[13]DXを題材につなげるOneNote

執筆者：影山千恵美(常葉大学)

初めて投稿します。私がcodempに出会ったのは、2022年8月。

実は「影山千恵袋」なるものをOneNoteで作成しておりまして、若手職員、新任職員(中途含む)を中心に情報を共有しています。それを同僚(実は小学校の同級生ですが…)に伝えたところ、「codempというDX学習コミュニティに参加するといいよ」と教えてくれました。早速、五十嵐茉莉子さん(札幌市立大学)に連絡をとり、今に至っています。

「影山千恵袋」には、windows、ブラウザ、outlook、Excel、Word、Teams、plannerなど、私が普段使用していて、これは便利だな、知っておくとよい機能だなと思ったものを掲載しています。
例えば、Excelのピボットテーブル。とても便利な機能ですが、意外と知らない職員がいて驚きました。図を貼り付けて説明しているものもありますし、PowerQueryの概要説明のときは、実際に使っている動画を掲載しているものもあります。

Windowsの便利機能としては、作業中に席を離れるとき、あるいは、たくさんのフォルダーやウィンドウを開いて作業していて、デスクトップ画面を見たいときに、一気に全てのウィンドウを最小化できると便利だと思いませんか？
また「あのこと、どのファイルに記入したかな？」とファイルの内容を確認したいとき、ファイルを一つずつ開かずに中身が確認できる(プレビュー)とできると便利ですよね。このような小技も掲載しています。

千恵袋の掲載するカテゴリの中でボリュームがあるのは、やはりExcelでしょうか。セルの一括分割や統合、日付の表示や単位の表示、ページ設定の一括(全シート)の一括設定、目次機能やカメラ機能等、とても便利な機能がたくさんあります。

PowerQuery機能はちょっと驚きました。Accessで後援会や学友会(学生の団体)の会計システムを作成している私はExcelで「クエリ機能」が使えることに驚きでした。私の経験上、Accessは多くの職員から”とっつきにくい”ソフトです。しかし、Excelなら普段から使い慣れているソフトなので、クエリを使う場面でもAccessより入りやすいのではないかと思いました。

Microsoft officeを導入してからは、Forms、Teams、Planner等もよく利用しています。コロナ前は対面で実施していた会議が、コロナ禍となりメール会議になることも多くなりましたが、Teamsはメールでやり取りするよりもずっと意見交換が簡単で、ファイルを共有することで追記や修正もできるのでとても便利です。学友会(代表学生で構成されている組織)の学生ともTeamsを使ってやり取りをしています。
また、学生課の業務の中で「奨学金」対応が大きなウエイトを占めていますが、これについてもSharePointにてポータルとして構築して運用できないか考え中です。

そして、最近はPowerAutomateをよく使っています。初めて作成したのは、Formsで送信した内容を本人のメールアドレスに送る機能でした。Formsに登録した内容をメールの本文として送信することができたときは、とても感動しました(小さいことですみません)。実はこの作成のとき、私一人で作成したのではなく「影山千恵袋」を共有していた若手職員の一人と一緒にやり始めました。ネットで調べたり、「次はこうしてみよう」と相談したりしました。それが若手職員にとっても、良い経験になったようで、「一人では取り組めなかったことが、一緒だからできた」と、新しいことにチャレンジする面白さを知ってくれたようでした。これは私も嬉しかった。

この作成経験がその後、学生の新型コロナウィルス感染報告Formsを作成するときに役に立ちました。報告用のFormsを作成する前は、学生は陽性になったら、大学に電話をし、我々職員が学生からヒアリングをしていました。そして、そのヒアリングした内容を一つのWordファイルにしてメールで報告していました。現在は学生がFormsに登録をし、我々はその内容をweb上で確認し不明点がある場合のみ学生に連絡します。Wordファイルの報告は止め、Formsで作成されたExcelファイルを共有することで報告に代えています。PowerAutomateはFormsに登録されたとき、メールにてその登録のお知らせが届くようにするために使用しています。

また外部の方にBCCでメールを配信することがあります。メールアドレスをコピペするのではなく、Excelファイルに記載されている一覧のアドレスから自動にメールを作成して”下書き”保存できることを知りました。下書き保存されたメールを一件ずつ確認しながら送信することができ、大変便利です。

さらに、情報システム課の職員から”PowerAppsがなかなか面白いですよ”と聞き、それは興味深いということでアプリ作成にちょっと足を踏み入れ、どんなアプリを作ることができるのかをこれから探るつもりです。
これらのことも「千恵袋」に掲載する予定です。

　codempの皆さまからお知恵をいただきながら、引き続き、牛歩のようではありますが、”何か”を探しつつ、”もがきながら”DXに取り組みたいと思います。