みんなが「参加してよかった」と思えるオンライン会議の始め方

こんにちは。共創アカデミーの伊藤です。

早いもので、2022年も残すところわずかとなりました。
今年も、さらにオンラインでの会議やミーティングが増え、私もほぼ毎日オンラインでの会議や研修をやっていた1年でした。

かなり、オンラインミーティングにも慣れてきた人も多くなってきましたが、改めて、オンラインでの会議やミーティングで、これやるといいよね♪と思えることをまとめておこうと思います。

１. 名前を呼ぶ

オンライン会議は、それぞれ別の場所からzoomやTeamsなどのオンライン上の会議室に入ってきます。

時間になるまで、シーンとしていて、開始時間になると進行役の人が話し出し、会議がスタートする、そんな始まり方が多いかもしれません。

そこでおすすめなのは、会議室にまず一番最初に入り、入ってくれた人にお名前を呼びながら、一声かけていくこと。
「Aさん、こんにちは。聞こえますか？」
「あ、こんにちは。聞こえてます。よろしくお願いします。」
「Aさん、ありがとうございます。よろしくお願いします。」

こんな感じで、全員に声をかけます。
これにプラスして、
「Bさん、昨日の会議で鼻声でしたが、体調いかがですか？」
「Cさん、今日の会議の資料、ご準備ありがとうございます。」
「Dさん、昨日のサッカーの試合、観ましたか？最高でしたね。今日はネブそうかもしれませんが、よろしくお願いします。」
などなど、一言二言やりとりをすると、沈黙が続く開始前の状態とは全く違う雰囲気になります。

２. ゴールとスタンスを明確にする

これは、対面での会議でも言えることですが、
・この会議が何のためにあるのか
・自分はどういうスタンスでこの会議に参加すればいいのか
ゴールとスタンス（役割）が明確になっている会議は、参加する意識が高まります。
逆に、明確になっていない会議は、「私はこの会議に参加する意味があるのだろうか、、いやないだろう」と思ってしまい、オンラインだったら内職をしたくなります。。。

自分が会議のファシリテーターならば、会議のゴールを明確にして、その会議に出席してほしい人を招集します。

そして、会議の冒頭で、まず、この会議に集まってくれたことへの感謝を伝え、この時間が何のためにあるのか、この時間が終わった時に、どうなっているのが理想かゴールイメージを伝え、そのために、どのように参加してほしいか、参加スタンスをお伝えします。

例えばこんな感じでしょうか。

「お忙しい中、お時間通りお集まりいただきありがとうございます。
　今日は、これから3ヶ月の広報シームとしてのマイルストーンを確信したいと思います。1時間後には、このメンバーで3ヶ月後のゴールイメージが共有できて、それぞれが取り組んでいくアクションが明確になっていることを目指していきたいと思います。アイディアは、思いついたら遠慮せずに出していきましょう。実現できるかどうかはおいといて、頭を柔らかくしてみんなで考えていきたいと思います。」

立場や役職などで、自分がどこまで発言していいか、あるいは、発言が本当に求められているのか、わからないときもあります。
ゴールやスタンスが明確になっていれば、安心して発言できたり、発言していなくても安心してその場にいられたりしますので、会議の最初に全員で共有してから進めるのがおすすめです。

３. チェックインをする

「チェックイン」とは、会議のオープニングに行うウォーミングアップのようなもので、全員が一言ずつ発言します。

目的は、全員が「この場に集中する」ということ。

オンライン会議は、会議室に移動するなど、身体的、精神的な切り替えがしにくく、ぽちっとクリックして、何となく始まっていきます。

そのとき、会議にすぐに集中できているでしょうか？

前の会議の資料を見ていたり、メールチェックしていたりしていることも多いのではないでしょうか。

そこで、全員がその場に集中するために、一言ずつ話していく「チェックイン」をしてから本題に入るのをおすすめします。

何をするかというと、何かお題を決めて、一人30秒から1分くらいで話します。

お題は、例えば、
・いまどこから入っているか
・今の気持ち
・気になっていること
などがスタンダードですが、会議のテーマが働き方改革に関することだとしたら、「いま週に何日出社してますか？」とか「リモートワークでのリラックス法はなんですか？」のようにテーマに関連する問いでもいいかもしれません。

進め方としては、

・進行役（ファシリテーター）が自分の画面に写っている順番で指名
・慣れていて少ない人数だったら、言いたい人から挙手をして発言
・最初の人から、次の人を指名してマイクを渡していく

といった感じで、人数やメンバーに応じて、発言しやすいように促していくといいでしょう。

チェックインをすることで、参加している人たちが、今どんな状況で参加しているのか、最近どんなことを考えているのか、などを共有することができ、お互いを理解するきっかけにもなり、場に共感がうまれるのを感じます。

そして、会議の初めから終わりに共通することとしては、

発言に対して、何らかの形で反応を示すこと

誰かが発言した時には、ビデオオンならうなずきながら聞く。できれば笑顔で。
ビデオオフなら、ミュートをできるだけ外して、あいづちをする。
もしくは、リアクションボタンやチャットで反応する。

発言に対して、「聞いてますよ」というなんらかの反応があるだけでも、会議の雰囲気は変わります。

以上、
「名前を呼ぶ」「ゴールと役割を明確にする」「チェックインをする」
この3つをやってから本題に入ると、

この場にいていいんだ
と思えて、

何のために自分がここにいるのか
が明確な状態で集中でき、

みんながバラバラなところから参加していても、なんとなく一人ひとりの状況を理解して周りを思いやる気持ちが湧いている

こんな状態でオンライン会議を始めることができます。

そして、反応を示すこと。
お互いに聴き合える雰囲気は、みんなで創っていくことができます。

1日のうちで、会議やミーティングに何時間使っていますか？

大事な人生の時間を会議に使っているとしたら、
その時間を共にする人たちと有意義な時間、
そして、未来に確実につながる時間にしたいものです。

そんなことのちょっとしたヒントになりますように。