業務報告とぼやき〜その１〜

ノートのつぶやきを使って、隔週（最初は毎週でしたがそれも今や放置）で140字を業務報告と称してつぶやいていました…（報告じゃなくてつぶやきじゃん！って言うツッコミはさておき）。

そもそもなんでこういうことになったのかを今日はお話ししたいと思います。
建設的な話ではく、ちょっとぼやき入っています。

２０２０年の緊急事態宣言の施行に、リモートワークができる会社は随所ではじまり、私のいるビルでもテナントの大半がリモートワークになったと思われ、毎朝毎昼のエレベーターの込み具合が嘘のようになりました。
当社は「リモートワークはしません（できません）」という方針のもと、全社員がほぼいつも通りに出社する状態でした。

私の課は会社の中枢とはいえルーティンワークと紙書類が多く、コロナだろうが何だろうがバタバタとしておりました。
そんな中、同じ課でも毛色の違う仕事をしている私は、コロナで事業所の営業がほぼストップ状態になったのと同時に仕事が無くなっていきました。

そこで、スキルが無いせいで課の仕事は手伝えない。。このままだとこの課にいる意味はないけど、他の課に役立つことをしようかと考え、採用関連が忙しくなることを考えて、人事の手伝いをしたいと部長に申し出ました。
その頃、課での私の存在はいてもいなくても同じであるのかもしれないと思い始め、仕事が来ないから半休をとってお休みし、せっかくの空き時間、何か勉強しようと経理系の仕事や法務系の仕事について勉強し始めていました。
それでも時間を持て余すほど、私の業務はピタッと止まってしまったのでした。

申し出た私の言葉に対して部長は「そんなことを言い出した人は初めてだ。人事じゃなくても考えるから。この課でできること」と考えてくださったのが、私が関わっている書類の電子化でした。

とにかく書類や紙の保管で、ファイルに囲まれているこの課の現状を考え、また、近々同じフロアに越してくる子会社のことも考えてか、スペースの確保と電子化することで仕事をスピーディーにすることが考えられていたようです。

実はこれより少し前に、電子契約の問合せが増え、電子契約について学んでいたので、書類の電子化と電子契約が同時にできるのではないかとひそかにワクワクしていたのです。また、他の事業所や子会社から、子会社同士で顧客情報の連携ができないか？や契約書について閲覧できる方法はないか？など関連するような問い合わせを受けていたので、これは出来上がれば皆にとってきっと役に立つものになると嬉しい気持ちでいっぱいでした。
全ての手間が省け、効率化への道へ進めるようなそんな気がして、大変だけれども
やりがいがありそうだと大きな期待感を持っていました。

翌週には相談した部長が「情報システム課の方でめぼしいソフト見つけてくれて、明日ミーティングがあるみたいだから」ということで、早速次の日にミーティングに参加。

すると、話は大掛かりになっており、どうやらソフトを購入というよりは、文書管理のためのスキャナーとシステム設計からのようでした。
どうやら長年懇意にしている取引先からの紹介のもので、とにかく何かと紙やハンコで動く我が社に対して「いよいよですか！？」と乗り気でミーティングは進みました。

夏頃から打ち合わせや現在の環境等の話し合い、文書保管の方法などを打ち合わせし、本番システムの実施を行う頃には冬になっておりました。ほぼ顧客の要望通りにデザイン設計できるシステムで、システムなんてこれっぽちも知らない私が、相談しつつ、画面のデザイン、使い勝手、当社の資料に合わせてどのように検索保管するかを伝え、ようやく１２月からテスト運用を開始し、いざ本番環境へというところでした、秋の健康診断で腫瘍が見つかり、私は来年早々手術で入院することになってしまいました。

その２へ続く