会議が苦手なHSPさんに聞いてほしいこと

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こんにちは！HSS型HSP(HSE)のちびくろです。

今日は週に一回、私が苦労していることについてシェアしたいと思います。

週に１度のMTGがいつまで経っても超苦手！

毎週１回、社長と同じ部署の人たちとのMTGがあるのですが、私はそれが大の苦手です。

内容は至ってシンプル。3分くらいで簡単に1週間のまとめを話します。

「はい、じゃあ次お願いします」と言われてから3分間のスピーチをしなければいけないのですが、毎回練習しても話がすっ飛んで上手くいきません。

基本的に伝える内容はシートにまとめるので、それを上から読むだけ。

それなのに、自分でも「なんで今この話してるんだろう？」って思うくらい、話が飛びます。

そのため「失敗をしたらどうしよう」という恐怖がいつまで経っても抜けず、MTG前日から憂鬱な気持ちになります。

ずっと私は話すことが下手なんだと落ち込んでいましたが、実はこれはHSPの特徴の一つでもあったのです。

理由は分かっていても克服するのは難しい。

話が飛んでしまうのは、会議に限った話ではありません。

主な理由はこんな感じです。

・緊張してしまう
・相手の感情を過度に気にしすぎる
・頭の中で色々なことが思い浮かんでしまう
・整理するのに人より時間がかかる
・話が逸れている自覚がない

社長とのMTGは特に最初の二つが影響していると思います。

「今の社長にちゃんと伝わっただろうか」
「今の余計だったかな」

など、自分の発言に自信が持てずに気づくとグダグダになってしまいます。

また、MTGは私以外の人も参加していますので、その人たちの発表で決まった内容を臨機応変に自分の話す内容とリンクさせなければいけない時があり、臨機応変にしようとして失敗してしまったり、失敗が怖くて緊張したりで、原因がわかってても未だに克服できてません。

情報量はできるだけ少なくシンプルに

冒頭で話したように、話がまとまらないことはHSPさんの特徴の一つだと思います。

しかし、「HSPさん＝話が苦手」ではないのです。

なぜなら私は文章を書くことは好きだし、分かりやすいと評価してもらうことが多々あるから。

では、なぜ話がまとまらないのかを考えてみました。

「情報が足りていないかもしれない」
「余計なことを言っているかもしれない」
「相手に伝わっているだろうか」
「私は間違ったことを言っていないだろうか」
「相手の気を悪くさせるようなことを言っていないだろうか」

自分が会話をしているときに考えていることを意識してみると、口頭で話している内容と並行して、上記のようなことを考えていることがわかりました。

相手のことを気にしすぎてあれもこれもと情報を追加したり、相手が不機嫌になっているかもしれないと勝手に解釈して誤魔化そうとしたりの繰り返し。

文章で書くときは何度も読み直せますが、喋っているときはそうは行きませんよね。

そのため、話している自分ですら「あれ？今なんの話ししてるんだっけ？」となってしまうのです。

得意な分野でカバーする

臨機応変な対応や会議などで説明することが苦手な私ですが、小さい頃にヤマハ音楽教室に通い、舞台慣れ？をした私は、人前に出ること自体は苦ではないし、本番に強いタイプです。

また、文字やビジュアルでまとめるのは得意な方なので、毎回のMTGでは得意な分野でカバーするようにしています。

例えば、メモを作成するときは全ての文章を台本のように書くようにしています。

資料を作成するときもシンプルさを心がけ、できるだけ文字ではなくビジュアルで伝えるよう意識しています。

そうすることで、「情報量が多すぎて話が飛ぶ」と言うことが防げるからです。

一見、資料に文字が多い方が迷子にならず話せると思うかもしれません。

私もかつては文字がたくさんの資料を作っていました。

しかし、文字が多い資料は相手にどこを読んでいるのかを明確に示す必要があり、資料に書かれたことを何も考えずに読んでいるだけでは聞き手が辛いと言うことを知りました。

逆に文章を全て取っ払い、イラストに番号を振ったり、イラストの配置を指示しやすいところに置いたりして、口頭で話すときにやりやすい工夫を始めたところ、自分が思っているよりもやりやすいことに気がつくことができたのです。

HSPであることに変わりはない

シンプルな資料の方が伝わりやすく、文字が多すぎるとわかりづらいと言うことに気づくことができた後も、私は文字の多い資料を作りがちです。

文字が多い資料では、

・情報が全て載っている気がして安心できる
・口頭で話すのをスキップしちゃっても、書いてあるから相手に伝わる（と思ってる）
・全て書かれているから、足りないものを整理しやすい

など、私自身へのメリットがいくつもあるからです。

HSPは別の記事でも書いたように、深く物事を考える気質があります。
考えすぎて不安になってしまうので、全てが目に見えている状態に安心するのでは無いかと思います。

だからこそ私はそれを否定せず、まずはたくさんの文字が書かれた資料を作成します。そしてそこから、必要な情報をマイナスしていく作業を行っています。

資料作りが得意な人や同じような悩みを持たない人からしたら、「なんて非効率なやり方なんだろう」と思われるかもしれません。

ただ、何も書かずに最初からシンプルな資料を作成しようとすると、「何も思い浮かばない」という状態が何時間も続いてしまうのです。

それなら、無駄になってもいいからたくさんの情報をかき集めて、資料に載せた方がいいと思いませんか？

HSPとちゃんと向き合っていなかった私は、効率的なやり方ができない自分を否定し、初めから完成形に近い資料を作りたいと願っていました。

しかしHSPと向き合い、自分を受け入れたことで今では資料作りが楽しみの一つになっています。

資料に自信が持てると話し方にも変化が

資料作りに慣れ、自分のやり方を受け入れたことで、私は自分の資料に自信を持てるようになりました。

もちろんそれでも話が飛ぶ危険はありますので、ある程度話すことをまとめて挑みます。

しかし今までは「この資料で伝わるだろうか・・・」と常に不安に思っていた私でしたが、「納得のいく資料ができたから、これなら大丈夫だろう」と少しリラックスした状態でMTGを始めることができるようになってきました。

残念なことに作った資料の内容が採用されないことも多々あります。

それでも私が言いたかったことは伝わり、上司からもよくなってきたと褒めてもらうことが増えたので、今までのように落ち込むことも少なくなってきました。

Twitterで出会うHSPのフォロワーさんにも、話すことが苦手という人は多くいました。

同じように話すことが苦手という人に、このブログで少しでも役に立つ情報がお伝えできていたら嬉しいです。