宿題やタスクに潰されそうな日々から脱却する方法
人生、いつまでも宿題はついてくる
夏休みの読書感想文も、
就職活動の履歴書や職務経歴書も、
会議のプレゼン資料や日報も、
比較的締め切りが迫ってからせかせか作って
60%くらいの出来ぶりで
提出できたことに若干満足する
そんな俗に言う【宿題】に
妥協なく向き合えてきた人は
意外とそんなに多くはないのではないだろうか
かくいう筆者も
その部類の人間だったし、
いまでもやりきれたと自信を持って言えるワークが全てではないのは確かだ
ただ、
この60%の完成度であることすらも
実は作業時点では気付いておらず
意外と時間が経ってから
もっとやれたはず、と考えることが多いこの
「宿題放置→締め切り間際の押し込み」のサイクルからの脱却を目指して、様々な工夫を続けてきたことは確かだ
では、なぜ心理的にこの負のサイクルから抜け出すことに苦戦しやすいのか
パッと出てくる要素としてはこんな理由がありそうである
・日々100点満点を取らなくても、それなりに生活できている
・ 全力投球できる時間に限りがある
・もっと優先すべきことがある
・準備に時間を追われて、実働の時間がほぼない
・やるべき作業の想像がついていない
などなど
人によって事情は分かれるが
ある程度近しい理由が浮かんでくる方も多いと思う
こんな理由を棚分けすると、
大抵は、下記の3点の欠落が
この問題を引き起こすことがわかると思う
① 目的や意味合い
② 時間
③ 技術
では、この3点に対して
いったいどのような対象をとっていくことが
この負のサイクルから少しでも脱却できると言えるのか
１つずつまとめていく
①タスクの 目的や意味合いについて
①はどこまで力を込めてやる必要性があるか
ここには意外と複雑な問題が絡まるとは思う
何せ、ミクロで見ると
大抵の宿題は「やらなきゃいけない」からやると解釈されやすいからだ
人は自分に利益がないと
行動の質が変わる
目の前の事情だけ捉えると
人にやらされているという実情は
よほど答えたい相手がオーダーしてこない限り、意欲を高めることはできない
一方で、マクロ視点で見るとどうだろう
いまやるべきタスクは
大きな枠組みで見た時にどのゴールに紐付くものなのか
自分にとって、価値の高い結果に繋がる有効なアクションとするには、一体どう向き合えばよいか
そんなことを考えた時、
実はもっと力を込めて、計画性を持って対応すべきミッションなのではないかと思えるものも、少なからずあるかもしれない
この向き合う仕事や作業が、
一体どんな位置付けなのか、をしっかり考える工程については、下記の記事でも少し触れているので、参考にしていただけると嬉しい
② 時間の不足について
続いて、②の時間の不足についてだ
一番、人が物事に対して言い訳つけやすいのがこのテーマになる
時間がないから、
今忙しいから、
明日ならできるのに、
他人が言うと浅く見えるこの発言も
自分が言うと正当化されてしまう
もはや恐ろしさすら感じる
時間不足のエクスキューズは
人類の敵であるともいえる
また、この分野においては
間接的な変数も登場してくる
・子供の面倒みなきゃ
・家事をしなきゃ
・ゲームもやりたいし
・テレビも見たい
・友達の連絡を返さないと
・買い物行かないと
などなど
こういった時間の不足に対する打ち手は
日々改善が大切なのがポイントとなる気がする
要は、持続可能な確実な解消方法が少ないからだ
有効な方法としては
そのタスクに割り振るべき時間配分の見定めをしっかり行い、
お尻から計画をしっかり引くこと
そして、その必要な時間を予めスケジュール立てて時間をブロックすることが正攻法の対処かと言える
対応完了までのプロセスを描いて
必要な時間を見極められること
そして、しっかり時間を取っておくこと
まさにそれは時間の整理整頓
靴下は引き出しに閉まって
Yシャツはラックにかける
シャツの数は10着だから
今洗濯している3着分のゆとりは残しておく
そんな感じでどの曜日とどの時間は
何に向き合う枠なのか
枠管理能力が試されるのが
この時間不足問題と向き合う最良の手段と言える
この枠管理を横串で見れるようになると
1ヶ月後にはタスクが完了しているから、
