【転職活動②】バックグラウンド・リファレンスチェックに2週間かかりました【詳細報告】
転職活動①で取り上げました、
本命の外資系金融企業からオファーレター（内定書類）をいただきました。
私は約4年間、日系建設業界で働いていたので人事の方から「内定です。詳細はオファーレターにて」とお電話をいただいた時に、「よっしゃ、オファーレターが何なのかは知らないけどこれで内定！」と喜んだのも束の間、「バックグラウンドチェックが始まるのでご対応を宜しくお願いしますね」
バックグラウンドチェック？
バックグラウンドチェックとは、採用候補者の身辺や経歴に虚偽・詐称がないかを調査することです。入社後に問題を起こしたり、期待を下回るパフォーマンスなどで会社に不利益を与え可能性がある人物の採用を未然に防ぐために行われるもので、採用調査や雇用調査と呼ばれる場合もあります。
そしてリファレンスチェック受けることに。
リファレンスチェックとは、日本語に訳すと「職歴調査」という意味です。具体的には、中途採用に応募してきた求職者の前職での勤務状況や人となりなどについて、前職での関係者に確認を取る調査を指します。
詳細書きましたのでぜひ参考にしてください。
オファーレターへのの同意
人事の方から内定電話をいただいた後、オファーレターをメールにていただきました。そのオファーレターの中に、「バックグラウンドチェックの内容次第では契約を解除します」と書かれていました。
怖すぎる。
バックグラウンドチェックへの同意
さて、オファーレターにサインをするとファーストアドバンテージという調査会社からメールが来ました。
英語の案内文がメールで届きました。ざっくり要約すると「我々があなたの詳細な情報を集めることに同意せよ。あなたの経歴を集める上で前職や現職に問い合わせる際にはあなたの方からそのような問い合わせに回答いただけるようアシストせよ」とのことです。
怖すぎるって。
明記こそされていませんがファーストアドバンテージ社(米系外資)も日本の堅苦しい社員保護リテラシーに理解があるようで、「もし会社が回答くれなかったら会社に自ら問い合わせをして在籍証明書を発行してもらってね」と寛大な姿勢も見せてくれてます。
そして私も漏れなく、追加書類として在籍証明書を提出することになりました。いくら会社に「調査会社からの質問が来たら回答してください」とお願いしたところで「マニュアル外なので出来ません」と言われればそこまでです。
入力作業+リファレンスチェック準備
生年月日や過去10年間の住所、過去10年間の経歴（学歴・職歴）を入力します。私の過去10年の経歴には高校も入るのですが、高校名は特に聞かれませんでした。
住所は自己申告のみ、どうやって証明するのでしょう？
これは現在も謎です。
そして、バックグラウンドチェックの入力の途中でリファレンスチェックに回答していただける人の名前、電話番号、メールアドレス、あなたとの関係を入力するよう要求されました。
二人も。
直属の上司が最も好ましく、厳しければ同僚、または部下。
もしくは取引先という例もあるとネットには書かれていましたが私は上司2名にお願いしたので同僚の場合、部下の場合は人数変更になるのかなどは全く不明です。
リファレンスチェックでは何が聞かれるのか、そういったことは事前には分かりません。管理職や営業成績の良い方は根掘り葉掘り聞かれることもあるそうですが、第二新卒レベルでしたらそこまで掘り下げる実績もないでしょうし、実際私は異業種転職ということもあってか大したことを聞かれなかったそうです。
「あなたは〇〇さんの上司として、〇〇さんの仕事への姿勢をどのように評価していますか？」
「〇〇さんはどのような方ですか？」
私の上司の場合、メールではなく直接電話が来て上記のことを聞かれたそうです。
日系企業ではリファレンスチェックの経験が無い方の方が大多数ですので、お願いをする際は「ありのままの私を、どうか気を遣わず悪く伝えていただいても結構ですので、お時間頂戴して申し訳ございませんがご対応をお願い致します」と丁寧に伝えましょう。
本来、部下の転職を無償で手伝う風習が無いのですから。
提出書類+追加提出書類
私が最初に提出した書類は以下の通りです。
①成績証明書
②卒業証明書
③前年の源泉徴収票
卒業した大学ではコンビニプリントで証明書の発行が出来たのでそちらをPDFにして提出しました。しかしこれは「厳封」された書類ではないので、内容をいじったり、もしくは卒業していない大学の証明書を捏造した可能性もあるので「大学に問い合わせの電話orメール」があるそうです。
書類+問い合わせ。徹底してますね。
卒業した大学は外資や大使館に勤務する方が多いので学生課は手慣れていたようで、HPには「事前に根回ししてくれたら、調査会社から問い合わせが来た時にちゃんと対応しますよ」という頼もしい文言があり、早速電話でお願いしました。
そして、追加書類を提出するようにファーストアドバンテージ社からメールが来ました。冒頭でも触れましたが個人情報保護の観点から電話やメールでの在籍確認に応じていただけない場合は追加の書類提出となります。
ファーストアドバンテージ社より現職人事部長の▲▲さんに話はつけてあるので、在籍証明書を発行してもらいコピーを提出してほしい、とメールが来ました。
丁寧に人事部の電話番号まで記載されていました。
早速▲▲さんと電話すべくかけてみると、「どの▲▲さんですか？」との回答。現職は5000人を超える社員がいるので人事部にも同じ苗字が何人かいるとのこと。これは困りました。私自身、本社人事の▲▲さんを存じ上げない地方支店の人間でした。
結局、不審に思われながらも「誰でもいいので私に在籍証明書をください」と伝え、☓☓さんより在籍証明書を入手して提出することができました。
指定されたのは▲▲さんなのに。
これが大問題、波乱を巻き起こし追加調査+5日コースになります。
