マンション標準管理委託契約書　第12条(通知義務)

(通知義務)
第12条　甲及び乙は、本マンションにおいて滅失，き損，瑕疵等の事実を知った場合においては、速やかに、その状況を相手方に通知しなければならない。
２　甲及び乙は、次の各号に掲げる場合においては、速やかに、書面をもって、相手方に通知しなければならない。
一　甲の役員又は組合員が変更したとき
二　甲の組合員がその専有部分を第三者に貸与したとき
三　乙が商号又は住所を変更したとき
四　乙が合併又は会社分割したとき
五　乙がマンションの管理の適正化の推進に関する法律(平成12年法律第149号) の規定に基づき処分を受けたとき
六　乙が第18条第2項第1号及び第2号に掲げる事項に該当したとき

コメント
11 第12条関係
　管理規約等に組合員の住所変更や長期不在等について届出義務を設けている場合は、第2項に適宜追加することが望ましい。

解説

　標準管理規約では組合員名簿の作成は理事長にあり、また、組合員の届出義務は資格取得時と喪失時（標準管理規約第31条）のみ。また、専有部分を貸与した時は賃借人に承諾書を組合に提出するのみ（標準管理規約第19条）。
　すなわち、組合員の住所変更や同居人の変更などの組合員の変化の届出は標準管理規約では強く求められていない。また、貸与後の居住者に関しても変化があっても管理組合への届出義務は科されていない。
　もし、区分所有者（組合員）名簿や居住者名簿を管理組合で作成し、その作成を管理業者に委託したい時は、管理規約に居住者変更届出提出義務等を加えたほうが良い。
　三号、四号は、変更があっても管理適正化法第72条の同一条件に当てはまるが、管理組合と管理業者の信頼関係のためすみやかに通知した方が良い。

参照条文等

標準管理規約　第31条(届出義務)
　新たに組合員の資格を取得し又は喪失した者は、直ちにその旨を書面により管理組合に届け出なければならない。

標準管理規約　第19条(専有部分の貸与)
　区分所有者は、その専有部分を第三者に貸与する場合には、この規約及び使用細則に定める事項をその第三者に遵守させなければならない。
２　前項の場合において、区分所有者は、その貸与に係る契約にこの規約及び使用細則に定める事項を遵守する旨の条項を定めるとともに、契約の相手方にこの規約及び使用細則に定める事項を遵守する旨の誓約書を管理組合に提出させなければならない。

標準管理規約　コメント第19条関係
⑤ 区分所有者は、その専有部分を第三者に貸与している間(当該専有部分から転出する場合のみならず、転出後さらに転居する場合も含む。)は、現に居住する住所、電話番号等の連絡先を管理組合に届け出なければならない旨を規約に定めることも、区分所有者に連絡がつかない場合を未然に回避する観点から有効である。また、長期間不在にする場合も、届出の規定を設けることが有効である。

標準管理規約　第64条(帳票類等の作成、保管)
　理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類を作成して保管し、（後略）

標準管理委託契約書　第18条(契約の解除)
２　甲は、乙が次の各号のいずれかに該当するときは、本契約を解除することができる。
一　乙が銀行の取引を停止されたとき、若しくは破産、会社更生、民事再生の申立てをしたとき、又は乙が破産、会社更生、民事再生の申立てを受けたとき
二　乙が合併又は破産以外の事由により解散したとき
三 乙がマンション管理業の登録の取消しの処分を受けたとき