タスクの進め方

日々積み重なるタスク。
すべてをリストアップするなど気が遠くなる。

PIをしていた頃は、1日のメールの数は300件が普通で、研究費の申請時期になると軽く500件は超えていました。PIになりたての頃は、絶望的になりましたが、1年ぐらい経ってからはメールぐらいは流せるようになりました。
一方でタスクの整理はいつも課題で、どうしたら忘れずにこなしていけるのか？これは、PIを辞めて個人事業主で仕事をしている今でも課題です。

メールで来たタスクは、メールをカレンダーに貼り付ける。

以前の機関でメールサーバーがダウンすることが頻発していたため、機関メールをgmailに転送設定をしていました。余談ですが、論文投稿の際のアドレスもgmailにしていました。そのおかげで、機関を辞めた今でも論文についての連絡が来ることがあります。
話を元に戻すと、gmailできたタスクは、「その他」の設定で「予定を作成する」を選択します。グーグルカレンダーに締め切り日を予定として入れます。

作業時間をざっと見積もり、何回かに分ける

1日ずっとその作業だけやっていると煮詰まってしまい、効率が低下します。そこで、まずタスクを5回に分けて、作業する日を割り当てます。
例えば、こんな感じです。
月曜日はいつも忙しいので、時間が少し余裕のある火曜日に主に作業をする。7月2５日の週は他の用件で忙しいので1日だけ作業する。

7月18日　（火）事後報告書1/5
7月20日　（木）事後報告書2/5
7月21日　（金）事後報告書3/5
7月25日　（火）事後報告書4/5
８月１日　（火）事後報告書5/5
８月2日　（金）提出
8月3日　（木）締め切り

初回に作業してみて、これだと3回で終わるな、と思ったら、再スケジュールします。ただし、調子がでてきたら全部を一気にやろうと思ってしまうと、息切れして最後の詰めが甘くなります。調子がいいな、と思うところで止めておくのがポイントです。
もちろん、この作業だけでなく、他の作業も並行して走ることになります。一つの書類だけに向き合っていると、集中力が切れてしまいます。他の事を考えて作業をすると、前の書類の「あ、あの文言、これを入れよう！」なんていうアイディアも沸いてきたりします。そんな時は、ポストイットに書いてＰＣのモニターに貼り付けておきます。決してファイルを開けたりして作業に戻ってはダメです。

週末に次の1週間のタスクを整理する

普通のタスクの場合は、ノートで整理をしています。
タスクをそれぞれに分けて、各工程に分類してます。そして、それぞれをいつやるか、を分けていきます。

そして、完了したら、マーカーで消していきます。
以前は赤いボールペンで斜線を引いていたんですが、これだと何が完了したか、見にくい。最近、マツコの知らない世界で紹介された淡い色のマーカーがいい仕事をしてくれます(^_-)-☆　タスクによって色分けしておくと、どの作業が進んでいるのか、分かり易くなりまし、色が綺麗なのでワクワクします。
予定を立てたら、カレンダーに予定としてタスク枠を入れていきます。大まかに2時間枠をワンスパンにしています。

休憩する時間も予定表に入れる。

タスクがいっぱいだからと言って、会議が終わったらすぐにタスク予定を入れると、失敗します！　

会議では魔物にエネルギーを吸い取られます（笑）。

会議が終わった後は、リフレッシュする予定を入れておきます。オンサイトの会議でパワーのある方々と同席するだけで疲れてしまいます。加えて、あの時、こう言えば良かった、とか、あんな意見はおかしい、とか、ふつふつと頭に浮かんできて、作業が手につかないなんてことも常です。そんな頭では、タスクには集中できません。
最近の私の場合は、霞な会議の後はできる限り飲みに行く予定を立ててます（ナイショです）。
皆さんの場合には、エスプレッソを自分で入れる、とか、散歩するとか、なにか体を少しでも動かして、その会議のことをできる限り忘れることです。

参考になれば幸いです。