定めをした場合であっても、届出をしない区分所有者に対する総会招集手続については、第43条第2項ただし書又は第3項によることとなる。

解説

　組合員名簿の作成保管義務は理事長である。

　コメントに届出者の参考書式があるが、区分所有権を取得する人は通知の宛先を、区分所有権を喪失した人の連絡先を確認することが重要である。

　管理組合が、適切に組合員（区分所有者）に連絡が取れるようにするためにも、組合員の住所・連絡先などに変更があった場合、組合員は直ちにその変更を管理組合に届出ることになる。

　組合員の住所・連絡先の変更によって総会資料の送付先が変更される場合もあるので、その変更も同時に把握すべきである。

参考条文等

標準管理規約　第64条の2(組合員名簿等の作成、保管)
（組合員名簿等の作成、保管）
第６４条の２　理事長は、組合員名簿及び居住者名簿（以下「組合員名簿等」という。）を作成して保管し、組合員の相当の理由を付した書面による請求があったときは、これらを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。
２　理事長は、前項の規定により閲覧の対象とされる組合員名簿等に関する情報については、組合員の相当の理由を付した書面による請求に基づき、当該請求をした者が求める情報を記入した書面を交付することができる。この場合において、理事長は、交付の相手方にその費用を負担させることができる。
３　理事長は、第１９条第３項又は第３１条の届出があった場合に、遅滞なく組合員名簿等を更新しなければならない。