少ない時間で多くのことを、頑張らずにできるようになる！タスクマネジメントの手法
こんにちは、『超反省サロン』を運営するチョッキです。
「今は忙しいから」「そんなことやっても無駄じゃない？」こんな台詞が口癖になっていませんか？
目の前のことでいっぱいいっぱいになっている。そんなあなたに、少ない時間で多くのことを、頑張らなくてもできるようになる、タスクマネジメントの手法を具体的にご紹介します。ぜひ、参考にしてみてください！
『超反省サロン』については、こちらの記事をご覧ください。
ご機嫌に過ごせる人生を、今この瞬間から始める。
「今は忙しい」「それは難しいから、無理」「それはやっても無駄」
これは、以前の僕の口癖です。
いつも何となく忙しい状態が続き、何となくやったつもりになって…。
それなのに、全く積み上がらない。そんな日々が続き、やがて僕の人生は、混迷を極めていきました。
目の前のことでいっぱいいっぱいで、新たなことに着手する余裕もなく、何となく頑張っているつもりのまま20代を終えた頃。誰かと会話するネタは豊富に持っていたので、一見するとそんな風には思われていなかったようですが、自分が仕事としてできることは、ほとんど積み上がっていませんでした。
でも、見る人が見ればわかるもので、人を見る目がある人から見ると、その頃の僕は「残念なイケメン」だったそうです（笑）。これを聞いた時はすごくショックでしたが、冷静に考えると図星だったのは、ここだけの話です。
そんな僕ですが、イケメンは置いておいても、今は割と残念ではなくなってきている気がします（笑）。
理由としては、
頑張らずにできることが増えてきているから。
以前よりも圧倒的に行動力が上がり、できることも格段に増えたのですが、要は、あの頃には一切なかった余裕が生まれてきているんです。
なぜかと言うと、毎回全力で頑張るのでなく、仕事もプライベートもルーティン化できることが多くなり、行動をするための難易度が極めて低くなってきているからです。
全行動の目安としては、８割ぐらいがルーティンになっている感覚があります。ルーティンタスクにまとめ、マニュアル化しているので…
・行動の手順がわかる
・かかる時間の見立てもわかる
・リストの上から順にやるだけ
こんな風に、無駄に頑張ることなく、心地よい生活の再現性をどんどん高めることができています。
そして、一日のうちの２割程度、時間の目安としては６０〜１２０分ほどは、初めてやることや割と重めなタスクを入れています。そのタスクもまた時間計測をして、手順を書き出して、必要であればルーティン化していくので、2回目以降の行動ハードルは極めて低くなっていきます。
頑張るのは、最初の1回目だけ
この考えが徹底できているので、少ない時間でより多くのことをできるようになってきました。どうやってこのような状態にまでしてきたのか、今回はタスクマネジメントの手法について、具体的にご紹介していきます。あなたの毎日の過ごし方の参考になれば幸いです。
いつかは誰でも不調に。だからこそルーティンタスクを。
そもそも、今はできていて過去にできなかった理由をひと言で言うと、毎回頑張っていたからだと思います。
以前は、何をやるにしても毎回ゼロイチで考えて、気合を入れて全力で頑張っていました。マニュアルを作ったり、ウェブを参考にしたりというアイデアもなかったので、やることがどんどん増えていって…。
仮にその行動がうまくいったとしても、その時だけ。時間計測も手順書き出しもしていないので、再現性ゼロだからです。
結果、できる時もあればできない時もあるという感じに。
最終的には、自分で「やりたい」「やろう」と始めたことなのに、「やらなくてはならない」と、行動が億劫になってしまい、さまざまな行動のハードルが極めて高くなってしまいました。
そのうち、考えること自体をやめ、行動することをやめてしまう。そんな状況に陥った僕は２７歳の時、心の病になってしまいました。
どうすれば、このような状況にならなくて済んだのか？
ひと言で言うと、「登りやすい階段を作っておくこと」と言えるかなと思います。具体的に言えば、仕事とプライベート共に一本化した
ルーティンを作る
ということ。
「朝起きたら◯◯をする」とか、あなたもなんとなく、朝のルーティンは決まっているんじゃないでしょうか？
・目を覚ます
・顔を洗い、うがいする
・水を一杯飲む
・トイレに行く
・好きな音楽をかける
こんな風にやることはだいたい決まっているはずですが、タスクとして「見える化」していない場合が多い。
そのため、少しでも調子が悪くなるとルーティンが崩れてしまう。誰でも経験があるはずです。これは、見える化していないため、行動するたびに思い出さなければならず、調子が悪い時は思い出すことができない場合があるからです。
僕の場合は、頭にモヤがかかったようになって思考停止してしまう傾向がありました。だから今は、あらかじめ
いつかは調子が悪くなるという前提で考える
ようにしておき、いちいち思い出さなくてもできる行動を言語化するようにしています。
