エージェント経由の応募数を2倍、決定数を3倍にした方法
こんにちは。メタバースプラットフォーム「cluster」を運営するクラスター株式会社の高柳です。
現在はエンジニア・デザイナーを中心とした開発職の中途採用を担当していますが、昨年はエージェント様とのコミュニケーションのフロントを担当していました。
先日「データで振り返る年間100名採用」というタイトルで記事が公開されましたが、そこで触れた通り昨年の応募数実績で2番目に多かったのがエージェント様経由です。
特に22Y2Q→3Q比で応募数は約500→1000と倍増、決定数は4→12と3倍増まで伸ばすことが出来ました。その際に取り組んだ施策をいくつか紹介いたします。
考え方は、エージェント様からの決定数の基本ロジックを以下とし、各プロセスを改善するというやり方です。
【エージェント経由決定数のロジック】
取引社数① × アクティブ率② × 1社ごとの推薦数③ × 決定率④＝決定数
①取引社数を増やすには：代理店を活用する
採用担当の方には共感頂けると思うのですが、エージェント様を新規開拓するのって意外と契約だったりATSの開通だったりお打ち合わせだったりと工数がかかります。
これを効率化するために、全国のエージェント様と既に関係値がある代理店様を活用させていただきました。
求人票の統一・契約内容（紹介料/返金規定等）の統一・説明会の一斉誘致など、効率が良くかつコミュニケーションコストが非常に低いです。
ただしこの手法は自社でリレーションが出来るまでの短期施策なので、網を広げた後にどれだけ推薦を集められるかにかかってきます。
更にこの手法はコストがかかるので、まずはコストをかけずにエージェント開拓をしたい、ということでしたら以下の取り組みを試してみるのをおすすめします。
②アクティブ率を上げるには：企業の決定・推薦実績ごとにグルーピングしアクション管理
当然①で開拓した新規エージェント様はもちろん、既存のクライアントとの関係値を温める必要があります。そのため、以下のように実績に基づきグループ分けをしました。
A群：新規Agt（推薦有）、既存Agt（過去決定実績あり）
B群：新規Agt（推薦無だが可能性アリ見立て）、既存Agt（推薦有）
C群：既存Agt（推薦無だが可能性アリ見立て）
D群：新規/既存Agt（推薦無し見込み低）
A群の企業様は10社ほどに絞り、定例やブラインドレジュメ会を組みました（中には毎日電話で一緒に書類のスクリーニングをしていた担当さんも）。
またコミュニケーションもslack/FBメッセ/メール/電話と先方の反応が速いツールで企業毎に使い分け、とにかく即レス＆推薦後速報でFBKを個別で共有、を徹底していました。
エージェント様とのやりとりはとにかくスピードが一番大事ですね。一日中ATSとSNS見てます。あとは「この会社だったら面談組んでくれるし推薦しとこ」と思ってもらえるハードルの低さ、これは後述します。
BC群の企業様には、隔週〜月次で決定実績やペルソナを一斉送信のDMで共有していました。メールには”ご希望があれば打ち合わせ可能です”と記載しTimerexのURLと共にご連絡を。
このTimerexのURLを同時に送付するというのが結構重要で、先方が希望したら自由に入れられる（こちらに拒否権なし）かつ自動で打ち合わせ日程が予約されている、というのが個人的には効率的で良かったです。
※ Timerexはスケジュール自動予約ツールです。
さらに各群の推薦数を週次で追っており、推薦実績次第でA群とB群と入れ替えもしていました。
③1社ごとの推薦数をあげるには：書類の通過率・選考スピードを上げる＆先方社内で求められている成果を知る
当然ですがエージェント様も我々同様、社内で追っている数字がありますので、どんなに推薦してもほとんど書類で落とされたり選考スピードが遅かったりすると萎えちゃいます。
クラスター社は、約1年前までは書類選考を事業部側が担当していました。
エージェント様を一気に開拓したタイミングで、書類選考を採用担当で巻き取り、場合によっては採用担当が1次面接を実施するというフローにすることで、書類通過率・書類選考スピードを一気上げました。
また、書類の目線があってきたエージェント様には「1%でも可能性があればまずは私が会いますので、とにかく気軽に推薦してください！」と伝えていました。
併せて、エージェント側の担当者さんが、社内で何をKPIとして置いているのか？をヒアリングし、どこの基準を（採用担当側で意図的に）緩和していくのか、をコントロールしていました。
例えば推薦数と決定数だけを追っている企業様でしたら「ブラインドでも情報少なくても構わいないので、まずは上げてください！」と伝えてましたし、面接数を追っている企業様でしたら「1%でも可能性があれば会います！」スタイルでしたし、通過率を追っている企業様でしたら面接確約のブラインドレジュメ会を実施するなどです。
かつ、弊社側も毎月エージェント様経由の推薦数をKPIとして追っていたので、ここの必達は個人的にかなり拘りました。
月末にはよく関係値が出来ている担当の方に電話して「あと5件！！いけませんかね？」と泣きついていました…。
④決定率をあげるには：エージェント様経由で決まりそうなポジションを見立てる
ここまでやっても決まらないポジションは決まらないです。そもそもエージェント様側のデータベースにいない職種もありますし。余談ですがUnityエンジニア、どこにいるんでしょう…。
結果的に2Q→3Qで応募数が2倍（500→1000）なのに比べて、決定数が3倍（4→12）と多いのは、決まりそうなポジションに集中したからです。
具体的なポジションでいうと、営業やディレクター、コーポレートなどです。
また、決定率を上げるためにはオペレーション改善が大きく影響してきますので、ここについてはまたnoteを公開予定です。
⑤そのほかやったこと
他にも細かな改善や新しい施策をたくさん取り組んでいました。例を上げると
FeeUP
採用イベントの開催
エージェント限定のオープンポジション求人の作成
エージェント側の担当者様に面接同席もらう
などなど。もし詳しく知りたい！という方はお気軽に高柳宛にDMください🙆♀️