IT知識ゼロのWebメディア編集部が辿り着いたコミュニケーションツールの使い分け

完全リモートワークになってから1カ月経ちました。和樂web編集部の場合、自宅勤務が突然スタートしたものの大きな困りごともなく、比較的スムーズに仕事ができています。なぜスムーズか？それはSlack・Scrapbox・Gyazo・ZOOMをきちんと使い分けして、コミュニケーションの齟齬や作業効率の低下を防いでいるからです。今回は、非IT業界の和樂web編集部がどんなツールを使って仕事を進めているか、ツールの使い分けを中心に解説します。リモートワークを始めたばかりのチームの参考になりますように！

和樂web編集部の1年3カ月前

和樂webはもともとメールベースでのコミュニケーションで、上記に挙げたツールのいずれも使っていませんでした。2019年1月頃は、おそらく以下のようなコミュニケーションのスタイルです。

コミュニケーションツール導入の変遷

2019年3月頃、最初に導入したのは、ビジネスコラボレーションのハブ「Slack」です。メールでコミュニケーションしていたことを全てSlackに移し、かつ全国各地のライターとのコミュニケーション場所として活用し始めました。1年経過した2020年2月、編集部の人数が増えたことで、編集部内の情報共有の場所が必要と判断し、情報をプールする場所としてチームのための新しい共有ノート「Scrapbox」を導入しました。同時に、Scrapboxにおける画像での情報共有も不可欠なためにスクリーンショット瞬間共有「Gyazo」を導入。（ここまでの変遷は過去記事にも書いたので、気になった方はぜひお読みください。）

リモートワークがスタートした2020年4月には、顔を合わせたコミュニケーションの必要を感じ、テレビ会議ツール「ZOOM」を導入。現在に至ります。

どう使い分けているか？

私たちが今スムーズに仕事ができている理由はツールの役割分担にあります。Slackはタイムリーな連絡、Scrapboxは思考とデータの共有、ZOOMは方向性や意思の確認と雑談。図にするとこんなかんじです。

社内におけるざっくり使い分け
Slack
　■スケジュール調整
　■即日行うアクションの共有
　■原稿等のチェック
　■そのほか即レスもらいたい相談
Scrapbox
　■数字分析
　■事例共有
　■タスク共有
　■思考メモ
ZOOM
　■方向性の確認
　■悩み相談
　■質問
　■雑談

実はリモートワークを始めた当初、ZOOMは導入しておらず、Scrapboxで週1テキスト会議をしたり（リアルタイムに情報を書き込めるのでテキストチャットのような感じです）、毎日のタスクを各自でScrapboxにメモするようにしていました。

▼Scrapboxでの会議の様子の例
（箇条書きでリアルタイムに書き込み会話しました）

▼Scarapboxの毎朝のタスクを書いているページ

わざわざZOOMを使う理由

リモートワーク開始から1週間ほど経って、Scrapbox中心のテキストコミュニケーションのみだと、以下のような問題が発生しました。

■文字だと情報を端的に伝えようとするあまり冷たい発言になってしまう
■些細な困りごとを書きづらい→モヤモヤを抱えたまま仕事してしまう
■雑談しづらい→新しいアイデアが生まれない

これらを解決するためには、会社で実際に顔を合わせて仕事をするときのような「場所」をつくる必要があると感じ、ZOOMを導入。毎日11時に「朝会」として15分程度のタスクと数字確認の時間を設けているほか、週1で課題や改善点を話し合う「編集会議」の時間を1時間設けました。それぞれ目的はありますが、一番重要なことは、オンライン上で文字にできないモヤッとしたことやフワッとしたことを話し合うことです。

ZOOMは社外のプロジェクト（商品開発や広告案件）でのやりとりにももちろん活用していますが、それ以上に社内のコミュニケーションで必要不可欠なツールとなりつつあります。

SlackとScrapboxの使い分け

SlackとScrapboxに関しては最近まで使い分けがやや曖昧で、特に雑談に関しては問題がありました。和樂webにおいてSlackは、社内だけでなく全国各地のライターのみなさんとの交流の場。そのためSlackではタイムリーな社内連絡だけでなく、ライターのみなさんとのコミュニケーションも欠かせません。

しかしScrapboxがあまりにも使いやすいツールのために、編集部内でしか共有できないのにそこに雑談を書きためてしまったのです。これが進むとSlackが過疎化してしまう恐れがあるので、今は基本ルールとして雑談はSlackにあげるようにしました。さらに最近はZOOMを使った「オンラインスナック」でのコミュニケーションにチャレンジしています。「図書館が閉まってるけどみんな資料どうしてる？」「取材じゃない記事、どんな企画がある？」こんな時期だからこそ、オンラインでわいわい悩み相談したり、雑談できるチームが心強いです。

有料プランを選んだ理由

ちなみに和樂webはSlackもScrapboxもZOOMも有料プランを使っています。Slackについては社外の連絡に関しても管理するためにゲストアカウントと共有チャンネル機能が必須だったため有料（スタンダード ¥960 1人あたり月額）を選択。Scrapboxは企業の場合は有料プラン（ビジネス ¥1,000 1人あたり月額）必須のため。ZOOMについては2人以上40分以上の会議の場が必須だったため有料（プロ ¥2,000 ホスト1人あたり月額）を選択しました。（ZOOMについては編集部のうち4名のみが有料化しています。）

Slack 料金プラン https://app.slack.com/plans/T03GLB4LV
Scrapbox 料金プラン https://scrapbox.io/pricing?lang=ja
ZOOM 料金プラン https://zoom.us/pricing

和樂webの「効率化」

始動当初IT知識ゼロだった和樂web編集部ですが、現在はSlackやScrapbox、ZOOMを使い分けて、社内外のコミュニケーションの効率化を図っています。なお私たちが目指す効率化は、業務の無駄を省くためではなく、互いの考えや悩みを共有したりぺちゃくちゃ雑談した上で、チーム全体のスピードを上げたり斬新なアイデアを生み出すための努力です。チームそれぞれ、ベストなコミュニケーションの形があると思いますが、現在の和樂webのベストなかたちは、この3つのツール使い分けで成り立っています。今後もアップデートしていく予定ですので、都度noteで公開していきます、どうぞお楽しみに！