[17]Power Automateで「定員に達したらその選択肢を締め切り、回答者に自動的にお知らせするアンケート」を作る
執筆者：QZ
こんにちは。
QZです。
皆さんの大学ではFormsでアンケートをとる機会はありますでしょうか？
おそらく紙資料をなくそうと思ったとき、一番手っ取り早くて目に見えて効果が表れ、かつデータも管理しやすいのでMicrosoftのFormsやGoogleのFormなどを使うことが増えた大学さんも多いのではないかと思います。
今回はMicrosoftのForms × SharePoint × Power Automateで「定員がある選択肢つきのアンケートで使えるフローの組み立て方」を解説しようかと思います。
（「解説」とかいうとなんか上から目線な表現になっていますが、多分私のよりももっと簡単な作り方とかあると思います。プロの方から見ると穴がいっぱいあるかもしれません）
このフローを作ると以下のことが可能になります。
定員をすでにオーバーしている選択肢を選んで回答した人には「もうその選択肢は定員オーバーです。まだ定員オーバーしていない選択肢は〇〇、××、△△・・・ですので、再度以下のFormsのURLにアクセスしてそれらの選択肢の中から選択しなおしてください」というメールが発信されます。
すべての選択肢で定員が満たされてしまっていたら「ご回答いただいたところですが、全て定員が埋まっております。回答することはできません」というお知らせが回答者とアンケート管理者にメールが発信されます。
それによって、アンケート管理者はもうそのアンケート自体をクローズして「アンケートはすべて選択肢が埋まりました」と対象者全体に向けてアナウンスすることもできます。
「第1～第3希望まで選択OKのアンケートにしたい」という要望も実質実現可能です（回答者が第1希望に回答し、結果的に定員オーバーしていたら次に第2希望の選択肢を選べばよいので）。
ただし、このフローは「抽選」ではなく「先着順」のアンケートを実施するときにのみ有効です。
また「ここの部分でエラーが発生したらこうする」という処理は組み入れていないので、必要に応じて別途組み入れる必要があります。
その点だけご注意ください。
では、添付ファイルをどうぞ！