最低限これだけはやることができれば、ご機嫌に1日を過ごすことができるという行動の集合体。これを僕は、「ルーティンタスク」と呼んでいます。
例えるならば、階段を登りやすいようにコツコツ積み上げておく感覚です。最低限の行動は調子の好不調に関わらずにできるように。
今でこそこんな風に言っていますが、以前の僕はルーティンというものに対して嫌悪感を抱いていました。時間ごとに何をやるのかが決まっているなんて、まるで学校の時みたいにがんじがらめで嫌だ」と。
もしかしたらあなたも、そんな風に考えていませんか？
しかし、数多くの書籍を読むうちに…
多くの成功者がルーティンを大切にしている
という事実を知りました。それはなぜなのか？
成功者たちは時間をしばるわけではなく…
時間を増やすために、ルーティン化する
という理解をしています。
ご機嫌な1日の再現性を高める。これぞ、ルーティン。
なぜ時間が増えるのか？
それは、いちいち考えなくてもできることが増えるからです。
すると、結果的に時間は増えます。
そして何より、心地よい1日の再現性が上がるから、日々のパフォーマンスを高く保つことができるんだと。そうすれば、自然とやりたいことにフォーカスできる時間が増えます。
「起きたら◯◯をすると気分が良い」「朝、本を読むとモチベーションが上がる」「寝る前に瞑想すると睡眠効率が上がる」など、「これをすれば、1日をご機嫌に過ごせる」というような行動がなんとなくわかっている人は多いものの、思いつきでしている人が多い印象でこれらの行動を…
無意識で行い、生活の一部にしてしまう
という風に考えている人は、あまり多くはありません。だからこそあなたは、あらかじめ決めておきましょう、心地よい1日の過ごし方を。
時間ごとにやることを決めて、やることに追われるのでなく、時間が空いたら、あらかじめ決めておいた心地よい生活を、また始めればいいんです。
ちなみに僕の場合は、突発的に空いた時間を『超反省』の記入に使っています。僕は『超反省』を全ての行動に繋がる源泉のように捉えているので、楽しみでしかないんです。
話は少し逸れましたが、ルーティンは人生を堅苦しくつまらなくするものでは決してなく、ご機嫌に過ごすための必須アイテムなんです。
これがあるからこそ、頑張らずにできることがどんどん増えていく。そんな感覚を得られるようになってくると、行動は止まらなくなります。
初めてタスクもルーティン化。その秘訣は、先人にあり。
ルーティンタスク化することで、2回目以降の行動が楽になるということをお話ししてきましたが、初めてやるようなゼロイチタスクはどうすればいいのか？
ここでは、僕の場合についてお話しします。
僕の場合、ゼロイチタスクの実施手順を決めました。
1.調べる
2.やってみる
3.時間計測する
4.手順を書き出す
以上です。この流れ、どこかで見たことがありませんか？
そうです。下記の「時間とできることが増え、人生が変わる！毎日の行動の質を上げる方法」の記事で言っていたことと同じです。
繰り返しにはなりますが、僕らにとっては初めてやることであっても、ほとんどの行動は…
先人によって既に経験されているもの。
行動を起こす前に１時間も２時間も頭の中で悩むくらいなら、不完全でもいいのでまずは５分ほどで手順を調べ、実際に行動してみて、その手順をかかった時間と共に書き出しておく。
すると2回目以降、その行動に着手する際のハードルはかなり下がります。
そもそも初めての行動のハードルが高いと感じるのは、かかる時間と手順がわからないからです。
それなら、かかる時間と手順を明らかにすればよい。シンプルな話ですが、意外にできている人は多くないものです。
ゼロイチで取り組むことが1日1つずつでも型化することができたら、いかがでしょう？1年後と言わずに数ヶ月後には、頑張らずにできることが増えていると思いませんか？
安心してください。これを読んでいるあなたになら必ずできるはずですから。
例えば、僕がこの記事を書くこともそうですが、新たな取り組みを継続的にやるためには、ゼロイチタスクもルーティン化することが大切です。
本記事含めて、記事を作成するときの手順は、知識・経験を経た結果、以下のようにまとめています。
● コンテンツ作成プロセス：
📝 基本ルール：TTPS 📝
⑴ 参考にするコンテンツ選定＠スマホ〔目安：5min〕
⑵ 参考にするコンテンツ項目出し＠ノート〔目安：10min〕
⑶ 作成予定コンテンツの項目に変換 ＠ノート〔目安：10min〕
※『イラストのラフ案作成』も踏まえてやると効率良い♻️
↑ 関連用語検索をしつつ作成すると、ヒント満載
⑷ ドキュメントにコンテンツ項目転記＠ドキュメント〔目安：5min〕
※ 直近のドキュメントをコピペして作成する♻️
⑸ ライティング開始〔目安：60min〕
◻︎ 好きな音楽をかける
◻︎ 該当ドキュメントを開く
◻︎ スマホで参考にするLPを表示する
◻︎ TTPS思考で順次、テキスト作成
⑹ 完成し次第、コンテンツリサイクルの計画をマインドマップへ転記＆実践〔目安：5min〕
