なぜあの人はテレワークなのに評価されるのか。これからの時代の仕事に必要なコミュニケーション能力
「最近どう！？」
問題です。↑の「最近どう！？」はどんな方法で伝えられたでしょうか！
①電話 ②メール ③チャット ④web
どれだと思いましたか？ 絶対的正解はないのですが、状況に応じたベターな回答はあります。同じメッセージを伝えているのに、適切な方法を選べないがために相手にうまく伝わっていなかったり、あなたの評価を下げてしまっている可能性があります。同僚がテレワークのコミュニケーションが上手なのではありません。あなたが下手なのです！！！基本的なことではありますがコミュニケーションとそれに適したツールの組み合わせを整理しましょう。
「情報量」
言語情報と非言語情報に分けて考えます。言語情報とは文字通り言葉で伝える情報です。伝えるべき情報が多い場合、電話やweb会議で話した方がメールやチャットよりも早くすみます。非言語情報については、電話ならば声のトーンや話す速さ、抑揚などによって相手に伝わる情報を指します。さらにWeb会議ならば身なり、姿勢、動作、表情、ジェスチャーなどがそれに加わります。この「非言語情報」は「言語情報」に劣らず重要で、特に相手を説得したり、感情に訴えかけたりする際には強力な武器になります。
チャット「大変申し訳ありません。」
web「大変申し訳ありません。」
確実に後者の勝ちですね笑 これはみなさんわかると思います。
「即時性」
「情報が即座に相手に伝わること」です。
これをさらに「情報が相手に届くまでの時間」と、届いてから「相手が情報を認識するまでの時間」に分けて考えてみます。
まず「情報が相手に届くまでの時間」ですが、通信トラブルがなければメールやチャットは送信と同時に届くので意識する間もありません。電話は相手がすぐに応じてくれれば即座に情報を伝えられますが、忙しい場合は折り返してもらうなど時間がかかります。web会議も即座に繋げますが、同じタイミングで入るためのアポイントを事前に取得する必要があるので時間がかかるでしょう。
「相手が情報を認識するまでの時間」ですが、 電話とWeb会議ではこちらが情報を伝えるのと同時に認識されるので、無視できるほど短いと言えます。チャットは送ったメッセージに「既読」が付けば認識してもらえたと思いたいところですが、誤操作で開いてしまったものの読んでいない可能性も考慮すると、返信があるまで油断できません。メールも送ったからといって相手が読んでくれているとは限らないですし、後回しにされている可能性もあります。そのためチャットにせよメールにせよ、相手が情報を認識するまでの時間がかかることを常に想定しておき、なかなか返信がないときは送信後に電話やチャットでフォローするといった組み合わせも考慮しましょう。テレワークになってからチャットの使用量が大きく増えたと思います。チャットは気軽なやりとりに便利ですが、その分大事な情報が流れていってしまします。悪気はないけど、スルーしてしますことがあるとお互いに認識しておきましょう。
「記録」
これには「備忘録」と「証跡」の役割があります。前者は自分が相手に伝えた情報について「いつ」「誰に」「何を」「どのように」伝えたかを後から確認するためのものです。後者は、後から「言った、言わない」の水掛け論で相手と揉めないように記録を残しておくためのものです。どちらにせよ自らの仕事もミスを防止するための防錆策です！
互いの認識は違っているという前提でいる
ある物体を見た人が、その形を「長方形だ」と主張する一方、別の人は「円だ」と主張したら、どちらかの人が嘘をついているのでしょうか。その物体が円柱であれば、それをある角度から見れば長方形に見えますし、別の角度から見れば確かに円に見えます。つまり、見る角度によって事実が異なるということです。これと同じことが、仕事上のやり取りでも頻繁に起きていると想定しておくことが大事です。
認識を合わせるためには
「客観的な情報」を「論理的に伝える」ことが必要です。例えば、
あそこのお店まで徒歩で10分歩くと大きいスーパーがあるので古い家との間の道を進んでください。
⇨徒歩10分は人によって違うし、大きいか小さいか、古いか新しいもその人の感覚によって異なります。
また、「前提を揃える」ことも大切です。仕事を進める上で、
「目的を達成するためならどんな手段を選んでも構わない」のか
「目的を達成するためにその手段に限って解決する」のか。この前提が異なっていたら方法云々ど頃ではありません。
それでも難しいなら
オフィスを再現して、ツールとか使わないで実際にあっている時のようにコミュニケーションを取りましょう笑
そんなのどうやるんだ？という方以下のリンクからぜひ仮想オフィスRISAを検索ください。