この枠はやれていなかった家事に当てよう
みたいな頭の回転が
自ずとできるようになる
何事もすぐには結果は出にくいし
人生においては様々な可変要素がある
アンコントローラブルな事柄も多い
まるサグラダ・ファミリアのように
完成しないのも美学と思ってトライすることがきっと大切なポイントだ
③ 締め切り管理・時間創出の技術
宿題管理において、様々な工夫やテクニックは存在すると思う
それは、アプリによるタスク管理やリマインド術しかり、②で書いた時間の枠管理もまた一つの思考の技術だ
その中で今回、筆者がこのphaseで書かせていただくのは
ツールや概念というよりも、
自分の中で構築しているタスク進行における自分へのルールメイクである
私はタスクをこなす上で以下の2点のルールを必ず実行するようにしている
A：作業完了の優先順位は手軽く終えられるものから(緊急性の軸は設けない)
B：抱えている段階で必ずタスクそれぞれ２０％の進行は進めておく
このルールの実行を約10年近く続けているが、
個人的には極めて自分の仕事や生活環境にフィットした決め事であり、
他のルールで実行していた時期と比較すると作業のスタックや期限遅れが極端に減った実感がある
マルチタスクが基本の私の仕事や
プライベートでも比較的イベントの設計～実行等を運営することも多い関係で、緊急性高い宿題が1週間に10個以上は発生する
そんな関係もあって「Ａ」のルールはかなり効果を発揮した
よくビジネス書などにはる「緊急」「重要」のマトリクスで作業分けを行い、１つずつ優先順位を立てて作業をしていた時代があったが、
ある一定の責任ある仕事が増えてからはあまりこの軸で対応することが合わなくなった気がする
ある時、「Ａ」のルールのように、
比較的軽いものからタスクを捌き始めた結果、
タスクがポンポン終了したり、
小さなタスクがノイズとなって大きなタスクに集中できないということが極端に減った
以来、このやり方で悪影響を及ぼさないなら続けてみようと初めて見たところ、今に至る結果となっている
また、「Ｂ」については比較的よく聞く話ではあるが、
何かと忙しい生活の中でこれを実行できているか否かがポイントとなる
例えば、１０個様々なタスクを持っていたとして、
全てのタスクの２０％以上を進行させた状態を維持する
資料作成ならば、作業に取り掛かる前の時点で、
資料のストーリーは確実に作成しておく
できれば、ストーリーを作って見えてきた必要そうな補足説明の図解やイラストのイメージなどもスマホなどでキャプチャを取っておくくらいはやっておくことが多い
また、例えばあるクライアントや上役からの調査依頼や質問に対して
念入りな回答が必要な場合は、
調査自体をチームメンバーに作業分担ができそうなものは必ず投げておく
ただ、それだけではなく、
２０％の進行を考えると、
ある一定の返信メールや資料の枠組みもこの時点で書いてしまうことが多い
※この作業をするだけでも、他社へ協力依頼する際の精度がグンと上がる
そんな形で「Ａ」「Ｂ」の２つの自分ルールが日々回っているのが実状である
もちろん、これはあくまで私が自分に課したルールである為、
同じことを他社が実行した場合、同じように効力を持つかはわからない
ただ、ここで伝えたいことは
ある程度効果を実感できていて、
一貫した作業ルールを自分の中に設けられている状態は
タスクを捌く上での有効な技術の一つと言えるということである
以上のことから、、
①目的や意味合い ②時間 ③技術 の明確な対処こそ、
まさに消化不良な日々から1段抜け出す一つのチャンスなのではないだろうかと私は考える
人は何歳になっても宿題を抱えて生きていくことになる
それだったら、
できるだけ、自分のなかで「やりきった」の数を増やしたいものだ
日々の生活の潤いやスパイスは
この宿題との向き合い方に紐づいていると
私はずっと信じてトライしてきたし、きっとこれからもそれは変わらない
一つの参考になればと思い、思いの丈を書いてみたので
ぜひ読んでくださった方のノウハウも教えていただけたら
この上ない喜びである
了
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