⚠️ 基準：既存客が、サポートメンバーの稼働0秒で自律成長できる環境整備を♻️
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⚠️ 留意事項 ⚠️
🔑 運動直後、対面予定前1.5h以内は集中力が欠けるので注意
⇒ 対面予定前2h以上空ける × 運動直後じゃない状況で一気に書ける傾向あり‼️
⇒ なるべく頭が空っぽの『午前、午後イチ』がコンテンツ作成のおすすめ時間帯‼️
🔑 合計作成時間を測っておき、それを『１/１０の時間』できるには？を常に考える
⇒ コンテンツ作成プロセスに〔〕付けでかかった時間を記載する‼️
🔑 完璧を目指さずに、3割→6割完成を鉄則に♻️
⇒ 一気に書いても、部分部分で書いても良し。何回も『推敲』しつつ形にする‼️
⇒ マイルストーンの週次打ち合わせまでに、不完の完で、とにかく形にする‼️
このような手順があるからこそ、大体９０分前後あれば１記事完成するという見立てが立てられるようになります。そして、これを毎週２記事作成すると決めているので、合計１８０分を確保すれば良いことがわかります。
一気に書けないことは経験則でわかっているので、⑴から順番に時間計測しつつ、小分けにして規定の時間でやっていきます。ちなみに、毎日１４時から２０時までをタスク時間として天引きしているので、「何曜日の何時からやれば、期限の水曜中に完成する」と見積もることができます。
やること、やる手順、かかる時間もある程度わかっているので、それを一旦ルーティン化している感じです。こうして、ゼロイチタスクも、どんどん頑張らなくてもできることにしていきます。
すると、当たり前レベルでできることは、飛躍的に上がっていく。この感覚を実感できるはずです。
ご機嫌に過ごせる人生を、今この瞬間から始める。
ゼロイチタスクのハードルを下げることができ、頑張らなくてもできることが増えることはわかった。けれど、「１日は２４時間と決まっている。タスクが増え続けたらパンクするのでは」そんな風に思ったのではないでしょうか？
そこであなたにご提案です。それらのタスクを…
他人に任せる
ことを、ぜひ検討してみてください。
「それって経営者やお金持ちの人だけの話でしょ？」とか言わることがありますが、そんなことはありません。
例えば、引っ越し前の大掃除をする場合、自分でやろうとすればかなり時間かかると思います。どこから手をつければ正解なのかもわからないですし、かかる時間も不明瞭。
そんな時は、プロに任せちゃうのもありです。そうして自分は、空いた時間で仕事をするも良し。趣味のことをするも良し。
いずれにせよ、冒頭でもお伝えした「より少ない時間で、より多くのことを」実現するために僕らに与えられた時間は、一人あたり１日２４時間しかありません。
この限られた時間をどうやって過ごすかを、仕事、プライベート共に、ある程度流れを決めておき、マニュアル化しておく。すると、人に任せる時もマニュアルをもとにお願いできます。
他人にタスクを任せながら、自分にしかできないことに集中できるようにしていく。
そのためのおすすめのタスクの割合は…
ルーティン：ゼロイチ＝８：２
だと、僕は考えています。
加えて、ゼロイチタスクもルーティン化していき、常に人に任せられないかを検討していく。いつ人に任せても問題ないように、時間計測と手順書き出しは欠かさずに。
そうして、頑張らなくてもできることを無限に増やしていく。全てを自分でやる、という前提から抜け出す。これは、タスクマネジメントにおいて極めて大事な考え方です。
「任せる人がいない」「依頼するためのお金をかけられない」そんなあなたは、IT・システム化で自動化する、ということを考えてもいいかもしれません。
経営でもよく言われることですが、自動化やシステム化の流れは常に…
1.やってみる
2.他人に任せる
3.IT・システムで自動化
上記の３つです。あなたが知らないだけで、便利なITツールは今や無限と言ってもいいほどに多数、存在します。ただし、他人に任せるにせよ、IT・システム化するにせよ、どのみち手順を言語化することは必要になります。
ここでお伝えしたいこととしては、「無機質になれ」と言っているわけではありません。
タスクマネジメントのゴールは…
ご機嫌で過ごせる毎日を、意図的・計画的に創り上げること。
そのために活用できるものがあるのなら、検討する価値があるのでは？と思うんです。
僕らの人生は、毎秒、毎秒、終わりに近づいています。残りの一生を…
日々やることに追われ、他人に流される、忙しない人生にしたいか？
それとも、
やりたいことを着々と実現でき、自分で舵とりする充実した人生にしたいか？
あなたが後者を選ぶなら、本記事を繰り返し読みつつ、とにかく徹底実践してみてください。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました！
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