私文書偽造容疑
先述した通り▲▲の名前が人事部内に複数いたため、私は別の人事の☓☓さんに在籍証明書を発行してもらいました。そして、ウェブサイトよりPDFを提出しました。これで一件落着と思ったのですが…
トラブルが発生。
皆様はどうか必ず指定された人に発行してもらってください。なぜならファーストアドバンテージ社は在籍証明書受領後に必ず彼らが指定した人事に電話をかけ、書類内容の確認をするからです。
会社から直接ファーストアドバンテージ社に提出すれば偽装の疑いは無いのでしょうが、候補者を挟んでの書類提出なので日付や雇用形態に修正を入れたり、最悪は自分で発行する可能性もあるからです。
私は提出の2日後、ファーストアドバンテージ社より遠回しに不正を疑われました。「▲▲様はあなたから何の連絡も来ていないと、書類も発行していないと言っています。どういうことですか？」
要約するとこうなります。
一体どうやって準備したんですか？
不正ですか？
私文書偽造ですか？
私は慌てて☓☓という別の者に発行してもらった、☓☓に電話で確認してもらっても構わないことをメールで伝えても後の祭りです。当初予定の▲▲さんに応募者の潔白を説明してもらわない限り、つまりファーストアドバンテージ社は彼らが指定した人以外の社内のいかなる人間からの弁明も聞き入れてくれないのです。
せっかく発行してくれた☓☓さんも、約2週間にわたり何度も謎の調査会社からの電話やメールの対応に追われる▲▲さんも、これ以上付き合ってられるか！とお怒りです。どうして退職する奴の転職活動にこんなにストレスをかけられなくてはいけないんだ！と。
日系企業に馴染みのないバックグラウンドチェック、必ずしもポジティブに協力してくれるとは限りません。追い打ちをかけるように私の対応の悪さから多大なる迷惑をかけました。
ファーストアドバンテージ社は混乱の経緯を▲▲さんから聞き取りし、そして☓☓さんにも電話をかけていただいたことで疑いは晴れました。
進捗確認
進捗確認が出来るページがあるのですが、これは全員が確認できるものではありません。私は転職予定先の会社よりアクセス権が下りていなかったため、どこまで調査が終わりどこで止まっているのかといったリアルタイムの確認が出来ませんでした。
その場合は％のみでしたら確認できます。
入力や書類の提出後翌日は39%、更にその翌日は67%と思ったより早いペースで進んでいきました。上述した通り私文書偽装疑惑での私の対応が悪く87%止まりが1週間続くことになりましたが…
問題なければ5営業日で終わるのではないかと思います。
もし、進捗の詳細を知りたいけどアクセス権が下りていない場合は志望している会社に直接問い合わせください。ファーストアドバンテージ社からは回答出来ませんが志望している会社からは回答が出来ます。
チャットやメールで質問しよう
不安なことやわからないことはファーストアドバンテージ社にチャットやメールで問い合わせしましょう。特にオススメしたいのがチャットです。
チャットは最初、自動回答ロボが対応しますが質問内容をダイレクトに入力すれば人間が直接対応してくれるようになります。
私はチャットで不明点や困っていること(在籍証明について)を問い合わせしたことで、そこで教えていただいたことを志望している会社に伝え、問題解決へと進みました。
人事の方は日系企業がバックグラウンドチェックに苦戦することなど百も承知です。もし私のように躓いてしまった方は、なぜファーストアドバンテージに誤解されたのか、ファーストアドバンテージからの回答などを伝え「自ら問題を解決して必ず貴社に入社したい」という強い姿勢をアピールしましょう。
チャットのデメリットはトーク履歴がラインのように残らないことです。
私はスクリーンショットを撮り、証拠として人事に提出しました。
ファーストアドバンテージ社も外資で大勢の社員がいるのでチャットで言った言わないにならないため必ずスクショを用意したいですね。
メールですと履歴も内容も残りますがこちらは返信が日によって非常に遅いです。そして私たちがすぐ返信しにくい深夜にメールが来て、そちらに回答すると翌日には別の人が返信を返してくる、など多くの人を挟むのでもどかしい思いをすることもありました。
事前準備と根回しの大切さ
バックグラウンドチェックをやると言われた場合、ほぼ確実に卒業証明書と成績証明書は提出することになります。
その調査会社が外資か日系にもよりますが、私は念の為に和文・英文それぞれの書類を準備しどちらでも対応出来るように備えました。
大学にも事前に伝えておけば、
「調査会社から連絡が来ました。回答してもいいですか？」
「お願いします」
と、このようにワンクッション無駄なラリーを挟まなくて済みます。
バックグラウンドチェックが入る際には、上司には「ありのままの私を伝えていただいて全く構わないので、何卒ご対応いただけないでしょうか」と丁寧にお願いすれば、ご協力賜われるかもしれません。
そもそもバックグラウンドチェックは日本の風土に合ってません。全くナンセンスです。
採用希望者から根回しをするということは、いくらでも不正が働けるということと同意だと私は思います。
興信所のように勝手に探ってくれ、と思うのですが企業が勝手にそれを行うことは問題なのでしょう。
外資→外資ならリファレンスもバックグラウンドも問題ないでしょう。
しかし日系→外資の転職にはあまりにも高過ぎるハードルでした。
馴染が無さ過ぎてトラブルに次ぐトラブルを巻き起こした私の轍を踏んでほしくありません。ぜひご参考にしてください。
やましいことがなくても、結果が出るまでの精神衛生はあまり良くないです。出来ればこれが最後の転職、最後のバックグラウンドチェックになることを祈ります。
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